Czas pracy kierowcy w transporcie drogowym. Aktualne przepisy, limity i najczęstsze błędy w rozliczeniach.

Czas pracy kierowcy w transporcie drogowym to nie tylko czas prowadzenia pojazdu, ale cały okres wykonywania czynności związanych z przewozem: jazda, załadunek, rozładunek, obsługa pojazdu, dyżury, przerwy i odpoczynki. Zasady te wynikają przede wszystkim z Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w określonych przewozach międzynarodowych z umowy AETR. Dla firmy transportowej poprawne rozliczanie czasu pracy kierowców oznacza konieczność kontrolowania nie tylko godzin jazdy, ale też wpisów manualnych, odpoczynków, pracy w porze nocnej i ewidencji, ponieważ błędy w tych obszarach mogą prowadzić do naruszeń, kar i problemów podczas kontroli.

Ustawa jak i Rozporządzenie mówi o czasie pracy kierowców zawodowych, poruszających się pojazdami z tachografem. Regulacje te dotyczą zarówno transportu krajowego i międzynarodowego. Pracodawca powinien pilnować poprawności dokumentów potwierdzających czas pracy pracowników i tego ile dany kierowca wykonywał pracy, a ile było w tym samej jazdy. W ustawie zdefiniowano normy określające czas prowadzenia pojazdu po to, aby poruszanie się po drogach było bezpieczniejsze, nie tylko dla samych kierowców ciężarówek, ale również dla wszystkich uczestników ruchu drogowego, gdyż zmęczony kierowca to ogromne zagrożenie na drodze.

Czas jazdy, przerw i odpoczynków

Kierowcy poruszający się pojazdami z tachografem są zobowiązani do kontroli czasu pracy, tj. rejestrowania czasu jazdy, przerw i odpoczynków. Praca kierowców powinna odbywać się zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie o czasie pracy kierowcy jak również zgodnie z przepisami pakietu mobilności. Kierowcy kontrolują i dokumentują za pomocą tachografu cyfrowego lub analogowego czas pracy i odpoczynku od momentu rozpoczęcia pracy, czyli rozpoczęcia doby pracowniczej.
Do obowiązku kierowcy należy również kontrola poprawności działania tachografu, musi on monitorować, aby tachograf był sprawny, rejestrował poprawnie wszystkie aktywności i odpoczynki. W innym przypadku może narazić siebie i firmę na kary finansowe przewidziane w taryfikatorze, a finalnie nawet na utratę dobrej reputacji firmy transportowej.

Do kontroli powołane są służby kontrolujące, zgodnie z Ustawą o Transporcie Drogowym oraz Ustawie o Prawie o Ruchu Drogowym, są nimi: Inspekcja Transportu Drogowego, Państwowa Inspekcja Pracy, Policja. Kontroli mogą również dokonać: Służba Celna oraz Straż Graniczna.

Jeśli kierowca nie będzie stosował się do zasad kontroli czasu pracy, narazi siebie i firmę na kary, jeśli jeździ, na tak zwanym samozatrudnieniu również może zostać ukarany według taryfikatora kar.

Symbole stosowane do oznaczenia czynności kierowcy:

Co wlicza się do czasu pracy kierowcy?

Do czasu pracy kierowcy wlicza się wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Najczęściej są to:

Czynność	Czy wlicza się do czasu pracy?	Przykład z praktyki
Prowadzenie pojazdu	Tak	Jazda od załadunku do miejsca rozładunku
Załadunek i rozładunek	Tak	Kierowca uczestniczy w załadunku lub go nadzoruje
Oczekiwanie na załadunek lub rozładunek, gdy czas oczekiwania nie był znany	Tak	Kierowca czeka na rampie i pozostaje w gotowości
Zabezpieczenie towaru	Tak	Sprawdzenie pasów, plomb, zabezpieczeń
Czynności spedycyjne	Tak	Dokumenty transportowe, kontakt z dyspozytorem
Obsługa codzienna pojazdu	Tak	Sprawdzenie stanu technicznego, tankowanie, przygotowanie pojazdu
Utrzymanie pojazdu w czystości	Tak	Czynności wymagane do dalszej realizacji przewozu
Czynności administracyjne	Tak	Uzupełnienie dokumentacji transportowej
Pomoc pasażerom przy wsiadaniu i wysiadaniu	Tak	Dotyczy przewozu osób

To oznacza, że kierowca, który zakończył jazdę, ale nadal wykonuje czynności związane z przewozem, nie jest jeszcze na odpoczynku. Jeżeli takie aktywności zostaną błędnie oznaczone, firma może mieć problem zarówno z ewidencją, jak i z prawidłowym rozliczeniem wynagrodzenia.

Czego nie wlicza się do czasu pracy kierowcy?

Nie każdy okres zapisany w aktywnościach kierowcy jest czasem pracy. Do czasu pracy kierowcy nie wlicza się m.in.:

• czasu dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy,
• nieusprawiedliwionych postojów,
• dobowego nieprzerwanego odpoczynku,
• przerwy wynikającej z przerywanego systemu czasu pracy.

Najwięcej wątpliwości w firmach transportowych dotyczy dyżuru. Sam fakt, że kierowca jest w pojeździe lub pozostaje do dyspozycji, nie zawsze oznacza, że wykonuje pracę. Trzeba jednak prawidłowo rozróżnić dyżur, gotowość, przerwę i odpoczynek, bo od tego zależy rozliczenie.

Błąd w tym miejscu może nie być widoczny od razu. Zazwyczaj wychodzi dopiero podczas analizy miesięcznej, kontroli dokumentacji albo sporu o wynagrodzenie.

Rozporządzenie 561 – Ściąga z Czasu Pracy Kierowcy

Pojazdy niepodlegające przepisom czasu pracy kierowców

Wyróżniamy również pojazdy, które nie podlegają przepisom czasu pracy kierowcy, w takim wypadku kierowcy nie muszą rejestrować czasu pracy i odpoczynków na tachografie. Poniżej wyszczególnione pojazdy:

• medyczne;
• wojskowe;
• zabytkowe;
• wolnobieżne;
• specjalistyczne;
• przewóz osób pojazdami na trasach regularnych, jeśli poruszają się one do 50 km (np. autobusy);
• pojazdy, które są np. po naprawie w serwisie, są kontrolowane pod kątem dokonanej naprawy;
• pojazdy niedopuszczone jeszcze do ruchu;
• pojazdy nieporuszające się po drogach publicznych.

Wyłączone z rozporządzenia 561/2006/WE są pojazdy, które poruszają się tylko w obrębie terenu prywatnego np. placu budowy, różnego rodzaju terminali, kopalni. Zawsze w przypadku, gdy nie wyjeżdżają na drogi publiczne.

W takich sytuacjach jeśli jest zamontowany tachograf w pojeździe, powinno się przełączyć selektor tachografu na “OUT”, aby takich aktywności nie brać pod uwagę przy analizie czasu pracy kierowcy.

Jeśli pracownik danego serwisu przeprowadza jakikolwiek kurs pojazdem, który ma zamontowany tachograf, sam nie musi rejestrować czasu pracy, ale powinien przełączyć selektor na “OUT”, aby nie powstały naruszenia, za które będzie później musiał odpowiadać pracodawca i kierowca. Pracownik takiego warsztatu powinien również dokonać wydruku z tachografu z opisem danej sytuacji. Oczywiście instytucje kontrolujące mają możliwość weryfikacji, czy czynności wykonywane na warsztacie, były przewozem drogowym.

Wyłączenia z obowiązku stosowania przepisów o czasie prowadzenia, przerwach i odpoczynkach należy każdorazowo oceniać w kontekście konkretnego przewozu, rodzaju pojazdu i sposobu jego wykorzystania. Sam fakt posiadania tachografu w pojeździe nie zawsze oznacza obowiązek rejestrowania danego przejazdu jako przewozu drogowego, ale błędne użycie trybu OUT lub brak opisu sytuacji może zostać zakwestionowany podczas kontroli.

Dzienny czas prowadzenia

Dzienny czas prowadzenia pojazdu jest to wymiar czasu pracy, którego kierowca nie może przekroczyć. Wartością tą jest 9 godzin i jest to dobowy wymiar czasu jazdy, jest jednak pewne odstępstwo od tej zasady, dwa razy w tygodniu może się pojawić przedłużony wymiar czasu jazdy do 10 godzin.

Przerwy w czasie prowadzenia pojazdu

Kierowca w czasie jazdy powinien wykonać przerwy. Po każdym okresie prowadzenia pojazdu trwającym 4,5 godziny powinien wykonać przerwę trwającą 45 minut, może ją również podzielić na dwie części: na co najmniej 15 i 30 minut, z zachowaniem kolejności. Kierowcy przysługuje również przerwa śniadaniowa trwająca 15 minut, wynikająca z Kodeksu pracy. Przerwę taką zaliczamy do czasu pracy.

Czas pracy kierowcy – doba pracownicza

Innym zagadnieniem jest doba pracownicza. Jest to nieprzerwany okres 24 godzin, w których kierowca wykonuje pracę, przerwę i odpoczynek. Czas doby pracowniczej zaczyna się w momencie rozpoczęcia przez kierowcę pracy i nie zawsze oznacza to jazdę, gdyż do czasu pracy kierowcy zalicza się również czas, gdy pozostaje on w gotowości na stanowisku pracy, czy wykonuje inne czynności, czyli np. jeśli czeka na załadunek lub rozładunek.

Jeśli kierowca, wykonując przewóz drogowy, dokona zbyt krótkiego dobowego nieprzerwanego odpoczynku (regularnego lub skróconego), to generuje to naruszenie. Jazda kierowców zawodowych z kilku dni sumuje się do momentu wykonania kolejnego prawidłowego odpoczynku dobowego, dlatego tak ważne jest przestrzeganie norm w tym zakresie.

Tygodniowy czas pracy

Tygodniowy czas pracy kierowcy zaczyna się o godz. 00:00 w poniedziałek, a kończy się o godzinie 24:00 w niedzielę. Ta zasada jest sztywna. Są to powtarzające się cykle tygodniowe (tygodnie pracy). Według nich jest liczony czas pracy kierowcy łącznie z tygodniowym okresem odpoczynku.

Kierowca może prowadzić pojazd nie więcej niż 56 godzin w okresie tygodnia. Jest to wymiar 9 godzin jazdy dziennie. Dwa razy w tygodniu może wydłużyć ten czas do 10 godzin. Trzeba jednak odróżnić czas prowadzenia od tygodniowego czasu pracy — w danym tygodniu kierowca może pracować maksymalnie 60 godzin tygodniowo, o ile zachowana jest wymagana średnia.

Czas pracy dwutygodniowy

Kierowca w dwutygodniowym okresie czasu pracy, czyli w dwóch następujących po sobie tygodniach może prowadzić pojazd maksymalnie 90 godzin. Tak więc jeśli w pierwszym będzie prowadził np. dopuszczalne 56 godzin, to w następnym może prowadzić pojazd tylko 34 godziny, tak aby nie przekroczyć dopuszczalnej liczby właśnie tych 90 godzin jazdy w dwutygodniowym przedziale czasu, czyli przyjętym okresie rozliczeniowym, który regulują ustawy.

Praca w załodze

W transporcie drogowym w przypadku pracy w tzw. załodze obecność drugiego kierowcy przez pierwszą godzinę prowadzenia pojazdu przez pierwszego kierowcę nie jest obowiązkowa. Jeśli kierowcy jadą w załodze, to ich maksymalny dzienny okres pracy wynosi 30 godzin (czyli praca + odpoczynek), każdy z kierowców może prowadzić pojazd po 9 godzin; natomiast dwa razy w tygodniu mogą wydłużyć czas prowadzenia do 10 godzin.

Odpoczynek dzienny powinien wynosić 9 godzin. Kierowcy poruszający się w załodze powinni udać się na odpoczynek w tym samym czasie. Czas, który drugi kierowca spędza, w pojeździe na miejscu pasażera jest czasem jego dyżuru, ten czas jest płatny 50% i jeśli drugi kierowca siedzący na miejscu pasażera nie pomaga w żaden sposób kierowcy prowadzącemu pojazd, to może on zaliczyć czas gotowości jako przerwę 45 minut. Jeśli się zmieniają, to kierowca, który prowadzi auto, powinien mieć zalogowaną kartę w pierwszym slocie, później gdy znów się zamienią, ponownie będą musieli zmienić miejsce logowania kart w tachografie, karta kierowcy, który prowadzi pojazd, zawsze musi być umieszczona w pierwszym slocie tachografu. Czas, który kierowcy poświęcą na zmianę kart w tachografie, zapisują jako praca inna.

Jeśli kierowcy nie wyjeżdżają razem z bazy firmy, drugi kierowca musi dołączyć najpóźniej w ciągu pierwszej godziny, aby można było mówić o jeździe w załodze. Powinni tego przestrzegać, aby nie wygenerować naruszenia. W momencie kiedy wsiądzie do pojazdu, powinien już zalogować kartę do tachografu i rejestrować swoją pracę (gotowość). Jeśli kierowca nie zaloguje karty, w przypadku kontroli drogowej przewoźnik może zostać ukarany zgodnie z aktualnym taryfikatorem kar, a naruszenie może mieć wpływ na ocenę ryzyka przedsiębiorstwa.

Dzienny okres odpoczynku

Regularny dzienny okres odpoczynku to nic innego jak odpoczynek regularny trwający co najmniej 11 godzin, kierowca powinien taki odpoczynek odbywać w każdej dobie pracowniczej. Jednak istnieje jeszcze pojęcie odpoczynku dobowego skróconego i kierowca może taki odpoczynek skrócony odbyć trzy razy w danym tygodniu pracy, zgodnie z obowiązującymi zasadami. Może to być odpoczynek dzienny skrócony trwający co najmniej 9 godzin. Odpoczynek regularny wynoszący przynajmniej 11 godzin, kierowca może podzielić na dwie części: na 3 i na co najmniej 9 nieprzerwanych godzin.

Doba kierowcy rozpoczyna się w momencie rozpoczęcia jego pracy. Nie musi to być tylko i wyłącznie prowadzenie pojazdu, może on równie dobrze rozpocząć dobę innymi czynnościami, które zaliczają się do czasu pracy kierowcy. Dzienny czas pracy kierowcy należy liczyć od rozpoczęcia pracy do chwili zakończenia pracy, z uwzględnieniem wszystkich aktywności zaliczanych do czasu pracy.

Kiedy już wykona pracę inną i rozpoczyna jazdę, to powinien on w momencie włożenia karty kierowcy do tachografu zaznaczyć, fakt, że wykonywał pracę inną (tzw. wpis manualny). W ten sposób cały jego czas pracy w danej dobie zostanie zsumowany i poprawnie udokumentowany.

Kierowca musi zmieścić się, pracując i odpoczywając w przedziale godzinowym 24 godzin.

Rozróżnia się trzy różne odpoczynki dobowe:

• regularny, trwający co najmniej 11 godzin;
• skrócony, trwający co najmniej 9 godzin;
• dzielony, w dwóch częściach 3 i co najmniej 9 godzin.

Czas pracy kierowcy – czas wolny

Kierowca podczas każdego odpoczynku dobowego, jak również odpoczynku tygodniowego regularnego, czy skróconego może dowolnie dysponować swoim wolnym czasem. Nie musi wykonywać żadnych czynności związanych z jego pracą.

Regularny odpoczynek tygodniowy

Odpoczynek tygodniowy trwający 45 godzin, jest to tygodniowy odpoczynek regularny, który kierowca powinien rozpocząć nie później niż po zakończeniu kolejnych sześciu 24-godzinnych okresów, patrząc od końca poprzedniego tygodniowego okresu odpoczynku.

Regularny tygodniowy okres odpoczynku nie może być wykorzystany przez kierowcę w kabinie pojazdu.

Kierowca może odbyć pod rząd dwa skrócone regularne tygodniowe okresy odpoczynku, jeżeli przebywa poza granicami kraju siedziby firmy. Musi natomiast odbyć kolejne dwa odpoczynki regularne trwające przynajmniej 45 godzin.

W każdych kolejnych czterech tygodniach kalendarzowych kierowca musi zrealizować przynajmniej dwa odpoczynki tygodniowe regularne i dwa odpoczynki tygodniowe skrócone.

Po dwóch odpoczynkach tygodniowych skróconych, kolejny odpoczynek powinien być tygodniowy regularny, jednak musi być poprzedzony rekompensatą za skrócenia i poprzedzony odpoczynkiem dobowym. Ten odpoczynek musi być odbyty w miejscu zamieszkania lub siedziby firmy.

Odpoczynki kierowców to jeden z tych obszarów, w których drobny błąd w planowaniu lub ewidencji może szybko przełożyć się na naruszenie. Jeśli chcesz uporządkować ten temat i sprawdzić, na co zwracają uwagę służby kontrolne, pobierz nasz e-book „Odpoczynki kierowcy pod kontrolą”.

E-book: Odpoczynki kierowcy pod kontrolą

Przedłużony wymiar czasu jazdy

Kierowca może przedłużyć czas jazdy o maksymalnie 1 lub 2 godziny gdy powraca do bazy, lub do domu. Musi jednak udokumentować odstępstwa (wydłużenia) na wydruku z tachografu lub na wykresówce. Konieczna jest również rekompensata przedłużonego czasu jazdy wraz z odpoczynkiem co najmniej 9-godzinnym, rekompensata ta musi zostać wykonana przed końcem trzeciego tygodnia następującego po przedłużeniu jazdy.

Przedłużenie czasu jazdy o 2 godziny musi być poprzedzone 30 – minutową przerwą odbytą bezpośrednio przed rozpoczęciem tego okresu prowadzenia.

Odpoczynek tygodniowy skrócony

Odpoczynek tygodniowy skrócony trwający co najmniej 24 godziny, jest to odpoczynek skrócony, taki odpoczynek kierowca może wykonać zastępczo za regularny trwający 45 godzin. Kierowca może odbyć dwa takie skrócone odpoczynki w dwóch kolejnych tygodniach, ale musi je później zrekompensować.

Kierowca może odbyć dwa odpoczynki skrócone pod rząd, ale musi spełnić pewne warunki:

• odpoczynki skrócone tylko w transporcie międzynarodowym;
• oba odpoczynki tygodniowe skrócone muszą być wykonane poza granicami Polski (nie dotyczy przewozów wyłącznie na terenie Polski oraz w krajach AETR);
• po dwóch odpoczynkach tygodniowych skróconych, kolejny odpoczynek powinien być tygodniowy regularny, musi być poprzedzony rekompensatą za
• skrócenia i poprzedzony odpoczynkiem dobowym;
• odpoczynek musi być odbyty w siedzibie firmy lub miejscu zamieszkania.

Czas odpoczynku tygodniowego na przełomie tygodni

W przypadku gdy odpoczynek tygodniowy trwa na przełomie tygodni, to taki odpoczynek kierowca może zaliczyć jako regularny odpoczynek dobowy tylko do jednego z nich. Nie może on podzielić odpoczynku regularnego tygodniowego na dwa sąsiadujące tygodnie.

Prom lub kolej – odpoczynek dzienny na promie

Jak najbardziej kierowca może odbyć odpoczynek dobowy na promie lub na kolei.

Jeśli kierowca oczekuje np. na przeprawę promową, a jest to moment kiedy powinien odbyć dobowy odpoczynek, to może on go podzielić. Odbyć pierwszą część odpoczynku przed wjazdem na prom (wjazd i zjazd może trwać maks. 1 godzinę), resztę odpoczynku może odbyć na promie, może również dokończyć odpoczynek, po zjeździe z promu na najbliższym parkingu.

Aby mógł odbyć odpoczynek regularny trwający 45 godzin na promie lub przemieszczając się koleją, muszą zostać spełnione określone warunki:

• podróż kierowcy musi trwać co najmniej 8 godzin;
• kierowca musi mieć do dyspozycji kabinę sypialną na promie lub w pociągu (koję lub kuszetkę).

Każde przerwanie odpoczynku w związku z wjazdem na prom lub pociąg oraz zjazdem z niego powinno być właściwie zarejestrowane w tachografie. W razie kontroli znaczenie ma nie tylko sam fakt podróży promem lub koleją, ale również sposób udokumentowania aktywności kierowcy.

Pora nocna w czasie pracy kierowcy

Funkcjonują dwa pojęcia pory nocnej. Jedna z nich to pora odnosząca się do Kodeksu Pracy. Dotyczy wszystkich osób zatrudnionych na umowie o pracę. Jest to przedział godzinowy pomiędzy 21:00 a 7:00. Każdemu pracownikowi pracującemu w porze nocnej należy się dodatek do wynagrodzenia z tego tytułu. W przypadku kierowców zatrudnionych na etacie, czyli na podstawie stosunku pracy, co do zasady obowiązuje też 8 godzin pracy na dobę i 40 godzin tygodniowo, przy czym są to normy wynikające ze stosunku pracy, odrębne od zasad przewidzianych w ustawie branżowej.

Drugim pojęciem pory nocnej jest przedział 4 godzin w zakresie czasu pomiędzy 0:00 a 7:00 odnoszącym się do ustawy o czasie pracy kierowców. Każdy pracodawca wykonujący przewóz drogowy powinien ustalić zakres 4 godzin w przedziale czasowym 0:00 a 7:00 tzw. pory nocnej w regulaminie, obwieszczeniu, układzie zbiorowym lub określić w warunkach zatrudnienia.

Jeżeli kierowca wykona jakąkolwiek pracę: czy to jazdę, czy pracę inną w porze nocnej, nawet jeśli będzie to kilka minut, to czas pracy danego kierowcy pomiędzy dwoma kolejnymi okresami dziennego albo dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku nie może przekroczyć 10 godzin. Od podmiotu zatrudniającego kierowców zależy, jakie godziny nocne ustali, będzie to oczywiście zależne od tego, w jakich godzinach najczęściej kierowcy pracują, aby nie generować kolejnych ograniczeń. Jeśli kierowcy wcześnie wyjeżdżają, to przedział godzinowy na pewno będzie inny niż w przypadku, gdy wyjeżdżają później i później wracają.

Czas pracy kierowcy – bezpieczeństwo na drodze

Nasza firma przeprowadziła jakiś czas temu, eksperyment drogowy (oczywiście z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa na przygotowanym do tego terenie) jak zachowuje się zmęczony kierowca. Okazało się, że rezultat jest niestety dokładnie taki sam, jakby pojazdem poruszał się kierowca pijany. Pokazuje to, jak ważny jest dzienny regularny okres odpoczynku, jak również czas odpoczynku tygodniowego. Bezwzględnie nikt nie powinien jeździć jeśli jest zmęczony, gdyż zagraża to bezpieczeństwu, życiu i zdrowiu ludzkiemu oraz wszystkich uczestników ruchu drogowego.zagraża to zdrowiu i życiu innych użytkowników dróg.

Godziny nadliczbowe

Dobowe godziny nadliczbowe są to godziny ponad dobowy wymiar pracy wynikający z przyjętego systemu czasu pracy, a nie tylko z Ustawy o czasie pracy. Kierowca może wypracować takie godziny w wyjątkowych sytuacjach.

a) Godziny nadliczbowe – dodatekJeśli dobowe godziny nadliczbowe wynikają z potrzeby pracodawcy i zawarł on taką informację w regulaminie bądź układzie zbiorowym pracy, w umowie o pracę, to kierowca może je wykonać w większej ilości. Według Kodeksu Pracy pracownik nie powinien przekraczać 150 godzin nadliczbowych, można zwiększyć jednak ten limit zgodnie z ustaleniami do 260 godzin.

Przy pracy etatowej zasady rozkładu czasu pracy mogą być ustalane np. w systemie podstawowym lub równoważnym, zależnie od organizacji zadania służbowego.

Według Państwowej Inspekcji Pracy limit nadgodzin na rok jest to 416 godzin, liczba ta wynika z wymnożenia 52 tygodni i 8 godzin. Jest to największa możliwa liczba nadgodzin przy stuprocentowej frekwencji, tak więc jeśli odliczyć usprawiedliwione nieobecności w pracy z różnych powodów, to liczba nadgodzin zostanie pomniejszona.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przedstawia odmienne stanowisko i limit ten to: 384 godzin (pracownicy, którym przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego); 376 godzin (pracownicy, którym przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego).

Wiążące są jednak przepisy Państwowej Inspekcji Pracy.

Za nadgodziny pracownikowi przysługuje dodatek 50% lub 100% i jest on wypłacany dodatkowo do wynagrodzenia. Natomiast jeśli nie ma wzmianki w dokumentach o godzinach nadliczbowych, to kierowca może wykonać takie godziny nadliczbowe tylko w wyjątkowych przypadkach, tj. w przypadku:

• awarii;
• realnego zagrożenia życia lub zdrowia;
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Kierowca nie może sam decydować, że wypracuje dodatkowe nadgodziny, jeśli nie zostało to wcześniej uregulowane z pracodawcą.

b) Godziny nadliczbowe – czas wolny. Kierowca za wypracowane godziny nadliczbowe może, zamiast dodatkowego wynagrodzenia otrzymać czas wolny: jeśli odbywa się to na wniosek pracownika (czyli on wybiera, w jaki dzień chce wykorzystać godziny nadliczbowe) to za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową, otrzymuje jedną wolną godzinę, czyli 1:1; jeśli pracodawca narzuca pracownikowi odbiór nadgodzin, (czyli pracodawca wybierze dni, w które kierowca będzie mógł odebrać nadliczbowe godziny wolne od pracy) zamiast wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny, powinien on otrzymać za każdą przepracowaną godzinę, półtorej godziny wolnego czasu, czyli 1:1,5.

Oczywiste jest, że pracownikowi przysługuje jedno z dwóch rozwiązań, tzn. wypłata dodatkowych pieniędzy lub udzielony czas wolny za wypracowane nadgodziny.

Rozróżnia się dwa rodzaje nadgodzin:

• dobowe;
• średniotygodniowe (w danym okresie rozliczeniowym).

Jeśli przekroczymy limit nadgodzin w okresie rozliczeniowym, to mówimy wtedy o godzinach średniotygodniowych. Nawet jeśli w jednym tygodniu nie przekroczymy normy czasu pracy, a w kolejnych tygodniach tak w przyjętym okresie rozliczeniowym, to mówimy o nadgodzinach średniotygodniowych.

Godziny dobowe nie są zaliczane do godzin średniotygodniowych.

Podsumowując wszystkie informacje, jakie zebraliśmy powyżej, z całą pewnością można stwierdzić, że mnogość przepisów dotyczących czasu pracy kierowców nie ułatwia prowadzenia firmy transportowej w codziennych realiach. Jednocześnie widmo wysokich kar za naruszenia, czy możliwość utraty dobrej reputacji powodują konieczność ich znajomości i wymagają weryfikacji ich przestrzegania przez kierowców.

Ewidencja czasu pracy kierowcy

Ewidencja czasu pracy kierowcy jest obowiązkiem pracodawcy. Powinna pozwalać na prawidłowe ustalenie czasu pracy, dyżurów, przerw, odpoczynków, godzin nadliczbowych, pracy w porze nocnej i należnego wynagrodzenia.

Dane do ewidencji mogą pochodzić m.in. z tachografu, karty kierowcy, wykresówek, plików cyfrowych, dokumentów przewozowych, harmonogramów, ewidencji nieobecności i wpisów manualnych.

Największym błędem jest traktowanie ewidencji jako formalności. W rzeczywistości jest to dokumentacja, która chroni firmę podczas kontroli i pomaga ograniczyć ryzyko błędnych wypłat.

Dobrze prowadzona ewidencja odpowiada na pytania:

• kiedy kierowca rozpoczął i zakończył pracę,
• ile czasu prowadził pojazd,
• ile czasu wykonywał inną pracę,
• kiedy był na dyżurze,
• kiedy odpoczywał,
• czy wykonał wymagane przerwy,
• czy wystąpiła praca w porze nocnej,
• czy powstały nadgodziny,
• czy zachowano odpoczynki dzienne i tygodniowe.

Im więcej kierowców w firmie, tym większe znaczenie ma systematyczność. Przy kilku kierowcach błędy można jeszcze próbować wychwycić ręcznie. Przy większej flocie brak narzędzia lub procedury szybko zaczyna generować ryzyko.

Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców wymaga nie tylko zebrania danych, ale też ich właściwej interpretacji. Pobierz demo Tachospeed Expert i sprawdź, jak program pomaga analizować aktywności kierowców, wykrywać naruszenia i przygotowywać dokumentację potrzebną do rozliczeń.

Pobierz Demo Tachospeed Expert

Jak ograniczyć ryzyko błędów w firmie transportowej?

Najbezpieczniejsze firmy transportowe nie czekają z analizą do momentu kontroli. Sprawdzają dane regularnie, pilnują kompletności plików, uczą kierowców poprawnej obsługi tachografu i analizują naruszenia zanim staną się realnym problemem.

W praktyce warto wdrożyć prosty schemat:

1. Regularne pobieranie danych z kart kierowców i tachografów.
2. Sprawdzanie kompletności danych.
3. Weryfikacja wpisów manualnych.
4. Analiza naruszeń czasu jazdy, przerw i odpoczynków.
5. Kontrola pracy w porze nocnej.
6. Sprawdzenie dyżurów, nadgodzin i czasu pracy.
7. Przygotowanie ewidencji czasu pracy.
8. Omówienie powtarzających się błędów z kierowcami.
9. Archiwizacja dokumentacji.
10. Korzystanie z narzędzia, które pomaga analizować dane i ograniczać błędy interpretacyjne.

Tachospeed Expert wspiera firmy transportowe w analizie czasu pracy kierowców, ewidencji, raportach, kontroli naruszeń i rozliczeniach. Program nie zastępuje odpowiedzialności przedsiębiorcy, ale pomaga szybciej zobaczyć, gdzie występuje ryzyko i co wymaga sprawdzenia.

To szczególnie ważne wtedy, gdy osoba rozliczająca nie chce tylko „kliknąć raportu”, ale chce rozumieć, co program pokazuje i z czego wynika dana nieprawidłowość.

Podsumowanie

Czas pracy kierowcy w transporcie drogowym to obszar, w którym przepisy, praktyka i odpowiedzialność przedsiębiorcy spotykają się każdego dnia. Kierowca musi przestrzegać limitów jazdy, przerw i odpoczynków, ale firma musi tak organizować pracę, aby było to realnie możliwe.

Najważniejsze zasady są proste do zapamiętania: 9 godzin jazdy dziennie, możliwość wydłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu, 45 minut przerwy po 4,5 godziny jazdy, 56 godzin jazdy tygodniowo i 90 godzin w dwóch kolejnych tygodniach. Jednak prawdziwe ryzyko często pojawia się w szczegółach: wpisach manualnych, dyżurach, pracy nocnej, odpoczynkach, rekompensatach i ewidencji.

Dlatego w firmie transportowej nie wystarczy znać ogólne limity. Trzeba jeszcze umieć je zastosować do konkretnego kierowcy, konkretnej trasy i konkretnego dnia pracy.

Dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy kierowców pomaga uniknąć chaosu w dokumentach, ogranicza ryzyko błędów i daje większą kontrolę nad kosztami. A przy rosnącej liczbie obowiązków, również w transporcie lekkim od 1 lipca 2026 r., będzie to jeden z kluczowych elementów bezpiecznego zarządzania firmą transportową.

FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule