Nowe uprawnienia PIP w praktyce.  Czy inspektor zamieni umowę cywilną w umowę o pracę decyzją administracyjną?

Nowe uprawnienia PIP mogą całkowicie zmienić podejście do umów zlecenia i B2B: projekt przepisów zakłada, że gdy w praktyce praca wygląda jak etat (m.in. stałe godziny, miejsce, podporządkowanie, narzucona organizacja), sprawa może zakończyć się postępowaniem administracyjnym i decyzją o uznaniu stosunku pracy. Czy jesteś gotowy na kontrolę PIP w zakresie umów cywilno-prawnych, czy wiesz na co będą zwracać uwagę inspektorzy PIP w trakcie kontroli umów.

W tym materiale pokazujemy: co w umowie i w organizacji pracy najczęściej „robi etat” z umowy cywilnej, kogo system typowania może brać na celownik oraz jakie konsekwencje finansowe i kadrowe mogą pojawić się po przekształceniu (ZUS, urlopy, nadgodziny, dodatki). Szczególnie w transporcie wiele danych da się szybko policzyć na podstawie ewidencji i zapisów kierowcy. Dlatego lepiej przygotować się wcześniej niż tłumaczyć po fakcie.

Nowe uprawnienia PIP, co się zmienia i dlaczego to ważne dla firm?

Próby nadania uprawnień dla PIP w zakresie zamiany umowy cywilnej na umowę o pracę są prowadzone od wielu lat, jednak dopiero teraz, kiedy jest to „kamieniem milowym” dla środków KPO, działania te zakończą się nadaniem PIP tych kontrowersyjnych uprawnień.

Obecny system kontroli legalności zatrudnienia w Polsce od lat budzi kontrowersje. Państwowa Inspekcja Pracy, mimo stwierdzenia znamion stosunku pracy w umowach cywilnoprawnych (zleceniach, B2B), dysponuje obecnie jedynie ograniczonymi narzędziami:

• Wytoczenie powództwa o ustalenie stosunku pracy (wymaga długotrwałego procesu sądowego). W przypadku przegranej przed sądem pracownik jest obciążany połową kosztów procesu co często zniechęca zleceniobiorców do podejmowania tego typu działań.
• Wydanie wniosku w wystąpieniu (który nie jest wiążący w zakresie zmiany charakteru umowy). Wniosek jest zaleceniem na przyszłość i nie jest tak jak decyzja administracyjna objęta egzekucją administracyjną, więc nie wiąże strony kategorycznie.
• Postępowanie wykroczeniowe o ukaranie grzywną. Tego typu działania występują w sytuacjach, kiedy ponad wszelką wątpliwość inspektor pracy może udowodnić nieprawidłowe zatrudnianie pracownika.

Nowy projekt ustawy, który wpłynął do Sejmu, ma to zmienić, nadając inspektorom PIP uprawnienie do wydawania decyzji administracyjnej o przekształceniu umowy. Warto pamiętać, że to rozwiązanie jest w zastępstwie spełnienia innego wymogu Unii Europejskiej, który zobowiązywał Polskę do oskładkowania umów cywilnych pełnymi składkami na ubezpieczenie społeczne tak jak jest to w umowie o pracę.

Na czym polega zmiana w projekcie? Decyzja administracyjna zamiast długiego sporu.

Projektowane przepisy pod nowe uprawnienia PIP zakładają nowelizację ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz Kodeksu pracy. Kluczowe punkty to:

Kiedy PIP uzna, że umowa cywilna spełnia warunki etatu (odwołanie do art. 22 § 1 KP).

Decyzja zamiast powództwa: Inspektor pracy, po stwierdzeniu, że łączący strony stosunek prawny spełnia warunki określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, będzie mógł wydać decyzję o zmianie umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę. W obecnej wersji przepisów uprawnienie to będzie jednak przypisane tylko do Okręgowego Inspektora Pracy, więc decyzji nie będzie wydawał każdy inspektor pracy, ale tylko szef urzędu w danym województwie.

