Archiwizacja i odczyt danych z tachografu w busach. Jak długo przechowywać pliki?

Archiwizacja i odczyt danych z tachografu w busach to obowiązek, którego nie warto odkładać „na później”. Przewoźnik musi regularnie pobierać dane z tachografu cyfrowego i kart kierowców, przechowywać je w oryginalnej formie cyfrowej przez co najmniej 12 miesięcy oraz udostępnić je na żądanie organu kontrolnego. W praktyce oznacza to konieczność pilnowania terminów odczytu, bezpiecznego przechowywania plików, najczęściej w formacie .DDD, oraz zadbania o to, aby dane były kompletne, czytelne i dostępne podczas kontroli ITD.

Dla właściciela firmy posiadającej flotę busów lub właściciela firmy transportowej nie jest to wyłącznie formalność. Brak danych, opóźniony odczyt albo przechowywanie ich w niewłaściwej formie może skutkować karami finansowymi, nawet wtedy, gdy sam tachograf działa prawidłowo, a kierowca przestrzega norm czasu pracy. Dlatego w tym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo zorganizować archiwizację danych z tachografu w busach: jak często pobierać dane, gdzie je przechowywać, w jakiej formie je zachować i na co zwrócić uwagę, aby ograniczyć ryzyko błędów podczas kontroli.

Busy, a archiwizacja i odczyt danych z tachografu

Wraz z objęciem busów obowiązkiem stosowania tachografów cyfrowych od 1 lipca 2026 pojawiło się wiele wątpliwości dotyczących prawidłowej archiwizacji danych, zarówno tych pobieranych z urządzenia, jak i z kart kierowców.

Wprowadzenie obowiązku stosowania tachografów cyfrowych w części pojazdów typu bus istotnie rozszerzyło zakres odpowiedzialności przedsiębiorców transportowych. Sam montaż urządzenia nie wyczerpuje jednak obowiązków wynikających z przepisów prawa. Jednym z kluczowych, a jednocześnie najczęściej zaniedbywanych elementów, jest prawidłowa archiwizacja danych z tachografu oraz kart kierowców. W praktyce to właśnie uchybienia w tym zakresie stanowią jedną z głównych podstaw do nakładania kar podczas kontroli ITD oraz kontroli w siedzibie firmy. Prawidłowe zarządzanie danymi, w tym prawidłowy odczyt i archiwizacja danych, są kluczowe dla uniknięcia wysokich kar podczas kontroli oraz zapewnienia legalności i bezpieczeństwa operacji transportowych.

Więcej na temat karty kierowcy, co to jest i jak ją uzyskać? W artykule: Karta kierowcy dla opornych: Prosty przewodnik po wnioskach i terminach.

Zakres danych objętych obowiązkiem archiwizacji.

Przedsiębiorca wykonujący przewozy pojazdem objętym obowiązkiem stosowania tachografu cyfrowego jest zobowiązany do systematycznego gromadzenia i przechowywania:

• danych pobranych z pamięci tachografu cyfrowego,
• danych zapisanych na kartach kierowców,
• dokumentacji uzupełniającej, w tym wydruków wykonanych w sytuacjach awaryjnych, podczas kontroli lub w przypadku uszkodzenia urządzenia.

Wszystkie dane powinny być przechowywane zgodnie z rozporządzeniem RODO oraz na co najmniej dwóch niezależnych nośnikach, aby chronić je przed utratą. Odpowiednie przechowywanie danych z tachografu i kart kierowców jest kluczowe dla bezpieczeństwa, zgodności z przepisami oraz zapewnienia dostępności informacji podczas kontroli lub audytów. Dane powinny być przechowywane także po upływie terminu rozwiązania umowy z kierowcą, aby zapewnić ich dostępność w razie ewentualnych kontroli.

Obowiązek archiwizacji dotyczy nie tylko danych bieżących, lecz również danych historycznych, które mogą być przedmiotem analizy podczas kontroli retrospektywnych. Przechowywane dane z tachografu muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa, w sposób uporządkowany i zabezpieczony przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem.

