Z pewnością każdy słyszał o podróżach służbowych i należnościach z nich płynących. Są one nieodzownym elementem pracy kierowców i ich częścią wynagrodzenia. To, w jaki sposób należy je rozliczać, mówi nam Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące podróży służbowych (pełna treść)
Na zaledwie dziewięciu stronach zostały zapisane wszystkie informacje dotyczące podróży służbowych kierowcy. Informacje dotyczące tego, jak należy poprawnie rozliczać delegacje, znajdziemy na niespełna dwóch stronach powyższego dokumentu, a dokładnie w rozdziale drugim zatytułowanym: Podróże krajowe.
Najważniejsze informacje dotyczące rozliczania delegacji krajowych kierowców
Aby móc cokolwiek naliczyć naszemu kierowcy z tytułu diety, musi on spełnić jeden warunek, mianowicie, jego nieobecność spowodowana wykonywaniem poleceń służbowych musi trwać minimum 8 godzin poza miejscem zatrudnienia. Trudno wyobrazić sobie osobę zatrudnioną na stanowisku kierowcy, która pracuje, jeżdżąc dookoła przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniona. Chociaż i taki rodzaj pracy tzw. „w koło komina” jest niejednokrotnie wykonywany. Litera prawa mówi wprost, jeżeli praca kierowcy była wykonywana powyżej 8 godzin z tytułu polecenia służbowego, wtedy rozpoczynamy naszą pracę i wyliczamy mu należną dietę. Gdy praca ta trwa:
- Powyżej 8 godzin – do 12 godzin -> kierowcy należy się 50% diety, czyli 22,50 zł
- Powyżej 12 godzin -> kierowcy należy się 100% diety, czyli 45 zł
Warto tutaj wspomnieć, że powyższe stawki obowiązują od 1 stycznia bieżącego roku. W dość krótkim czasie miały miejsce podwyżki diet z 30 do 38 złotych i z 38 do 45 zł (w odniesieniu do 100% diety). Należy również pamiętać, że gdy praca kierowcy trwa:
- Od 0 do 8 godzin -> kierowcy nie przysługuje dieta
Nie zawsze jednak kierowca wyrusza w podróż służbową i kończy ją tego samego dnia. Jeżeli jego pojazd jest wyposażony w odpowiednie miejsce do wykonania noclegu, wtedy mamy możliwość organizowania jego pracy w szerszych ramach czasowych, bez ponoszenia dodatkowych kosztów np. wynikających z jego zakwaterowania w hotelu i opłacenia mu w nim noclegu. Trzeba pamiętać, że w takich sytuacjach zmienia się sposób naliczania mu kolejnych diet i wygląda on następująco:
- Za każdą kolejną rozpoczętą dobę trwającą do 8 godzin -> kierowcy przysługuje 50% diety, czyli dodatkowe 22,50 zł
- Za każdą kolejną rozpoczętą dobę trwającą powyżej 8 godzin -> kierowcy przysługuje 100% diety, czyli dodatkowe 45 zł
Przykład:
Załóżmy, że kierowca wyjechał w podróż służbową 9 maja 2023 roku o godzinie 8:00. Wrócił do centrum operacyjnego przedsiębiorstwa kolejnego dnia, czyli 10 maja 2023 roku o godzinie 10:00.
Delegacja krajowa kierowcy trwała 2 dni kalendarzowe, innymi słowy 26 godzin.
W programie Tachospeed Expert powyższy przykład pracy kierowcy w module delegacji byłby prezentowany w następujący sposób:
Jak poprawnie rozliczyć delegację kierowcy?
Kierowca był w podróży służbowej przez 1 dzień i 2 godziny, w związku z czym należy mu się pełna dieta za pierwszą dobę i połowa diety za rozpoczętą, ale niepełną drugą dobę trwającą do 8 godzin (2 godziny nowej doby). W związku z powyższym kierowca otrzyma 45 zł za pierwszą dobę i 22,50 zł za drugą, co daje łącznie kwotę diety w wysokości 67,50 zł.
Poniżej prezentuje rozliczenie diet z tytułu delegacji krajowej w programie Tachospeed Expert:
Na powyższym zrzucie ekranu z programu znajduje się również należność z tytułu odbytego w pojeździe noclegu. Aby móc naliczyć kierowcy takowy dodatek, musi zostać spełniony pewien warunek, który określa litera prawa (rozporządzenie dot. podróży służbowych). W punkcie trzecim i czwartym wyczytamy, że:
3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Z powyższego zapisu dowiadujemy się, że kierowcy należy się dodatek z tytułu odbytego w pojeździe noclegu, jeśli ten trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7. Jest to bardzo istotny zapis, gdyż kierowcy, którzy wykonują pracę w nocy, a śpią w pojeździe w ciągu dnia, nie spełniają wymogów powyższych zapisów, a dokładniej, nie odbywają ciągłego odpoczynku w określonej przez rozporządzenie porze tj. 21-7.
Odpoczynek naszego kierowcy prezentowanego w przykładzie rozpoczął się o godzinie 17:45 i trwał do godziny 4:30 dnia kolejnego, co daje łączny czas odpoczynku w wysokości 10 godzin i 45 minut, ale co ważniejsze, spełnił on powyższy warunek, czyli 6 godzin ciągłego odpoczynku w wyznaczonym przedziale. W związku, z czym należne mu jest 150% wartości diety, czyli 45 zł x 150% = 67,50 zł.
Należna kierowcy kwota za nocleg została również rozliczona i wskazana na raporcie uproszczonym delegacji w programie Tachospeed Expert.
Dodając do siebie wartość naliczonej diety, wraz z noclegiem otrzymujemy kwotę 135 zł, które kierowca za swój niespełna dwudniowy wyjazd musi otrzymać.
W jaki sposób wypłacamy kierowcy diety i noclegi?
Kierowcy możemy wypłacić należne mu pieniądze na dwa sposoby:
- W formie gotówki przekazanej do ręki (z pokwitowaniem odbioru),
- Przelewem na konto bankowe kierowcy.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należności z tytułu diet są składnikiem nieoskładkowanym. W §2 tj. Przychody niestanowiące podstawy wymiaru składek w sprawie: Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody, w punkcie 15 znajdziemy:
Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika — do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17
Szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe — pełna treść Rozporządzenia
Czy mogę w swoim przedsiębiorstwie transportowym określić wyższe stawki diet i noclegów niż te określone w przepisach?
Czasem zdarza mi się w kontakcie z Państwem słyszeć podobne pytania do tego powyższego. Biorąc pod uwagę, że od 2 lutego 2022 roku w wyniki zmian z Pakietu Mobilności wzrosły koszty zatrudnienia kierowcy (nie można już dużej części jego wynagrodzenia uzupełniać dietami z tytułu podróży zagranicznej -> Artykuł 21b Ustawy o czasie pracy kierowców), to poszukiwanie dodatkowych kosztów dla pracodawcy może okazać się nieco zgubne. Pamiętajmy, że jeżeli określimy diety na poziomie wyższym niż te, które są określone w rozporządzeniu, to od wartości powyżej pełnej diety będziemy musieli zapłacić podatek.
Zostało to bardzo dobrze opisane w piśmie z dnia 10 lutego 2023 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0115-KDIT2.4011.616.2022.2.ENB):
Nie wyklucza to przyznawania pracownikom diet w wyższej wysokości. Nadwyżki ponad wysokość określoną w rozporządzeniu MRiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej nie są jednak zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o p.d.o.f., a w konsekwencji podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych właściwych dla przychodów pracowników ze stosunku pracy. Reasumując, należność przysługująca żołnierzom zawodowym w wysokości 150% stawki diety będzie zwolniona z opodatkowania do wysokości 100%, natomiast 50% tej należności będzie podlegać opodatkowaniu.
Pełna treść pisma Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej dot. zwolnienia z podatku diety przysługującej za czas krajowej podróży służbowej
Rozliczanie delegacji krajowych — zapisz się na darmowy webinar!
Serdecznie zapraszamy na kolejny webinar poświęcony tematyce delegacji krajowych, podczas którego będą mogli Państwo zadawać pytania i wymieniać się swoimi doświadczeniami oraz wątpliwościami z prowadzącym i pozostałymi uczestnikami. Jak zwykle widzimy się w czwartek, tym razem będzie to 18 maja 2023 roku. Startujemy o 10:00. Zapisz się na to wydarzenie już dziś!
Jeżeli ominąłeś/ominęłaś wcześniejsze webinary, to koniecznie wejdź na nasz kanał na YouTube i nadrób zaległości!
Kanał YouTube Tachospeed
Pamiętaj, że wszystkie nasze webinary są nagrywane i publikowane na Youtube, więc zawsze możesz wrócić do omawianych treści.
Czy właściciel firmy transportowej (samozatrudniony) może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów diety z realizowanych przez samego siebie przewozów?
Podczas szkoleń z przepisów niemalże zawsze od jego uczestników pada to pytanie. Jest to niewątpliwie temat, na który możemy znaleźć w Internecie mnóstwo sprzecznych ze sobą treści, dlatego w tym artykule postanowiliśmy rozwiać te wątpliwości. Posłuży do tego sama interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, która to została wydana 23 czerwca 2022 roku. Pytanie skierowane do KIS-u dotyczyło możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wartości diet dla osoby prowadzącej działalność (właściciela firmy, samozatrudnionego). Odpowiedź, jaką udzielono, jest jednoznaczna i pozytywna, bowiem Dyrektor KIS-u napisał:
Koszt z tytułu przebywania w podróży służbowej, jaki ponosi przedsiębiorca w związku z własną podróżą służbową, jest wydatkiem poniesionym w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów, bądź zabezpieczenia ich źródła.
Z tytułu wyjazdów w podróż służbową właściciela — kierowcy ponosi Pan koszty związane m.in. z dietą z tego tytułu. Wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w rozporządzeniu (…).
Dyrektor w swoim piśmie przypomniał także o zmianach w przepisach, o których pisaliśmy nieco wyżej, dotyczących przewozów międzynarodowych:
W związku ze zmianą przepisów w zakresie art. 21b w ustawy o czasie pracy kierowców obowiązującego od 2 lutego 2022 r. (…) wartość obliczonych diet od pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy w transporcie międzynarodowym nie jest kosztem uzyskania przychodów.
Ostatecznie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z tezą pytającego:
Ocena stanowiska: Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku. jest prawidłowe.
Co zostało poprawne jednoznacznym stanowiskiem w tej sprawie:
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą, spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe
Mocno zachęcamy wszystkich zainteresowanych tematem do zapoznania się z pełną treścią indywidualnej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Z pewnością niejednych uspokoi swoją treścią i może być swoistego rodzaju „podpórką” na co dzień.
Pełna treść indywidualnej interpretacji dot. możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl
Autor: Sebastian Słaby, ekspert branży transportowej