Oczywiście będzie się to dokonywało na podstawie wcześniejszych ustaleń inspektorów pracy, z których będzie musiało wynikać, że występują elementy stosunku pracy przy umowach cywilnych. Ponadto inspektor pracy będzie mógł wcześniej wydawać polecenia, które będą oparte na ustaleniach z kontroli i jeżeli pracodawca nie wykona polecenia to inspektor pracy przekaże sprawę do swojego szefa, aby ten po analizie wszczął postępowanie administracyjne w zakresie wydania decyzji co do ustalenia stosunku pracy.

Co z natychmiastową wykonalnością i odwołaniem (ostatecznie rozstrzyga sąd)?

Obecny projekt nie przewiduje już kategorycznego rygoru natychmiastowej wykonalności i uznania stosunku pracy. W przypadku postępowania odwoławczego, dopiero wyrok sądu rozstrzygnie ostatecznie sprawę.

Interpretacja indywidualna GIP. Jak działa i kiedy może pomóc przedsiębiorcy?

Na wniosek przedsiębiorcy, Główny Inspektor Pracy wydaje interpretację indywidualną w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi umowę o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. 

Interpretacja nie będzie jednak wydawana, jeżeli w dniu złożenia wniosku o interpretację sytuacja jest przedmiotem toczącego się postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy Państwowej Inspekcji Pracy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Interpretację wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku. Interpretacja indywidualna jest wiążąca dla organów Państwowej Inspekcji Pracy i może zostać zmieniona lub uchylona wyłącznie w razie zmiany okoliczności sprawy.

E-book: Jakie przepisy musisz znać, aby uniknąć problemów podczas kontroli PIP?

Kogo PIP może typować do kontroli umów cywilnoprawnych?

Obecne zmiany do ustawy o PIP zakładają również zbudowanie systemu do typowania zakładów do kontroli w zakresie prawidłowości zawierania umów cywilno-prawnych. Sam system będzie analizował wiele danych i aspektów ale są sytuacje, które będą przyciągały kontrolę i do takich należy zaliczyć następujące zjawiska w firmie:

• Z całą pewnością na pierwszy ogień pójdą firmy, w których inspektorzy już stwierdzali nadużywanie zawierania umów cywilno-prawnych, jednak z powodu braku narzędzi do skutecznego działania, nie mogli podjąć takich działań. 
• Kontroli muszą się spodziewać również zakłady, w których na tych samych stanowiskach i przy tych samych pracach są zatrudniani zarówno pracownicy na umowach o prace jak i zleceniobiorcy na umowach cywilnych.
• Wielkim ryzykiem będą również sytuacje, w których nasz wieloletni pracownik, który pracował na umowie o pracę, nagle rozwiązuje z firmą tą umowę i zawiera umowę cywilną zlecenia albo B2B i robi dalej dokładnie to samo co wcześniej przez 20 lat na tym samym stanowisku.

Jak PIP ocenia, czy to stosunek pracy?

Należy pamiętać, że nie zmienia się definicja stosunku pracy o co zabiegała PIP. Dlatego z punktu widzenia samej definicji mamy ten sam stan prawny co do tej pory. Nadal więc kluczowe będą elementy takie jak:

• Wyznaczone miejsce pracy,
• Wyznaczone godziny pracy,
• Narzucona organizacja pracy w strukturach organizacyjnych firmy,
• Podporządkowanie pod tych samych przełożonych co pracownicy,
• Wykonywanie poleceń i innych prac, które wykraczają poza ustalenia umowy,
• Wykonywanie pracy narzędziami pracodawcy,
• Wykonywanie pracy na ryzyko i odpowiedzialność firmy,

Nie bez znaczenia będzie również wola stron, które zawarły umowę cywilną. W przypadku stosunku pracy pracownik jest podporządkowany pracodawcy i strukturom w firmie i musi wykonywać polecenia przełożonych. W sytuacji, kiedy pracujący chce mieć swobodę np. co do dni lub godzin, w które wykonuje pracę trudno mówić o podporządkowaniu. W takiej sytuacji, gdy to zleceniobiorca mówi, kiedy chce wykonywać pracę, podporządkowanie nie występuje.