Okres przechowywania danych – minimum ustawowe a praktyka rynkowa.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami:

• dane z tachografu cyfrowego muszą być przechowywane przez co najmniej 12 miesięcy od dnia ich zarejestrowania (wymagany okres),
• dane z kart kierowców również przez minimum 12 miesięcy od dnia ich pobrania.

Karty kierowcy powinny być regularnie pobierane i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli co najmniej co 28 dni. Przechowywanie danych z tachografu i kart kierowców powinno być przechowywane zgodnie z przepisami, aby zapewnić zgodność z prawem i uniknąć kar.

Warto jednak podkreślić, że organy kontrolne często analizują dokumentację w szerszym zakresie czasowym, zwłaszcza gdy kontrola dotyczy czasu pracy kierowców lub naruszeń o charakterze ciągłym. Z tego względu w praktyce eksperckiej rekomenduje się przechowywanie danych przez okres dłuższy niż wymagane minimum, np. 24 lub 36 miesięcy, jako element zarządzania ryzykiem prawnym przedsiębiorstwa.

Miejsce archiwizacji oraz dostępność i bezpieczeństwo danych.

Przepisy nie wskazują jednego konkretnego miejsca przechowywania danych, jednak jednoznacznie wymagają, aby były one:

• dostępne w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu prowadzenia działalności,
• możliwe do niezwłocznego udostępnienia na żądanie organu kontrolnego,
• odpowiednio zabezpieczone przed utratą, modyfikacją lub nieuprawnionym dostępem.

Dopuszczalne jest przechowywanie danych zarówno na nośnikach lokalnych (komputery, serwery firmowe), jak i w rozwiązaniach chmurowych, pod warunkiem zachowania wymogów bezpieczeństwa danych oraz ciągłości dostępu.

Forma archiwizacji – znaczenie oryginalnych plików cyfrowych.

Kluczowe znaczenie ma forma, w jakiej dane są przechowywane. Organy kontrolne wymagają:

• zachowania oryginalnych plików cyfrowych pobranych z tachografu i kart kierowców (np. pliki .DDD),
• możliwości ich odczytu i analizy przy użyciu specjalistycznego oprogramowania,
• braku jakiejkolwiek ingerencji w treść danych.

Pobranie danych z tachografu cyfrowego można zrealizować na kilka sposobów, wykorzystując różne metody pobierania danych, takie jak urządzenia przenośne, mobilne czytniki kart, czy rozwiązania znajdujące się w bazie firmowej. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi jest czytnik uniwersalny, który umożliwia pobieranie danych z różnych typów tachografów cyfrowych i kart kierowców, zapewniając kompatybilność i łatwość obsługi. Pobierać dane z karty kierowcy można zarówno za pomocą czytnika kart, czytnika uniwersalnego, jak i bezpośrednio z tachografu.

Należy jednoznacznie podkreślić, że wydruki z tachografu nie zastępują obowiązku archiwizacji danych cyfrowych i mogą pełnić jedynie funkcję pomocniczą.

Częstotliwość pobierania danych jako element archiwizacji.

Prawidłowa archiwizacja jest nierozerwalnie związana z terminowym pobieraniem danych:

• z kart kierowców – nie rzadziej niż co 28 dni,
• z tachografu – nie rzadziej niż co 90 dni,
• każdorazowo w przypadku zakończenia współpracy z kierowcą lub wycofania pojazdu z eksploatacji.

Aby terminowy odczyt danych z tachografu i karty kierowcy był prostszy, warto korzystać z narzędzia stworzonego właśnie do tego zadania. TachoTerminal Pro 3 umożliwia szybki odczyt danych, również bezprzewodowo przez Bluetooth, a pobrane pliki można przekazać dalej do analizy lub archiwizacji.

Odpowiedzialność i konsekwencje naruszeń.

Brak archiwizacji, niekompletne dane lub ich nieczytelność mogą skutkować:

• nałożeniem kar finansowych na przedsiębiorcę,
• odpowiedzialnością osoby zarządzającej transportem,
• zakwestionowaniem prawidłowości ewidencji czasu pracy kierowców,
• wszczęciem postępowań sądowych oraz sankcjami administracyjnymi, w tym zakazem prowadzenia działalności transportowej.

Aby uniknąć ewentualnych kontroli i sankcji, kluczowe jest przestrzeganie terminów pobierania danych oraz zachowanie zgodności z przepisami prawa transportowego.

Co istotne, odpowiedzialność ta ma charakter obiektywny, tłumaczenia dotyczące braku wiedzy, problemów technicznych czy błędów pracowników zazwyczaj nie są uwzględniane przez organy kontrolne.

Chcesz lepiej przygotować firmę na kontrolę i sprawdzić, czy Twoja dokumentacja spełnia wymogi przepisów? Pobierz bezpłatny e-book o przepisach, które warto znać przed kontrolą PIP. Znajdziesz w nim m.in. checklistę, tabele i praktyczne wskazówki.

E-book: Jakie przepisy musisz znać, aby uniknąć problemów podczas kontroli PIP?

Odpowiedzialność finansowa: wybrane kary za brak odpowiedniej dokumentacji:

5.19. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 i art. 26d ust. 1 i ustawy o czasie pracy kierowców – za każdego kierowcę – 1000 złotych.

5.21. Fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowa udostępnienia jej kontrolerom – 8000 złotych – bardzo poważne naruszenie.

5.22. Fałszowanie dokumentacji lub odmowa udostępnienia jej kontrolerom – w przypadku przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe – 8000 złotych – bardzo poważne naruszenie.

20. Nieudokumentowanie, nieprzechowywanie w lokalu przedsiębiorstwa lub nieokazanie do kontroli dokumentów potwierdzających spełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 8 ust. 8a rozporządzenia (WE) nr 561/20064) – za każdego kierowcę – 50 złotych.

6.3.15. Nieprzechowywanie przez co najmniej rok wykresówek, wydruków oraz pobranych danych lub dokumentów potwierdzających fakt nieprowadzenia pojazdu – za każdy dzień w odniesieniu do każdego kierowcy – 500 złotych – bardzo poważne naruszenie.

Link do pełnej treści ustawy o transporcie drogowym:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20011251371/U/D20011371Lj.pdf

Podsumowanie

Archiwizacja i odczyt danych z tachografu w busach stanowi jeden z kluczowych obowiązków prawnych przedsiębiorców wykonujących przewozy drogowe pojazdami objętymi przepisami o tachografach cyfrowych. Dane z cyfrowego tachografu oraz kart kierowców muszą być pobierane w określonych terminach, przechowywane w formie oryginalnych plików cyfrowych przez minimum 12 miesięcy oraz udostępniane na żądanie organów kontrolnych. Prawidłowy odczyt i archiwizacja danych są kluczowe dla uniknięcia wysokich kar podczas kontroli. Niedopełnienie tych obowiązków, nawet w przypadku braku naruszeń czasu pracy kierowców, może skutkować dotkliwymi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością osoby zarządzającej transportem.

W praktyce prawidłowa archiwizacja nie powinna być traktowana wyłącznie jako formalność, lecz jako element świadomego zarządzania ryzykiem w firmie transportowej. Wdrożenie odpowiednich procedur pobierania, przechowywania i zabezpieczania danych pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale również sprawnie przejść kontrolę i uniknąć sporów z organami nadzoru. Prawidłowe zarządzanie danymi z cyfrowego tachografu oraz wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań, takich jak zdalny odczyt i automatyzacja procesu, umożliwia na bieżąco monitorować czas jazdy, analizować pozostały czas jazdy i przerwy oraz zapewnić zgodność z przepisami. Archiwizacja danych z tachografu cyfrowego pozwala na szczegółową analizę czasu jazdy i przerw, co jest kluczowe dla efektywności, bezpieczeństwa oraz skutecznego rozliczania czasu pracy kierowców.

FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule