Rozliczanie czasu pracy kierowców. Jaki program wybrać? 7 rzeczy, które musisz wiedzieć!

Rozliczanie czasu pracy kierowców to jedno z tych zadań, gdzie „prawie dobrze” potrafi sporo kosztować: błędne nadgodziny, źle policzone odpoczynki, nieczytelna ewidencja albo przeoczone naruszenia. Dlatego wybór programu nie powinien zaczynać się od tego, czy narzędzie realnie zabezpiecza firmę (kontrole, zgodność z prawem) i oszczędza czas (automatyzacja, raporty, prosta obsługa). W tym artykule podpowiemy, na co zwrócić uwagę przed podjęciem decyzji. Poznasz 7 kluczowych rzeczy, które musisz wiedzieć, by uniknąć nietrafionych wyborów i zyskać rozwiązanie, które rzeczywiście wspiera codzienną pracę, zapewniając prawidłowe rozliczenie czasu pracy oraz przejrzystość i zgodność całego procesu.

Wstęp do rozliczania czasu pracy kierowców

Rozliczanie czasu pracy kierowców to jeden z najważniejszych obowiązków w firmie transportowej. Prawidłowe rozliczanie czasu pracy nie tylko pozwala uniknąć wysokich kar za naruszenia przepisów, ale także zapewnia sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa i bezpieczeństwo na drodze. Przepisy dotyczące rozliczania czasu pracy kierowców są złożone, obejmują zarówno limity czasu jazdy, jak i obowiązkowe przerwy, odpoczynki, czas dyżuru czy pracę w porze nocnej. Każdy błąd w ewidencji czasu pracy kierowcy może skutkować nie tylko problemami podczas kontroli, ale również stratami finansowymi i organizacyjnymi. Dlatego tak ważne jest, by proces rozliczania czasu był przejrzysty, zgodny z przepisami i oparty na rzetelnej ewidencji. W tym przewodniku znajdziesz praktyczne wskazówki, jak uniknąć najczęstszych błędów i usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców w Twojej firmie.

E-book: Odpoczynki kierowcy pod kontrolą

Definicja czasu pracy kierowcy

Czas pracy kierowcy to nie tylko godziny spędzone za kierownicą pojazdu. Zgodnie z przepisami, do czasu pracy kierowcy wlicza się cały okres od rozpoczęcia do zakończenia pracy, w trakcie którego kierowca wykonuje wszelkie czynności związane z przewozem drogowym. Obejmuje to nie tylko prowadzenie pojazdu, ale także załadunek, rozładunek, czynności administracyjne, obsługę pojazdu oraz przerwy w pracy, takie jak 15-minutowa przerwa przysługująca przy dobowym wymiarze czasu pracy wynoszącym co najmniej 6 godzin.

Warto pamiętać, że czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy w gotowości do wykonywania pracy, również jest zaliczany do czasu pracy. Taka gotowość może wystąpić na przykład podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, gdy przewidywany czas trwania tych czynności nie jest znany przed wyjazdem lub rozpoczęciem okresu pracy. Właściwe określenie rozkładu czasu pracy i prowadzenie szczegółowej ewidencji pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi wykonywania przewozu drogowego.

7 rzeczy, które musisz wiedzieć przed wyborem programu do rozliczania czasu pracy kierowców

Rozliczanie czasu pracy kierowców to jeden z najbardziej wymagających obowiązków w firmach transportowych. Z jednej strony trzeba trzymać rękę na pulsie, by działać zgodnie z przepisami prawa, z drugiej zadbać o optymalną organizację pracy i minimalizować ryzyko kosztownych błędów. Nic dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców i osób odpowiedzialnych za kadry i płace w transporcie szuka narzędzi, które ułatwią ten proces.

Ale który program do rozliczania czasu pracy kierowców warto wybrać?

1. Zgodność z przepisami prawa

Podstawą jest pewność, że program uwzględnia wszystkie obowiązujące regulacje zarówno polskie, jak i unijne, w tym zapisy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy oraz zasady wynagradzania obowiązujące u pracodawcy. Program powinien wspierać określanie warunków wynagradzania oraz rozliczenie czasu pracy kierowcy zgodnie z przepisami. Każda zmiana w przepisach powinna być automatycznie aktualizowana, abyś miał gwarancję poprawnych rozliczeń. Często, aby mieć program zgodny z aktualnymi przepisami konieczne jest cykliczne aktualizowanie swojego oprogramowania. W tym celu dobrze by było, aby program informował swojego użytkownika o nowych aktualizacjach, aby nic nas nie ominęło w świecie dynamicznie zmieniających się podstaw prawnych.

Co sprawdzić przed wyborem:

• czy producent regularnie aktualizuje program pod zmiany w prawie,
• czy aktualizacje są proste i nie wymagają „kombinowania”,
• czy program uwzględnia zasady dotyczące czasu jazdy, przerw i odpoczynków (np. w oparciu o 561/2006).