Czego trzeba się obawiać? Czyli typowe błędy i realne konsekwencje przekształcenia.

Z całą pewnością obawiać się muszą wszystkie firmy, które zawierają umowy cywilne bez odpowiedniego przygotowania, szczególnie na podstawie ogólnych wzorów dostępnych w internecie. W takich umowach bardzo często wpisane są elementy stosunku pracy, które będą negatywnie wpływać na ich ocenę przez PIP. Ważna jest również odpowiednia organizacja pracy osób na umowach cywilnych, aby pozwalała ona na dużą samodzielność, która jest ważnym elementem umowy cywilnej. 

Elementem, który dyskwalifikuje umowę cywilną jest podporządkowanie. Jeżeli nasz pracownik w sposób ciągły wykonuje polecenia przełożonego, to nie można mówić o umowie cywilnej.

W obecnej sytuacji kluczowe jest nie tylko poprawne przygotowanie umów, ale też takie ułożenie organizacji pracy, aby w praktyce nie „udawała” etatu. Dlatego warto oprzeć się na wsparciu ekspertów, którzy przeprowadzą audyt i wskażą realne ryzyka oraz konkretne zmiany do wdrożenia, zanim pojawi się kontrola. Oferujemy usługę audytu i doradztwa: analizujemy umowy oraz sposób wykonywania pracy, przygotowujemy rekomendacje dopasowane do Twojej firmy i pomagamy uporządkować dokumenty oraz procedury tak, aby podczas kontroli PIP wszystko było spójne.

Skutki finansowe i kadrowe po zamianie umowy na etat (ZUS/podatki/urlopy/nadgodziny/nocne/świadczenia).

Skutki zamiany umowy cywilnej-zlecenia lub B2B na umowę o pracę to nie tylko składki do ZUS i w niektórych przypadkach dopłata do podatku. Jeżeli umowa cywilna zostanie zamieniona na umowę o pracę to trzeba będzie udzielić pracownikowi urlopów wypoczynkowych za cały okres zamiany umowy a w przypadku niezatrudniania już takiego pracownika, trzeba będzie wypłacić mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Za cały okres ustalenia stosunku pracy trzeba będzie przeliczyć od nowa czas pracy wg norm dla pracownika i naliczyć i wypłacić należne dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych. Podobnie trzeba będzie za cały okres naliczyć i wypłacić dodatek za pracę w porze nocnej. Idąc dalej to trzeba będzie, jeżeli nie były wypłacane, wypłacić świadczenia związane z odzieżą roboczą i jej praniem oraz konserwacją.

W przypadku firm transportowych powyższe zagrożenia są łatwe do wyliczenia, bo kierowca wszystkie te dane ma w plikach z karty oraz tachografu i w prosty sposób bez specjalnego dowodzenia można te świadczenia wyliczyć. Tak zapewne będzie się działo w przypadku kontroli PIP, gdzie inspektor wyposażony w oprogramowanie będzie mógł na podstawie danych wyliczyć wszystkie świadczenia pieniężne dla kierowcy.

Jak przygotować się na kontrolę PIP – plan działania krok po kroku.

Aby przygotować się na kontrolę inspekcji pracy trzeba mieć właściwie przeszkoloną kadrę pracowników. Jeżeli nie posiadasz odpowiednio doświadczonych pracowników warto oddać to w ręce profesjonalnej firmy. Często błędy popełnione przy rozpoczęciu kontroli, są trudne do wyeliminowania, jeżeli szukasz profesjonalnej pomocy w trakcie czynności kontrolnych. 

