Akta osobowe kierowcy to część dokumentacji pracowniczej obejmująca pięć części: A, B, C, D i E w których przechowuje się dokumenty związane z zatrudnieniem, przebiegiem pracy, rozwiązaniem umowy, karami porządkowymi i badaniami trzeźwości. Dla pracodawców oraz osób odpowiedzialnych w firmach transportowych za dokumentację pracowniczą i rozliczanie czasu pracy kierowców to jednak tylko jeden z obowiązków.
Dokumentacja pracownicza kierowcy to nie tylko akta osobowe. W firmie transportowej trzeba uwzględnić również ewidencję czasu pracy, wynagrodzenia, urlopy, odzież roboczą, a także umowy o pracę i cywilnoprawne. Wszystkie te elementy mają znaczenie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, dlatego ich prawidłowe prowadzenie jest niezbędne zarówno do zgodnego z przepisami rozliczania kierowców, jak i do przygotowania się na szersze uprawnienia kontrolne PIP, zwłaszcza od 2026 roku.
Szczególnie ważna jest przy tym spójność dokumentów z tym, jak w rzeczywistości organizowana jest praca i wypłacane są świadczenia kierowcom. Nieprawidłowość, która na co dzień może wydawać się drobiazgiem, podczas kontroli może wymagać znacznie dokładniejszego wyjaśnienia.
Spis treści
Co obejmuje dokumentacja pracownicza kierowcy?
Pojęcie dokumentacji pracowniczej zmieniło się bardzo mocno w 2019 roku po wprowadzeniu nowych przepisów o aktach osobowych i dokumentacji pracowniczej. W przypadku firmy transportowej dodatkowo należy uwzględnić przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, które również regulują kwestie ewidencji czasu pracy dla kierowców.
Sama dokumentacja pracownicza składa się obecnie z 5 rodzajów dokumentacji, jest to dokumentacja nazywana kiedyś aktami osobowymi, ale ponadto trzeba prowadzić dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, dokumentację urlopową, dokumentację związaną z wypłacanym wynagrodzeniem oraz dokumentacje związaną z odzieżą roboczą.
Akta osobowe kierowcy części A, B, C, D i E
Same teczki osobowe jeszcze do niedawna składały się z 3 części A, B i C. Obecnie w wyniku zmian wprowadzonych w ostatnich latach, dodano do tych teczek część D oraz E.
Części A, B i C są logicznym podzieleniem dokumentacji pracowniczej i przechowujemy je w następujący sposób. W części A dokumenty związane z zatrudnianiem pracownika, w części B przechowujemy dokumenty związane z okresem zatrudniania pracownika a w części C przechowujemy dokumentację związaną z rozwiązaniem umowy o pracę oraz dokumenty wydawane pracownikowi po ustaniu zatrudnienia.
Natomiast nowe części D i E służą przechowywaniu dokumentacji, którą przechowujemy krótko, to znaczy w części D dokumenty związane z karami porządkowymi a w części E z badaniami w zakresie trzeźwości.
Dlaczego dokumentacja pracownicza jest tak ważna przy rozliczaniu kierowcy?
Pracodawcy często nie przykładają należytej uwagi do prowadzenia dokumentów pracowniczych, a są one później bardzo ważnym elementem do prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców oraz naliczania świadczeń pieniężnych za tą pracę. Te dokumenty są również podstawą to prowadzenia kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Jeżeli sposób faktycznego wypłacania świadczeń pieniężnych jest inny niż w dokumentach, które są w naszej dokumentacji pracowniczej, to może się okazać, że będziemy musieli wypłacać świadczenia pieniężne, które w naszym odczuciu już wypłaciliśmy, ale niestety nie mamy prawidłowo zapisanych tych świadczeń w dokumentacji pracowniczej.
Dlatego prawidłowe prowadzenie dokumentacji, która składa się z podstawowych dokumentów, czyli umowy o pracę przez ewidencję czasu pracy przez dokumenty, które organizują czas pracy w naszej firmie, jest takie ważne.
To właśnie połączenie dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy i zasad rozliczania kierowców jest jednym z obszarów omawianych podczas 5-dniowych warsztatów „Specjalista ds. planowania i rozliczania czasu pracy kierowców”. Osobny dzień warsztatów poświęcony jest dokumentacji pracowniczej, w tym zatrudnianiu i zwalnianiu pracowników, umowom o pracę, badaniom lekarskim oraz prowadzeniu teczki osobowej.
Umowa o pracę kierowcy w ramach stosunku pracy również może być pułapką
Sama umowa o pracę, która wydaje się być dokumentem bardzo prostym, bo musi zawierać dla swojej ważności tylko kilka podstawowych informacji, może być również pułapką, dlatego że mamy w Polsce 3 rodzaje umów o pracę, które mają swoje wymagania. Przy zatrudnieniu na stanowisku kierowcy liczy się jednak nie tylko sama umowa, ale też dokumenty dotyczące przyjęcia do pracy.
Przy pracy na stanowisku kierowcy pracodawca powinien też uzyskać oświadczenie pracownika o zatrudnieniu u innego pracodawcy albo o jego braku, a więc potwierdzenie, czy kierowca pozostaje w zatrudnieniu u innego pracodawcy.
Umowa o pracę na okres próbny po ostatnich zmianach przepisów stała się jedną z najbardziej skomplikowanych umów funkcjonujących w kodeksie pracy.
Natomiast umowa na czas określony już od kilku lat posiada ograniczenia ilościowe oraz czasowe, które nie pozwalają zawierać takich umów na bardzo długi okres czasu, tak jak to było możliwe wcześniej.
Umowy cywilnoprawne a nowe uprawnienia PIP od 8 lipca 2026 roku
Nowym ryzykiem, które pojawiło się w 2026 roku jest dopuszczalność zawierania umów cywilnych. Oczywiście podstawowym pytaniem, które należy sobie zadać przy zawieraniu umów cywilnoprawnych jest to, czy nasza umowa nie będzie miała cech stosunku pracy.
Ta kwestia jest obecnie bardzo mocno dyskutowana, ponieważ od 8 lipca 2026 roku Inspekcja pracy dostała nowe uprawnienia, które pozwalają w drodze decyzji administracyjnej zamienić umowę cywilną na umowę o pracę.
Warto przy tym pamiętać, że procedura przewidziana przez nowe przepisy może przebiegać etapowo. Inspektor pracy może najpierw zakwestionować cywilnoprawną formę zatrudnienia i wydać pisemne polecenie, a w przypadku jego niewykonania sprawa może prowadzić do wydania przez okręgowego inspektora pracy decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy.
Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Kontrole umów cywilnoprawnych po 8 lipca 2026. Pierwsze efekty reformy PIP i wnioski dla firm transportowych.
Dlatego obecnie należy bardzo precyzyjnie analizować nie tylko zapisy w dokumentach, ale również prawidłowo organizować pracę, jeżeli chcemy korzystać z umów cywilnych.
Jakie dokumenty może sprawdzić inspektor PIP?
W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy bardzo ważne jest również, aby wiedzieć jakie dokumenty są wymagane przez przepisy, ponieważ tylko takich dokumentów może skutecznie żądać od nas inspektor pracy.
Dokumentacja dotycząca odzieży roboczej
Wracając jeszcze do innych rodzajów dokumentacji pracowniczej to należy pamiętać, że dokumentacja dotycząca odzieży roboczej oraz zasad jej wydawania jest prawną podstawą do ewentualnych wypłacanych świadczeń za tą odzież.
W przypadku odzieży roboczej możemy wypłacać ekwiwalent aby pracownik sam sobie kupił odzież, ale również możemy wypłacać ekwiwalent na pranie i konserwacje tej odzieży przez pracownika; obok odzieży roboczej pracodawca prowadzi też dokumenty dotyczące środków ochrony indywidualnej.
Trzeba jednak pamiętać, że nie we wszystkich przypadkach można oddać w ręce pracownika kupowanie i pranie odzieży roboczej.
Drobny błąd w dokumentacji pracowniczej może mieć większe znaczenie podczas kontroli
Takich drobnych pułapek związanych z prawidłowym prowadzeniem dokumentacji jest w prawie pracy bardzo dużo, więc warto się pochylić nad jej prawidłowym prowadzeniem.
Jeżeli na co dzień odpowiadasz nie tylko za dokumentację, ale również za planowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców, warto przećwiczyć te zależności na konkretnych przypadkach. Podczas 5-dniowych warsztatów „Specjalista ds. planowania i rozliczania czasu pracy kierowców” wiedza dotycząca dokumentacji pracowniczej łączy się z ewidencją czasu pracy, rozliczeniami oraz praktycznym case study. Sprawdź program warsztatów →
Podsumowanie
Dokumentacja pracownicza kierowcy nie kończy się na umowie o pracę i teczce osobowej. Obejmuje również dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, urlopami, wynagrodzeniem czy odzieżą roboczą. W firmie transportowej poszczególne elementy tej dokumentacji są ze sobą ściśle powiązane i mogą mieć bezpośrednie znaczenie dla prawidłowego rozliczenia kierowcy.
Przed kontrolą PIP warto więc zwrócić uwagę nie tylko na to, czy wymagane dokumenty znajdują się w firmie, ale również czy odpowiadają rzeczywistemu sposobowi zatrudniania, organizowania pracy i wypłacania świadczeń. Szczególnej uwagi wymagają obecnie także umowy cywilnoprawne, ponieważ od 8 lipca 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy dysponuje szerszymi uprawnieniami do weryfikacji takich form zatrudnienia.
FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule
Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?
Akta osobowe pracownika składają się obecnie z pięciu części: A, B, C, D i E. Części A–C dotyczą kolejnych etapów zatrudnienia, natomiast części D i E służą do przechowywania określonych dokumentów dotyczących odpowiedzialności porządkowej oraz kontroli trzeźwości.
Czy dokumentacja pracownicza kierowcy to tylko akta osobowe?
Nie. Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzi również dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy, urlopów, wypłacanego wynagrodzenia oraz odzieży roboczej.
Dlaczego dokumentacja pracownicza jest ważna podczas kontroli PIP?
Dokumentacja pozwala zweryfikować sposób zatrudniania pracownika, organizowania jego pracy oraz naliczania określonych świadczeń. Przy stanowisku kierowcy inspektor może weryfikować również dokumenty dotyczące wykonywania pracy, w tym zaświadczenie o niekaralności, orzeczenia lekarskie związane z zatrudnieniem oraz świadectwo kwalifikacji zawodowej. Dokumenty kierowcy muszą zawierać orzeczenia lekarskie, a regularne badania, w tym potwierdzane okresowymi badaniami lekarskimi, są wymagane do zawodowego prowadzenia pojazdów. Szczególne znaczenie ma jej zgodność z tym, jak praca kierowcy jest faktycznie organizowana i rozliczana.
Co zmieniło się w przypadku umów cywilnoprawnych od 8 lipca 2026 roku?
Od 8 lipca 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała szersze uprawnienia do kontroli umów cywilnoprawnych w sytuacjach, w których sposób wykonywania pracy może wskazywać na istnienie stosunku pracy. Dlatego znaczenie mają nie tylko zapisy samej umowy, ale również rzeczywiste warunki wykonywania pracy.
