Jak rozliczyć delegację kierowcy? To pytanie wraca jak bumerang w każdej firmie transportowej i rozliczeniowej, zwłaszcza gdy przepisy nieustannie ewoluują. Pakiet Mobilności, nowe regulacje dotyczące diet czy ryczałtów sprawiły, że dotychczasowe sposoby rozliczania nie zawsze są wystarczające. W efekcie nawet najbardziej doświadczeni praktycy mogą napotkać wątpliwości czy niejasności. W tym artykule zebraliśmy 10 najczęstszych błędów, jakie pojawiają się podczas rozliczania delegacji krajowych kierowców. Wyjaśniamy, skąd się biorą, jak ich uniknąć i na co zwracać szczególną uwagę, by cały proces był zgodny z przepisami, a jednocześnie przejrzysty i komfortowy dla obu stron — pracodawcy i kierowcy.
Spis treści:
Delegacje służbowe kierowców – podstawy prawne, dieta krajowa i podróże służbowe w praktyce
Tematyka delegacji w branży transportowej na przestrzeni ostatnich kilku lat jest niewątpliwie tematem przyspieszającym bicie naszego serca i spędzającym sen z powiek. Wzrost wysokości diety krajowej w tym czasie jest chyba jedynym pozytywnym aspektem w tej tematyce. Od 2 lutego 2022 roku nie ma diet zagranicznych dla kierowców za sprawą wejścia w życie właśnie w tym dniu kolejnych zmian wynikających z Pakietu Mobilności. To wszystko za sprawą jednego zdania, które znalazło swoje miejsce w ustawie o czasie pracy kierowców, dokładnie w artykule 21b. Treść ta brzmi:
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 (5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Po otwarciu aktualnej wersji ustawy z dnia 16 kwietnia 2024 roku o czasie pracy kierowców można odnieść wrażenie, że artykuł 21b został uchylony, co mogłoby sugerować powrót do wcześniejszych zasad. W rzeczywistości jednak zmiana ta wynika z wejścia w życie ustawy o delegowaniu kierowców, obowiązującej od 19 sierpnia 2023 roku. Na jej podstawie dotychczasowe zapisy z artykułu 21b zostały przeniesione do nowego artykułu 26f, znajdującego się w rozdziale 3b pt. „Zasady wynagradzania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe”. Oznacza to, że już od ponad trzech lat kierowcom wykonującym przewozy międzynarodowe nie przysługują świadczenia w formie diet ani ryczałtów za nocleg, zgodnie z przepisami zawartymi w odrębnych regulacjach.
Link do pełnej treści ustawy o czasie pracy kierowców:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040920879/U/D20040879Lj.pdf
Tym osobnym dokumentem, który od A do Z opisuje, w jaki sposób należy poprawnie rozliczyć delegacje krajowe naszym kierowcom jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Często nazywany jest ustawą o podróżach służbowych. Najistotniejsze dla nas i naszych kierowców pozostają zapisy zawarte w rozdziale 2 pt.: „Podróż krajowa”. To właśnie w tym miejscu dowiadujemy się, w jak rozliczyć delegację kierowcy i w jaki sposób należy naliczać odpowiednią wysokość diety naszym pracownikom. Zgodnie z paragrafem 7, punktem 2:
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Oznacza to, że aby móc naliczyć kierowcy dietę musi jego podróż trwać minimum 8 godzin. Za podróż krajową trwającą minimum 8 godzin i nie więcej niż 12 godzin jesteśmy w stanie mu przyznać 22,50 zł nieoskładkowanej, nieopodatkowanej diety. Za podróż krajową trwającą powyżej 12 godzin (w danej dobie kalendarzowej) wartość ta wzrasta do 45 zł. W przypadku, gdy kierowcy wyjeżdżają na dłużej niż 1 dzień prawo do diety, wzrasta na korzyść kierowcy, bowiem za podróż krajową trwającą powyżej jednego dnia zyskuje on prawo do kolejnych 22,50 zł diety za czas od 0 do 8 godzin bycia w podróży służbowej przysługujące od kolejnego dnia. Powyżej 8 godzin dieta wzrasta do pełnej wartości tj. 45 zł.
Nie masz pewności, kiedy przysługuje dieta, a kiedy ryczałt za nocleg? Te i inne zawiłości tłumaczymy szczegółowo podczas naszego szkolenia z czasu pracy kierowców – zapisz się i dowiedz się, jak rozliczać delegacje bez ryzyka błędów!
Przykład: rozliczenia podróży krajowej:
Kierowca wyjechał w podróż służbową (krajową) w poniedziałek o godzinie 9:00. Wrócił na bazę w środę o godzinie 7:00. Ile diety mu przysługuje?
Kierowca był w podróży służbowej przez okres 15 godzin w poniedziałek, 24 godziny we wtorek i 7 godzin w środę, co daje łącznie 1 pełną dobę kalendarzową i 22 godziny. Zgodnie z powyższą podstawą prawną za taką podróż służbową należą mu się dwie pełne diety, a więc 2 x 45z = 90 zł.
Należy pamiętać, że dieta nie przysługuje kierowcy, gdy ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie. Często kierowcy wykonujący przewozy osób otrzymują darmowe posiłki, które spożywają wraz z przewożoną grupą (na ich koszt). Pracodawca ma prawo wtedy do niewypłacania diety takiemu kierowcy za daną podróż służbową. Ustawodawca pozwala także odpowiednio pomniejszać wysokość przysługującej diety zgodnie z punktem 4 paragrafu 7:
Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 25% diety;
2) obiad – 50% diety;
3) kolacja – 25% diety.
Powyższe pomniejszenia najczęściej są praktykowane wtedy, gdy kierowcy zapewniliśmy nocleg w hotelu wraz ze śniadaniem. Wtedy dopuszczalne jest zmniejszenie przysługującej diety o 25%.
Ryczałt za nocleg w kabinie – ile przysługuje i kiedy? Kluczowe zasady dla podróży służbowych kierowców zawodowych
Przyznawanie diety kierowcom, którzy spełniają wytyczne to nie jedyny element wynagrodzenia dla firm transportowych. Drugim pochodzącym z tego samego rozporządzenia jest ryczałt za nocleg. Wynosi od odpowiednio 150% wartości pełnej diety, a więc 67,50 zł. Jest składnikiem także nieoskładkowanym i nieopodatkowanym. Jego przyznanie jest jednak mocno rygorystyczne i stanowi o tym punkt 4 z paragrafu 8:
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Zgodnie z powyższym, aby były podstawy do jego wypłaty kierowca, musi mieć sześć ciągłych, nieprzerwanych godzin odpoczynku w 10-godzinnym przedziale czasowym (od 21:00 do 7:00). W praktyce oznacza to, że kierowcy rozpoczynający odpoczynek w kabinie pojazdu po godzinie 1:00 nie mają prawa do jego otrzymania, za sprawą niespełnienia wymogu 6 godzin przerwy (noclegu) w określonej porze.
Zdarzają się przypadki firm transportowych, których kierowcy wykonują pracę w nocy, a śpią w dzień w kabinie pojazdu, pracując tak od poniedziałku do piątku (czasem nawet w soboty). Firma, chcąc „docenić” taką formę pracy przyznaje takim kierowcom ryczałt za nocleg za każdy dzień przespany w kabinie. Problem w tym, że takie obliczanie ryczałtu za nocleg jest bezpodstawne i musi zostać oskładkowane oraz opodatkowane.
Kiedy kierowcy nie przysługuje ryczałt za nocleg? Przykład z podróży służbowej kierowcy zawodowego
Kierowca rozpoczął pracę o godzinie 7:00 i zakończył ją o godzinie 16:00. Odpoczynek dzienny odbył w kabinie pojazdu do godziny 1:30 dnia następnego, po czym rozpoczął nowy dzień pracy. Czy za nocleg w kabinie pojazdu kierowcy należy się ryczałt?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby móc naliczyć kierowcy ryczałt za nocleg w kabinie pojazdu, to musi on trwać 6 kolejnych godzin i zawierać się w przedziale 21:00 – 7:00. Opisywany kierowca spędził w kabinie pojazdu 9,5 godziny od godziny 16:00 do godziny 1:30. Niestety tylko 4,5 godziny mieściło się w powyższym zakresie czasowym tj. odpoczynek od godziny 21:00 do godziny 1:30, w związku z czym kierowcy nie należy się ryczałt za nocleg w kwocie 67,50 zł.
Zarówno diety jak i ryczałt za nocleg może być przelewany na konto kierowcy, a także wypłacany w gotówce i przekazywany do rąk kierowcy.
Link do pełnej treści tzw. “ustawy o podróżach służbowych”:
Zapisz się na konsultację i przekonaj się, jak optymalizacja kosztów może zwiększyć rentowność Twojej firmy. Wspólnie przeanalizujemy czas pracy, wynagrodzenia i dokumentację, abyś mógł mieć pełen spokój.
Top 10 popełnianych błędów przy rozliczaniu delegacji:
- Rozliczanie diet zagranicznych dla osób na stanowisku kierowcy!
- Naliczanie czasu podróży służbowej za każdy dzień delegacji, a nie czasu łącznego podróży służbowej w danym okresie czasowym (zawyżenie kwoty).
- Przyznawanie diet w wyższej kwocie niż 45 zł bez odpowiedniego oskładkowania i opodatkowania tego co „wystaje” poza 45 zł.
- Przyznanie kierowcy ryczałtu za nocleg, gdy ten nie trwał 6 kolejnych godzin w okresie 21:00 – 7:00, aby osiągnąć wyższe koszty.
- Zamykanie i rozliczanie krajowych podróży służbowych na przełomie dwóch miesięcy z końcem miesiąca.
- Rozliczanie diet krajowych kierowcom, którzy kilkukrotnie wracają na bazę (sztuczne sumowanie czasu na poczet dłuższej podróży krajowej).
- Zaliczanie diet do brutto wynagrodzenia kierowcy.
- Zaliczanie ryczałtu za nocleg do brutto wynagrodzenia kierowcy.
- Rozliczanie diet i noclegów co trzy miesiące kierowcom zatrudnionym w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.
- Zaniżanie (błędne zmniejszenie) przysługujących diet kierowcom za sprawą zapewniania im wyżywienia niebędącego odpowiednim % diety dla danego posiłku (25% śniadanie, 50% obiad, 25% kolacja).
Podsumowanie: Jak rozliczyć delegację kierowcy zgodnie z przepisami?
Prawidłowe rozliczanie delegacji krajowych w przypadku kierowców zawodowych to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale też gwarancja zgodności z przepisami i uniknięcia kosztownych błędów. Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, kluczowe jest precyzyjne określenie czasu podróży krajowej, uprawniającego do wypłaty diety krajowej oraz ewentualnego ryczałtu za nocleg.
W przypadku kierowców wykonujących zadanie służbowe poza miejscem prowadzenia działalności obowiązują jasne zasady rozliczania – oparte m.in. na czasie trwania wyjazdu, formie zapewnionego wyżywienia oraz spełnieniu warunków odpoczynku nocnego. Warto pamiętać, że każda podróż służbowa kierowców musi być poprzedzona poleceniem pracodawcy, a wszelkie należności muszą odzwierciedlać realne pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i noclegu.
Zrozumienie i stosowanie aktualnych przepisów to fundament skutecznego i zgodnego z prawem zarządzania delegacjami kierowców – niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z pracownikiem zatrudnionym w sektorze prywatnym czy w jednostce sfery budżetowej.
Potrzebujesz programu do rozliczenia delegacji – poznaj Tachospeed Expert.
Tachospeed Expert jest idealnym programem do szybkiego rozliczania delegacji krajowych oraz płacy zagranicznej (w tym sanitariatów, wirtualnych diet, podstawy do oskładkowania i opodatkowania) na podstawie zaimportowanych danych cyfrowych np. z pliku pobranego z karty Twojego kierowcy. Program Tachospeed Expert możesz testować bezpłatnie przez okres 14 dni.
W razie dodatkowych informacji skontaktuj się z naszym działem sprzedaży (+48 32 70 70 400) lub działem pomocy technicznej (+48 32 70 70 440).
Zachęcamy do śledzenia nas na Instagramie, Facebooku oraz obserwowanie strony internetowej Tachospeed. Znajduje się tam więcej informacji ze świata transportu, artykuły eksperckie, baza wiedzy czy szeroki wybór szkoleń.