Bardzo ważny dla wyników kontroli jest zakres udzielanych informacji inspektorowi pracy. Aby wszystkie działania pracodawcy wobec kontroli były spójne, warto zadbać o przeszkolenie pracowników w zakresie zachowania się podczas kontroli. Czasami informacje udzielane w sposób żartobliwy, mogą skutkować konsekwencjami, bo zostaną uznane przez inspektora za prawdziwe a nie żartobliwe. Sposób przygotowania pracowników do kontroli zależy od struktury organizacyjnej firmy i każdą grupę pracowników należy szkolić osobno.

W przypadku kierowców bardzo ważne jest przeszkolenie ich, jak mają się zachowywać i jaki zakres informacji udzielać w czasie kontroli drogowej. Informacje przekazane w trakcie kontroli inspektorowi ITD mają kolosalne znaczenie dla oceny sytuacji w zakresie naruszeń. Udzielanie nieprawdziwych informacji zasłyszanych od kolegów powoduje czasami stwierdzenie naruszeń, które faktycznie nie wystąpiły.

Większość firm nie ma ustrukturyzowanego on boardingu. Kierowcy „uczą się w trasie”, co kończy się problemami. Nasze szkolenie to gotowe rozwiązanie, zgodne z przepisami, dostępne online, elastyczne i certyfikowane. Dodatkowo szkolenie jest dostępne, aż w trzech wersjach językowych: polskiej, ukraińskiej i rosyjskiej.https://tachospeed.pl/szkolenia-i-uslugi/szkolenia/szkolenie-online-z-norm-czasu-pracy-kierowcow/?utm_source=www&utm_medium=artyku%C5%82&utm_campaign=artykulekspercki

Jak to wygląda w Europie, czy Polska będzie bardziej restrykcyjna?

Analiza systemów w innych europejskich krajach pokazuje, że Polska jest w ogonie Europy pod względem uprawnień inspekcji. Oto jak wyglądają podobne systemy w innych krajach:

Hiszpania (Model wzorcowy – Ley Rider)

Hiszpania jest liderem zmian. Tamtejsza inspekcja pracy (Inspección de Trabajo y Seguridad Social):

• Może automatycznie przekwalifikować kurierów i pracowników platformowych na pracowników etatowych.
• Decyzja inspektora skutkuje natychmiastowym wpisaniem pracownika do systemu ubezpieczeń społecznych.
• To pracodawca musi przed sądem udowodnić, że inspektor się mylił (odwrócenie ciężaru dowodu).

Francja (Domniemanie i silna kontrola)

• Francuska inspekcja (Inspection du Travail) posiada bardzo szerokie uprawnienia w zakresie weryfikacji ukrytego zatrudnienia.
• Istnieje silne domniemanie stosunku pracy w określonych sektorach, a inspektorzy mogą nakładać dotkliwe kary finansowe bezpośrednio w toku kontroli.

Włochy i Grecja

• W tych krajach inspekcja ma prawo do wydawania nakazów („prescrizione”), które w przypadku stwierdzenia pracy bez formalnego zatrudnienia zmuszają do natychmiastowej legalizacji pod rygorem zamknięcia zakładu pracy.

Podsumowanie

Projekt nadający PIP uprawnienia decyzyjne to największa zmiana w prawie pracy od wielu lat. Dla pracowników to szansa na stabilność, urlopy i ochronę przed zwolnieniem. Dla pracodawców to sygnał, że optymalizacja kosztów poprzez umowy cywilnoprawne staje się skrajnie ryzykowna. 

Dla systemu prawnego to krok w stronę standardów zachodnioeuropejskich (Hiszpania, Francja), gdzie rola państwa w ochronie pracy jest znacznie silniejsza.

Z całą pewnością przedsiębiorcy powinni już teraz przeprowadzić audyt swoich form zatrudnienia, gdyż po wielu perturbacjach zmiany rozpoczęły swoją podróż i zmierzają do skutecznego wdrożenia zmian prawa pracy.

*Opracowano na podstawie: Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Sejm RP, 2024)

FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule