Grozi ci kontrola ZUS, a może po prostu interesuje cię wysokość składek kierowców? W tym artykule dowiemy się nieco w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i ich oskładkowaniu.
Spis treści
W świecie transportu i logistyki, kierowcy wykonujący zadania służbowe, zarówno w obszarze kraju jak i poza jego granicami. Pracodawcy jak i ich kierowcy stają przez to przed specyficznymi wyzwaniami związanymi z rozliczeniami finansowymi i ubezpieczeniowymi. Zrozumienie zasad dotyczących diety zagranicznej, podatków oraz składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w Polsce jest kluczowe dla pracowników delegowanych do pracy za granicą, jak również dla ich pracodawców.
Wysokość składki ZUS
Składki ZUS dla kierowców pracujących w międzynarodowym transporcie zazwyczaj wylicza się od kwoty przewidywanego przeciętnego wynagrodzenia na dany rok. W 2024 roku ta przewidywana średnia to 7824 zł brutto.
Warto zatem już dziś zaktualizować program Tachospeed Expert. Wtedy na można rozliczyć swoich pracowników zgodnie z najnowszymi przepisami i stawkami ZUS. Najnowsza wersja dostępna jest pod tym linkiem.
Rozliczenie wynagrodzeń z tytułu podróży krajowej
Rozliczenie podróży służbowej, w tym pokrycie kosztów związanych z dojazdami środkami komunikacji miejscowej oraz noclegiem, wymaga szczegółowej analizy. Pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej przysługują należności, które muszą być precyzyjnie określone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Chodzi tu o dietę i ryczałt za nocleg. Diety z tytułu podróży służbowej i ryczałt nie podlegają oskładkowaniu.
Podróż służbowa – rozliczenie kosztów noclegu
Koszty noclegu podczas podróży służbowej są kolejnym elementem, który wymaga szczegółowej uwagi. Przepisy jasno określają, jakie wydatki mogą być pokrywane z budżetu firmy, a które podlegają indywidualnemu rozliczeniu. Istotne jest, aby pracodawcy i pracownicy rozumieli zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia od tych należności. Refundacja kosztów noclegu nie podlega oskładkowaniu.
Podróż zagraniczna
W wypadku podróży służbowej wykonywanej w ramach międzynarodowych przewozów drogowych kierowca otrzymuje wynagrodzenie minimalne określone w przepisach kraju, w którym wykonuje zadania służbowe. Jeżeli kierowca przejeżdżał przez wiele krajów, wynagrodzenie należy zsumować i należycie określić składki ZUS według polskiego prawa.
Z tytułu podróży służbowej wykonywanej w przewozach międzynarodowych kierowcy nie przysługują diety czy ryczałty za nocleg.
Co nie podlega oskładkowaniu
Już wspomnieliśmy, że oskładkowaniu nie podlegają diety i ryczałty za nocleg. Oskładkowaniu nie podlegają również przychody wynikające z świadczeń polityki socjalnej.
Kontrola ZUS
Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może dotyczyć wielu aspektów związanych z zatrudnieniem kierowców, w tym prawidłowości rozliczeń z tytułu podróży służbowych. Inspekcje mogą skupiać się na sprawdzaniu, czy pracodawcy prawidłowo ustalają podstawę wymiaru składek oraz czy odprowadzane są właściwe kwoty na ubezpieczenia społeczne pracowników.
Kiedy spodziewać się kontroli
Kontrola ZUS może przyjść z powodu:
- indywidualnego zgłoszenia,
- wykryciu nieprawidłowości przez PIP.
Co trzeba przygotować
Należy mieć wszystkie te dokumenty:
- ewidencję czasu pracy
- wszystkie umowy o pracę wraz z aneksami lub umów zlecenia,
- świadectwa pracy wydane w ostatnim roku,
- wskazanie informacji, kiedy wynagrodzenie było wypłacane (czyli w danym miesiącu czy w miesiącu następnym za miesiąc poprzedni),
- rozliczenie podróży służbowej za miesiąc z wykazanymi dietami za kursy zagraniczne,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku,
- potwierdzenia przelewu wynagrodzenia w przypadku wypłaty wynagrodzenia na konto bankowe.
Na jakie pytania należy się przygotować
ZUS zadaje pytania dotyczące różnych aspektów działalności firmy, by zrozumieć, jak ustalane są składki. Przedsiębiorstwo transportowe może zostać poproszone o udzielenie informacji na tematy takie jak:
- Główny obszar działalności gospodarczej firmy.
- Liczba zatrudnionych pracowników lub współpracujących zleceniobiorców, ich role w firmie.
- Czy pracownicy brali urlopy bezpłatne, wypoczynkowe, lub byli niezdolni do pracy z powodu choroby od początku, i jeśli tak, to kiedy.
- Czy i kiedy zajmowali się transportem międzynarodowym, dokąd dokładnie jeździli i jak długo tam przebywali.
- Czy firma składała wnioski o wydanie zaświadczeń A1, i jeśli nie, to dlaczego.
- Informacje o wynagrodzeniach kierowców zarówno za pracę w Polsce, jak i za granicą, w tym szczegóły dotyczące diet.
Warto zatem już dziś zaktualizować program Tachospeed Expert. Wtedy na można rozliczyć swoich pracowników zgodnie z najnowszymi przepisami i stawkami ZUS. Najnowsza wersja dostępna jest pod tym linkiem.
Zachęcamy do śledzenia profilu Tachospeed na Facebooku oraz strony internetowej Tachospeed. Znajduje się tam więcej informacji ze świata transportu, artykuły eksperckie, baza wiedzy czy szeroki wybór szkoleń.
