System IMI w 2026 roku będzie obowiązkowy dla części przewozów wykonywanych busami w transporcie międzynarodowym, ale nie w każdej sytuacji. Jeśli kierowca wykonuje kabotaż lub cross-trade, przewoźnik musi sprawdzić obowiązek zgłoszenia w systemie IMI oraz zasady rozliczania zagranicznej płacy minimalnej. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy kierowca busa jest uznawany za delegowanego, które przewozy podlegają zgłoszeniu, a które są z tego obowiązku wyłączone. Pokazujemy też, na co zwrócić uwagę w 2026 roku, aby uniknąć błędów, kar i problemów podczas kontroli.
Wprowadzenie do systemu IMI
Przepisy dotyczące delegowania kierowców busów w transporcie międzynarodowym od kilku lat budzą wiele wątpliwości, a 2026 rok przynosi kolejne wyzwania dla przewoźników. Obowiązki związane ze zgłoszeniami w systemie IMI, stosowaniem zagranicznych stawek płacy minimalnej oraz kontrolami wynikającymi z Pakietu Mobilności sprawiają, że nawet niewielkie firmy muszą coraz dokładniej planować sposób wykonywania przewozów w Unii Europejskiej.
System IMI to internetowy serwis wspierający wymianę informacji między organami publicznymi na jednolitym rynku Unii Europejskiej, zarządzany przez Komisję Europejską. System ten wspiera transformację cyfrową UE, usprawnia współpracę administracyjną oraz eliminuje bariery komunikacyjne między państwami członkowskimi. IMI umożliwia sprawną wymianę informacji za pośrednictwem systemu IMI, korzystając z bezpiecznego serwisu internetowego, w którym użytkownicy, w tym właściwe organy, przedsiębiorcy i konsumenci, mogą komunikować się w różnych językach dzięki zdefiniowanym i przetłumaczonym pytaniom i odpowiedziom.
System IMI funkcjonuje w oparciu o rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie w sprawie IMI) oraz Dyrektywę 2005/36/WE, a jego obsługą i rozwojem zajmuje się Komisja Europejska oraz Dyrekcja Generalna ds. rynku wewnętrznego. Każde państwo członkowskie wyznacza koordynatorów systemu IMI, którzy odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie systemu na poziomie krajowym.
System IMI obsługuje różne rodzaje wymiany informacji, takie jak powiadomienia, wnioski, udzielenie informacji, rejestrację, zgłoszenia, a użytkownicy mogą korzystać z kont firmowych oraz poczty elektronicznej do obsługi wiadomości i powiadomień. W ramach systemu IMI funkcjonuje także mechanizm ostrzegania, który umożliwia szybkie informowanie o zagrożeniach lub naruszeniach przepisów.
Temat odpoczynków kierowców warto dobrze znać nie tylko ze względu na przepisy, ale też codzienną organizację pracy. Więcej na ten temat znajdziesz w naszym e-booku.
System IMI jako narzędzie współpracy i bezpieczeństwa na rynku UE
IMI jest również nieocenionym wsparciem w zakresie uznawania kwalifikacji zawodowych. Organy odpowiedzialne za sprawdzanie uprawnień mogą w prosty sposób zweryfikować dokumenty i potwierdzić kwalifikacje osób wykonujących zawody regulowane w różnych państwach członkowskich. To znacząco ułatwia mobilność zawodową i zapewnia jednolite zasady na rynku wewnętrznym.
Bardzo istotnym elementem funkcjonowania systemu IMI są zasady przetwarzania danych osobowych. Wszystkie informacje przekazywane w ramach systemu są chronione zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz innymi przepisami unijnymi. Użytkownicy mają prawo do wglądu w swoje dane, mogą żądać ich sprostowania lub usunięcia, a cały proces przetwarzania odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Każde państwo członkowskie wyznacza koordynatorów systemu IMI, którzy czuwają nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu, udzielają wsparcia użytkownikom i dbają o sprawną wymianę informacji. Dzięki temu system IMI jest stale rozwijany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb rynku oraz nowych wyzwań związanych z wdrażaniem przepisów unijnych.
W praktyce IMI to nie tylko narzędzie do zgłaszania delegowania kierowców, ale kompleksowy system wspierający współpracę administracyjną, wymianę informacji i zapewnienie bezpieczeństwa na rynku wewnętrznym Unii Europejskiej. Jego rola będzie rosła wraz z kolejnymi etapami wdrażania przepisów Pakietu Mobilności i innych regulacji unijnych, dlatego warto znać zasady jego działania i możliwości, jakie oferuje wszystkim uczestnikom rynku.
Kiedy należy zgłosić kierowcę busa do systemu IMI?
W ramach Pakietu Mobilności IMI jest wykorzystywany do zgłaszania delegowania kierowców wykonujących kabotaż lub cross-trade, przekazywania danych o kierowcy, pracodawcy, pojeździe i okresie delegowania, prowadzenia kontroli drogowych i administracyjnych w innych państwach UE. Jedynymi kierowcami, których nie musimy zgłaszać są Ci na samozatrudnieniu! W każdym innym przypadku na firmie spoczywa obowiązek przygotowania odpowiedniego oświadczenia (zgłoszenia) do systemu IMI. Zgłoszenie można wykonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia danego przewozów, a samo zgłoszenie do konkretnego kraju może być ważne maksymalnie 6 miesięcy. W związku z tym należy przygotować osobne zgłoszenie danego kierowcy do każdego kraju, w którym wykonywał będzie przewozy płatne – kierowca będzie uznawany za delegowanego.
Zgłoszenie delegowania kierowców odbywa się poprzez określone procedury w systemie IMI, które wymagają rejestracji konta firmowego oraz dodania użytkowników odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Aby rozpocząć proces zgłoszenia delegowania kierowców, należy wpisać jego dane w zakładce 'kierowcy’ w systemie IMI. Powiadomienia, wnioski oraz udzielenie informacji są obsługiwane za pośrednictwem IMI, a użytkownicy otrzymują wiadomości e-mail dotyczące statusu zgłoszenia – warto sprawdzać skrzynkę odbiorczą oraz folder SPAM, aby nie przeoczyć ważnych informacji. System IMI obsługuje różne rodzaje wymiany informacji pomiędzy instytucjami, zapewniając bezpieczeństwo danych i kontrolę nad procedurami administracyjnymi.
Przykłady operacji cross-trade:
załadunek w Niemczech → rozładunek w Czechach,
załadunek we Francji → rozładunek na Litwie,
załadunek w Portugalii → rozładunek w Hiszpanii,
itd.
Cross-trade to operacja transportowa, która jest wykonywana w dwóch różnych krajach, gdzie żaden z tych krajów nie jest krajem siedziby przedsiębiorstwa.
Przykłady operacji kabotażowych:
załadunek w Niemczech → rozładunek w Niemczech,
załadunek we Francji → rozładunek we Francji,
załadunek w Portugalii → rozładunek w Portugalii,
itd.
Kabotaż to operacja transportowa, która jest wykonywana w tym samym kraju, lecz kraj ten nie jest krajem siedziby przedsiębiorstwa.
Jeżeli nasz kierowca wykonuje którąś z powyższych dwóch operacji, to konieczne jest jego zgłoszenie do IMI, a także odpowiednie rozliczenie jego dodatkowego wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy poza granicami kraju (płaca zagraniczna). Oznacza to, że od 1 lipca 2026 roku kierowcy busów będą musieli mieć prawidłowo rozliczane swoje wynagrodzenie w oparciu o wykonywany typ operacji poza granicami kraju (przewóz rzeczy)!
Tutaj znajdziesz link do artykułu: Delegowanie kierowców w IMI – Robisz to dobrze?, w którym dowiesz się jak krok po kroku założyć konto do zgłaszania delegowanych kierowców, gdy jest to konieczne, bądź też sprawdzić, czy robisz to w odpowiedni sposób.
Kierowcy, którzy wykonują przewozy bilateralne nie są uznawani za pracowników delegowanych i nie muszą być zgłaszani do IMI zgodnie z artykułem 1 dyrektywy 1057/2020:
3. Nie naruszając art. 2 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE kierowcy wykonującego przewozy dwustronne rzeczy nie uznaje się za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE.
Przykłady przewozów bilateralnych (dwustronnych):
załadunek w Niemczech → rozładunek w Polsce,
załadunek w Polsce → rozładunek we Francji,
załadunek w Portugalii → rozładunek w Polsce,
załadunek w Czechach → rozładunek w Polsce
itd.
Przewóz bilateralny (dwustronny) to operacja transportowa, która jest wykonywana w dwóch różnych krajach, gdzie jeden z krajów jest krajem siedziby przedsiębiorstwa (w powyższych przypadkach krajem siedziby firmy jest Polska).
Natomiast z tego artykułu dowiesz się więcej na temat zagranicznych płac minimalnych kierowców, oraz więcej na temat dokładnego rozliczania kierowcy w danym kraju: Zagraniczne płace minimalne kierowców 2026. Płace sektorowe.
W przypadku kierowców wykonujących przewóz osób, zgodnie z dyrektywą 1057/2020:
4. Nie naruszając art. 2 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE kierowcy wykonującego przewozy dwustronne osób nie uznaje się za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE.
Do celów niniejszej dyrektywy przewóz dwustronny w ramach międzynarodowego okazjonalnego lub regularnego przewozu osób, w rozumieniu rozporządzenia (WE) nr 1073/2009, ma miejsce, gdy kierowca wykonuje jedną z następujących czynności:
a) zabiera pasażerów w państwie członkowskim siedziby i wysadza ich w innym państwie członkowskim lub państwie trzecim;
b) zabiera pasażerów w państwie członkowskim lub państwie trzecim i wysadza ich w państwie członkowskim siedziby; lub
c) zabiera i wysadza pasażerów w państwie członkowskim siedziby w celu przeprowadzania wycieczek lokalnych w innym państwie członkowskim lub państwie trzecim zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1073/2009.
Od dnia 2 lutego 2022 r., od którego, zgodnie z art. 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 165/2014, kierowcy są zobowiązani do ręcznego rejestrowania danych dotyczących przekroczenia granicy, państwa członkowskie stosują odstępstwo dotyczące przewozu dwustronnego osób określone w akapicie pierwszym i drugim niniejszego ustępu również w przypadku gdy, oprócz wykonywania przewozu dwustronnego, kierowca także jednokrotnie zabiera pasażerów lub jednokrotnie wysadza pasażerów w państwach członkowskich lub państwach trzecich, przez które przejeżdża, o ile kierowca nie oferuje usług przewozu osób między dwiema lokalizacjami w państwie członkowskim, przez które przejechał. To samo dotyczy przejazdu powrotnego.
Link do pełnej treści dokumentu pt.: Dyrektywa 2020/1057 ustanawiająca przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniająca dyrektywę 2006/22/WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2012
Uniknij problemów i kar za brak odpowiedniej wiedzy!
Aby lepiej przygotować swoją firmę i kierowców zalecamy odpowiednie przygotowanie merytoryczne. Szkolenie on-line z norm czasu pracy kierowców to kurs onboardingowy dla zawodowych kierowców, realizowany w 100% zdalnie. A uczyć możesz się o każdej porze dnia i nocy – z komputera lub telefonu. Uczestnicy poznają aktualne przepisy dotyczące czasu pracy i odpoczynków (m.in. Rozporządzenie 561/2006, AETR, ustawa o czasie pracy kierowców), zasady obsługi tachografu, planowania pracy i unikania naruszeń, a zdobytą wiedzę weryfikują testami po każdym module. Szkolenie pomaga firmom transportowym ustandaryzować proces wdrażania nowych kierowców, ograniczyć ryzyko kar i błędów operacyjnych.
Dlaczego to szkolenie?
Większość firm nie ma ustrukturyzowanego onboardingu. Kierowcy „uczą się w trasie”, co kończy się problemami. Nasze szkolenie to gotowe rozwiązanie, zgodne z przepisami, dostępne online, elastyczne i certyfikowane. Dodatkowo szkolenie jest dostępne, aż w trzech wersjach językowych: polskiej, ukraińskiej i rosyjskiej.
Podsumowanie
System IMI w 2026 roku będzie jednym z kluczowych obowiązków dla firm wykonujących międzynarodowy transport busami. Zgłoszenie kierowcy jest wymagane przede wszystkim wtedy, gdy wykonuje on przewóz typu cross-trade lub kabotaż. Inaczej wygląda sytuacja przy przewozach bilateralnych, które co do zasady nie powodują uznania kierowcy za delegowanego. Dla przewoźnika oznacza to jedno: trzeba nie tylko prawidłowo rozpoznawać rodzaj operacji transportowej, ale też odpowiednio przygotować zgłoszenia, dokumentację i rozliczenie płacy zagranicznej. W 2026 roku błąd w interpretacji przepisów może kosztować znacznie więcej niż samo wdrożenie dobrych procedur. System IMI usprawnia współpracę transgraniczną, eliminując bariery językowe i biurokrację. Ponadto IMI wspiera transformację cyfrową Unii Europejskiej.
FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule
Kiedy trzeba zgłosić kierowcę busa do systemu IMI?
Kierowcę busa trzeba zgłosić do systemu IMI wtedy, gdy wykonuje przewóz uznawany za delegowanie, czyli przede wszystkim kabotaż lub cross-trade. Zgłoszenie odbywa się za pośrednictwem systemu IMI i wymaga wcześniejszej rejestracji użytkownika. W takich przypadkach przewoźnik powinien złożyć odpowiednie zgłoszenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia przewozu.
Czy przewóz bilateralny busa wymaga zgłoszenia do systemu IMI?
Nie, przewóz bilateralny co do zasady nie wymaga zgłoszenia do systemu IMI. Dotyczy to sytuacji, w której jeden z krajów wykonywanej operacji jest krajem siedziby przedsiębiorstwa.
Czy system IMI dotyczy kierowców busów na samozatrudnieniu?
Nie, zgodnie z przedstawionymi zasadami obowiązek zgłoszenia do systemu IMI nie dotyczy kierowców działających na samozatrudnieniu. W praktyce oznacza to, że obowiązek spoczywa na firmach zatrudniających kierowców w innych formach.
Czy zgłoszenie do systemu IMI oznacza też obowiązek rozliczenia płacy minimalnej?
Tak, w przypadku przewozów objętych delegowaniem samo zgłoszenie do systemu IMI to nie wszystko. Przewoźnik musi także sprawdzić, czy powstaje obowiązek rozliczenia zagranicznej płacy minimalnej zgodnie z zasadami obowiązującymi w kraju wykonywania przewozu.