2. Obsługa danych z tachografów i kart kierowców

Dobry program musi umożliwiać łatwe odczytywanie i analizę plików DDD, a także wspierać różne typy tachografów. Bez tego proces kontroli i rozliczeń stanie się uciążliwy i czasochłonny. Zmiany “technologiczne” tachografów cyfrowych z czerwca 2019 roku i sierpnia 2023 roku sprawiły, że pobierane regularnie pliki za kart kierowców stały się około 5 razy większe (cięższe). To wszystko wynika z coraz to większej ilości zbieranych danych przez sam tachograf, które zapisują się na kartach kierowców. W celu ułatwienia comiesięcznej pracy należy zadbać o program, który na bieżąco poradzi sobie z odczytywaniem danych z coraz to nowszych tachografów i kart kierowców.

Co sprawdzić:

• czy program obsługuje różne generacje tachografów i karty kierowców,
• czy import jest stabilny i szybki (szczególnie przy większej flocie),
• czy wczytasz dane w jednym miejscu (zamiast kilku narzędzi).

3. Automatyzacja i oszczędność czasu

Ręczne liczenie nadgodzin czy odpoczynków zawsze wiąże się z ryzykiem błędów. Wybierając program, zwróć uwagę, czy automatycznie rozlicza wszystkie składniki czasu pracy i generuje gotowe raporty. Automatyczna rekompensata czasem wolnym możliwych do odbioru składników wynagrodzenia nie tylko przyspiesza pracę użytkownika, ale także dba o portfel samego właściciela firmy transportowej. Niepotrzebnie nadpłacane wszystkie składniki wynagrodzenia niewątpliwie bolą prowadzących działalność transportową. Automatycznie robione delegacje krajowe wraz z przygotowanymi pod nie poleceniami wyjazdu służbowego? To wszystko jest już w standardzie dostępnych oprogramowań do rozliczania czasu pracy kierowców W tym celu konieczne jest automatyzowanie wielu procesów.

Co sprawdzić:

• czy program automatycznie rozlicza czas jazdy, przerwy, odpoczynki i aktywności,
• czy szybko wygenerujesz dokumenty/raporty (zamiast składać je ręcznie),
• czy dostajesz gotowe, czytelne wyniki do ewidencji i rozliczeń.

4. Intuicyjna obsługa programu

Programy stworzone „dla specjalistów od IT” mogą zniechęcać w codziennej pracy. Warto postawić na rozwiązanie, które jest czytelne, przejrzyste i pozwala szybko odnaleźć najważniejsze informacje. Odpowiednie rozłożenie najczęściej używanych opcji w programie jest kluczowe do szybkiego poruszania się po nim, co przekłada się na czas, który będziemy musieli poświęcić, aby przygotować niezbędną dokumentację z poziomu samego programu. W tym celu intuicyjność programu, szczególnie dla nowych i początkowych użytkowników jest bardzo ważnym aspektem przy wyborze odpowiedniego dla nas oprogramowania do rozliczania czasu pracy kierowców.

Co sprawdzić:

• czy najczęściej używane funkcje są „pod ręką”,
• czy raporty i naruszenia są czytelne bez dodatkowej interpretacji,
• czy nowa osoba w firmie jest w stanie szybko wejść w proces.

5. Różnorodność raportów z ewidencji czasu pracy kierowców

Sam odczyt danych to za mało. Program powinien umożliwiać tworzenie czytelnych raportów, które wspierają podejmowanie decyzji, kontrolę kosztów oraz analizę pracy kierowców. Różnorodność raportów sprawia, że niejednokrotnie sami nie wiemy, który raport powinniśmy wygenerować z programu, a który można pominąć. Niemniej jednak możliwość ich generowania jest kluczowa w celu zabezpieczenia interesów firmy transportowej.

Raporty kontrolne inspekcji drogowej mogą nas uchronić od sporych kar, które lepiej, gdy wychodzą na światło dzienne na ekranie komputera, niż podczas samej kontroli drogowej kierowcy na drodze. Informowanie o przekroczonych limitach w formie upomnienia dla kierującego może przysłużyć się baczniejszemu zwracaniu uwagi na obowiązujące limity, szczególnie gdy sam winowajca musi się na takim dokumencie podpisać, a sam dokument trafia do zbiorów firmowych. Informacje na temat prędkości pojazdu w chwili danego zdarzenia także mogą odebrać kluczową rolę w postępowaniu, chociażby z ubezpieczalnią. Im więcej przydatnych raportów, tym większa kontrola nad tym co się dzieje w kabinie pojazdu i poza nią.

Co sprawdzić:

• czy program ma raporty „kontrolne” oraz operacyjne (naruszenia, aktywności, ewidencja),
• czy raporty da się łatwo zapisać/wydrukować,
• czy raporty pomagają reagować zanim problem wyjdzie przy kontroli.

6. Wsparcie techniczne i aktualizacje

Nawet najlepszy system wymaga sprawnej obsługi klienta. Przed wyborem sprawdź, czy producent oferuje szybkie wsparcie techniczne i regularne aktualizacje oprogramowania. Kupiłeś program i nie wiesz, jak go teraz używać? Instrukcja liczy setki stron, a kontakt telefoniczny z producentem oprogramowania wiąże się z kolejnymi fakturami do opłaty? Pomoc techniczna powinna być w standardzie oprogramowania, które dba o swoich klientów i świadczy im pomoc w sytuacjach, gdy poruszanie się po programie nie jest jeszcze takie proste i oczywiste.

Warto również zwrócić uwagę, czy program zapewnia wsparcie w przypadku kierowców zatrudnionych na różnych podstawach prawnych, ponieważ różne formy zatrudnienia wymagają odpowiedniego ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji. Niestety coraz rzadziej napotkamy wsparcie techniczne w cenie oprogramowania, a standardem staje się kontakt mailowy lub kontakt ze sztuczną inteligencją, która miewa spore problemy z szybkim i precyzyjnym rozwiązaniem naszych problemów.

Co sprawdzić:

• jak wygląda kontakt (telefon/mail),
• czy wsparcie jest w ramach licencji,
• jakie są realne godziny dostępności zespołu.

7. Możliwość rozwoju wraz z Twoją firmą

Każda firma transportowa się zmienia, rośnie liczba kierowców, pojawiają się nowe potrzeby. Warto, aby program dawał możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcje czy moduły, zamiast wymuszać całkowitą zmianę systemu. Innowacyjne pomysły, które mogą przysłużyć się pracy w moim przedsiębiorstwie z poziomu programu, mogą ułatwić także pracę innym użytkownikom. W tym celu dobrze współpracować z twórcami oprogramowania, które słucha potrzeb klientów i dostosowuje obecny program do potrzeb swoich klientów.

Co sprawdzić:

• czy rozwiązanie jest skalowalne (małe i większe firmy),
• czy są dodatkowe funkcje/moduły, które możesz włączyć w miarę potrzeb,
• czy producent zbiera i wdraża sugestie użytkowników.

Jaki program zatem wybrać?

Wybór odpowiedniego programu do rozliczania czasu pracy kierowców to decyzja, która realnie wpływa na bezpieczeństwo firmy, zgodność z przepisami i oszczędność czasu w codziennej pracy. Znając już 7 kluczowych aspektów, które powinieneś wziąć pod uwagę, możesz świadomie ocenić dostępne na rynku rozwiązania. Program powinien wspierać rozliczenie czasu pracy kierowcy, rozliczanie czasu pracy oraz rozliczanie czasu pracy kierowców, aby zapewnić prawidłową ewidencję, kontrolę i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Jeśli zależy Ci na narzędziu sprawdzonym przez tysiące firm transportowych, spełniającym wszystkie wymagania prawne i jednocześnie oferującym intuicyjną obsługę oraz szeroki zakres funkcji, warto postawić na Tachospeed Expert. To kompleksowy program, który nie tylko automatyzuje rozliczenia, ale też daje Ci pełną kontrolę nad czasem pracy kierowców bez zbędnych komplikacji.

Podsumowując jak usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców w Twojej firmie?

Jeśli chcesz narzędzia, które łączy analizę danych z tachografów, rozliczanie czasu pracy kierowców i raportowanie pod kontrolę, sprawdź Tachospeed Expert.

1. Program Tachospeed Expert jest zgodny z literą prawa. Wszelkiego rodzaju zmiany, które zachodzą w prawie, są implementowane do programu, dzięki czemu użytkownik nie musi się martwić o to, czy korzysta z programu, który jest na bieżąco ze wszelkimi zmianami prawnymi. Dbamy o to my, producenci.
2. Dane ze wszystkich tachografów cyfrowych oraz kart kierowców można zaimportować bez problemu do programu.
3. Dzięki szeregowi opcji dostępnych w programie i generatorze raportów użytkownik programu może zautomatyzować swoją pracę, dzięki czemu kilkoma przyciskami przygotuje dziesiątki, a nawet setki raportów dla swoich kierowców i pojazdów.
4. Przejrzystość programu to dla nas bardzo ważna kwestia. Stawiamy na to, aby każdy użytkownik, szczególnie ten nowy, mógł sam intuicyjnie poruszać się po programie bez przeszkód.
5. W programie Tachospeed Expert dostępnych jest kilkadziesiąt raportów do wygenerowania, a następnie ich zapisania na dysku komputera lub wydrukowania. Dzięki czemu w zależności od potrzeby danego użytkownika możliwe jest korzystanie z pełnej palety raportów.
6. Firma Infolab, producent oprogramowania Tachospeed Expert, wyróżnia się na rynku tym, że pomoc techniczna jest całkowicie darmowa. Nie ma żadnych ukrytych limitów kontaktu użytkownika ze wsparciem technicznym, które to jest dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 17:00 (w dni robocze).
7. Sugestie użytkowników dotyczące rozwoju programu są dla nas szczególnie istotne. Wyznajemy zasadę: “Ludzie tworzą program dla ludzi”. W związku, z czym każdy użytkownik może przesyłać do nas swoje spostrzeżenia i propozycje rozbudowywania programu o nowe funkcjonalności.

Jeżeli chcesz sprawdzić to „na swoich danych”, możesz skorzystać z wersji testowej dostępnej przez 14 dni.

Pobierz Tachospeed Expert i testuj za darmo

W razie dodatkowych informacji skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta (+48 32 70 70 400).

FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule