Kontrola w firmie transportowej to proces, który może zadecydować o bezpieczeństwie firmy, jej reputacji, ale także proces, który ujawnia nieprawidłowości mogące skutkować karami finansowymi. Ma to szczególne znaczenie w transporcie, gdzie ryzyko sankcji i wymogi prawne są wyjątkowo wysokie. W 2025 roku inspektorzy PIP i ITD szczególnie analizują czas pracy kierowców, dokumentację przewozową, obsługę tachografów oraz zgodność zatrudnienia z prawem. Dowiedz się, jakie obszary najczęściej budzą zastrzeżenia i jak krok po kroku przygotować firmę do kontroli, aby przejść ją bez stresu i strat finansowych.
Spis treści
Organ kontrolujący – co sprawdzają inspektorzy PIP
Branża transportowa to jeden z filarów gospodarki, ale jednocześnie sektor szczególnie narażony na kontrole organów nadzorczych. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) regularnie weryfikują zgodność z przepisami prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz regulacjami transportowymi.
Kontrola w firmie transportowej może ujawnić uchybienia, które grożą wysokimi karami, a przede wszystkim zagrażają bezpieczeństwu kierowców. Dlatego warto wiedzieć, jakie obszary najczęściej budzą zastrzeżenia inspektorów i jak się do tego przygotować.
Kontrole PIP w sektorze transportowym często ujawniają szereg uchybień i nieprawidłowości, które nie tylko narażają firmy na wysokie kary finansowe, ale przede wszystkim stwarzają realne zagrożenie dla zdrowia i życia zatrudnionych kierowców oraz personelu towarzyszącego. W dobie rosnących wymagań prawnych i społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw, zrozumienie, jakie obszary są najczęściej kwestionowane przez inspektorów, staje się niezbędne do skutecznego zarządzania ryzykiem i zapewnienia zgodności operacyjnej.
Jakie dokumenty są najczęściej kontrolowane przez PIP i ITD?
Podczas przeprowadzania kontroli w firmach transportowych, Inspekcja Transportu Drogowego oraz Państwowa Inspekcja Pracy skupiają się przede wszystkim na analizie dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przechowywanej w systemach informatycznych. Dokumenty należy przygotować z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów podczas kontroli. Inspektorzy szczególnie sprawdzają przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców, prawidłową obsługę tachografów oraz kart kierowców, a także kontrolują kwestie wynagrodzeń oraz legalność zatrudnienia pracowników.
Ważnym obszarem kontroli są dokumenty przewozowe, ze szczególnym uwzględnieniem zmian w przepisach dotyczących przewozów kabotażowych. Inspektorzy zwracają uwagę m.in. na obowiązek powrotu kierowców do bazy firmy co 8 tygodni, a także na limit dopuszczalnej liczby przewozów kabotażowych w określonym czasie oraz przestrzeganie najnowszych regulacji prawnych.
Sprawdzanie czasu pracy kierowców obejmuje ocenę dziennego, tygodniowego i miesięcznego wymiaru pracy, a także regularności i długości odpoczynków oraz przerw. Inspektorzy sprawdzają również prawidłowe rejestrowanie aktywności kierowców podczas tras, ponieważ brak właściwego udokumentowania tych aktywności może skutkować sankcjami. Kontrola obejmuje także terminowość pobierania danych z tachografu oraz kart kierowców, a inspektorzy zwracają uwagę na ewentualne próby manipulacji tymi danymi. Przypominają, że dane z tachografu powinny być pobierane co 90 dni, natomiast z karty kierowcy, co maksymalnie 28 dni, a za przestrzeganie tego obowiązku odpowiada przewoźnik.
Przechowywanie dokumentacji może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w systemach informatycznych. Kontrola może być przeprowadzona także w miejscu przechowywania dokumentacji, jeśli nie jest to siedziba firmy, na pisemny wniosek przedsiębiorcy, co pozwala usprawnić proces kontroli.
Jak skutecznie przygotować się do kontroli ITD i PIP?
Po otrzymaniu zawiadomienia o planowanej kontroli przedsiębiorstwo ma co najmniej siedem dni na skompletowanie i przygotowanie niezbędnej dokumentacji. Kluczem do sprawnego przejścia kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) oraz Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) jest konsekwentne przestrzeganie obowiązujących przepisów i wymagań na co dzień. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które ułatwią przygotowania:
Chcesz mieć pewność, że Twoja firma przejdzie kontrolę ITD i PIP bez stresu i ryzyka kar? Skorzystaj z naszych audytów i doradztwa – dzięki nim przygotujesz kompletną dokumentację, wyeliminujesz błędy i zyskasz spokój podczas każdej kontroli.
Systematyczne gromadzenie i archiwizacja danych
Podstawą jest regularne pobieranie i archiwizowanie informacji z tachografów oraz kart kierowców. Taki porządek w dokumentacji znacząco usprawnia przebieg kontroli. Pamiętaj, aby pobierać dane z karty kierowcy maksymalnie co 28 dni, a dane z tachografu cyfrowego maksymalnie co 90 dni.
Monitorowanie i analiza czasu pracy kierowców
Regularne weryfikowanie pracy kierowców, w tym poprawności obsługi tachografów oraz przestrzegania norm dotyczących czasu pracy i odpoczynku, jest niezbędne. Organizacja szkoleń dla kierowców pozwala wyeliminować błędy i promować dobre praktyki. Warto pamiętać, że inspektorzy skupiają się podczas kontroli na szczegółowej analizie dokumentów związanych z czasem pracy i odpoczynkiem kierowców. Jako firma Infolab organizujemy szkolenia dla kierowców, więcej informacji na ten temat: Czas pracy kierowcy – szkolenia dla firm transportowych 2025
Inwestycja w nowoczesne narzędzia
Warto zaopatrzyć się w profesjonalne urządzenia, takie jak Tachoterminal PRO 3, które umożliwiają szybki i łatwy odczyt danych z różnych typów tachografów i kart kierowców. Takie narzędzia znacznie usprawniają zarządzanie dokumentacją.
Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania
Programy dedykowane analizie i rozliczaniu czasu pracy kierowców ułatwiają prawidłową interpretację danych oraz zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami. Idealnym programem do tego jest nasz program – Tachospeed Expert, który możesz pobrać i przetestować za darmo przez 14 dni.
Kiedy inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego mogą przeprowadzić kontrolę w firmie transportowej?
Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) mają prawo prowadzić kontrole w przedsiębiorstwach transportowych z różnych powodów. Często kontrola ITD następuje bezpośrednio po zatrzymaniu pojazdu podczas rutynowej kontroli drogowej, przeprowadzonej zarówno przez polskie, jak i zagraniczne służby, zwłaszcza gdy wykryte zostaną poważne naruszenia przepisów.
Zazwyczaj przedsiębiorcy są informowani o planowanej kontroli poprzez przesłanie listu poleconego na adres firmy. Kontrola najczęściej realizowana jest w terminie od 7 do 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia. W tym okresie firma powinna zgromadzić i przygotować wszelką niezbędną dokumentację, aby sprawnie przejść procedurę kontrolną.
Współpraca z firmami zewnętrznymi
Dla przedsiębiorstw, które nie dysponują odpowiednimi zasobami wewnętrznymi, wsparcie ze strony specjalistycznych firm zewnętrznych zajmujących się rozliczaniem czasu pracy kierowców może okazać się niezwykle pomocne. Takie partnerstwo gwarantuje profesjonalną obsługę i przygotowanie kompletnej dokumentacji na potrzeby kontroli.
Czas trwania kontroli ITD – czego się spodziewać?
Czas trwania kontroli ITD w firmie transportowej zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, zakres prowadzonej działalności gospodarczej oraz ilość i rodzaj sprawdzanych dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, maksymalny czas trwania kontroli ITD w firmie transportowej jest ściśle określony i wynosi od 12 do 48 dni roboczych. Dla mikroprzedsiębiorców kontrola nie powinna trwać dłużej niż 12 dni, dla małych firm – do 18 dni, a dla średnich przedsiębiorstw – od 24 do 48 dni. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli, inspektor ma prawo przedłużyć czas trwania czynności kontrolnych o maksymalnie 7 dni, aby dokładnie wyjaśnić wszystkie wątpliwości.
Warto pamiętać, że w praktyce kontrola ITD w firmie transportowej może potrwać nawet kilka tygodni, zwłaszcza jeśli inspektorzy muszą przeanalizować dużą ilość dokumentacji lub pojawią się zastrzeżenia co do prawidłowości prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, obsługi tachografów czy dokumentów przewozowych. Przedsiębiorca powinien być przygotowany na to, że w trakcie kontroli inspektorzy mogą wracać do firmy kilkukrotnie, aby uzupełnić dokumentację lub wyjaśnić niejasności. Dobrze zorganizowana dokumentacja i sprawna współpraca z inspektorami pozwalają jednak skrócić czas trwania kontroli i zminimalizować ryzyko poważnych konsekwencji w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
Prawa i obowiązki firm transportowych podczas kontroli
Podczas kontroli ITD każda firma transportowa ma jasno określone prawa i obowiązki, które wynikają z przepisów dotyczących wykonywania działalności gospodarczej oraz wykonywania zawodu przewoźnika drogowego. Powiadomienie o kontroli jest obowiązkiem ITD – przedsiębiorca otrzymuje je zazwyczaj z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem. W tym czasie firma powinna przygotować wszystkie wymagane dokumenty, jak karty kierowców, dokumenty przewozowe oraz inne dokumenty związane z transportem drogowym.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest umożliwienie inspektorom przeprowadzenia kontroli, w tym udostępnienie pełnej dokumentacji oraz zapewnienie dostępu do miejsc, w których przechowywane są dokumenty i dane dotyczące działalności transportowej. Inspektorzy ITD podczas kontroli skupiają się przede wszystkim na danych z kart kierowców i tachografów oraz dokumentach potwierdzających przerwy i odpoczynki. Natomiast szczegółowa ewidencja czasu pracy jest głównie analizowana przez PIP. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli, firma zobowiązana jest do podjęcia działań naprawczych i usunięcia uchybień w wyznaczonym terminie.
Warto pamiętać, że uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli lub utrudnianie pracy inspektorom może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Dlatego tak ważne jest, aby w trakcie kontroli ITD zachować pełną transparentność i współpracować z inspektorami na każdym etapie czynności kontrolnych.
Kiedy inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego mogą przeprowadzić kontrolę w firmie transportowej?
Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) mają prawo prowadzić kontrole w przedsiębiorstwach transportowych z różnych powodów. Często kontrola ITD następuje bezpośrednio po zatrzymaniu pojazdu podczas rutynowej kontroli drogowej, przeprowadzonej zarówno przez polskie, jak i zagraniczne służby, zwłaszcza gdy wykryte zostaną poważne naruszenia przepisów. Zazwyczaj przedsiębiorcy są informowani o planowanej kontroli poprzez przesłanie listu poleconego na adres firmy. Kontrola najczęściej realizowana jest w terminie od 7 do 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia. W tym okresie firma transportowa powinna zgromadzić i przygotować wszelką niezbędną dokumentację, aby sprawnie przejść procedurę kontrolną.
Co najczęściej budzi zastrzeżenia inspektorów podczas kontroli PIP w firmie transportowej?
Podczas kontroli PIP w firmach transportowych inspektorzy najczęściej wskazują na poważne uchybienia, które mają bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo kierowców oraz legalność zatrudnienia. Kluczowe obszary problemowe to:
Warto pamiętać, że przedsiębiorca ma prawo wnosić zastrzeżenia do ustaleń inspektorów, jeśli nie zgadza się z ich oceną.
1. Nieprawidłowa ewidencja czasu pracy i odpoczynku.
Jednym z najczęstszych zastrzeżeń jest brak lub prowadzenie nierzetelnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy kierowców. Inspektorzy zwracają uwagę na błędy w rozliczaniu godzin pracy, nieprawidłowe zapisy dotyczące przerw i odpoczynków oraz brak zgodności z wymogami prawa. Niedokładne prowadzenie ewidencji skutkuje nie tylko karami, ale przede wszystkim zagrożeniem dla zdrowia i życia pracowników oraz innych uczestników ruchu drogowego.
2. Przekraczanie dozwolonych limitów czasu pracy i niewystarczające okresy odpoczynku.
Kontrola ujawniła przypadki, gdy kierowcy są zmuszani do pracy ponad normy czasu jazdy lub mają zbyt krótkie przerwy, co znacząco zwiększa ryzyko wypadków. Inspektorzy zwracają szczególną uwagę na zgodność z przepisami UE i Kodeksu pracy dotyczącymi norm czasu pracy i odpoczynku kierowców.
3. Niedostateczne szkolenia i brak świadomości BHP.
Brak systematycznych szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy to kolejny poważny problem. Pracownicy często nie są odpowiednio przygotowani do specyfiki pracy kierowcy zawodowego, co wpływa na ich bezpieczeństwo oraz efektywność pracy. Inspektorzy wymagają dokumentacji potwierdzającej realizację obowiązkowych szkoleń.
4. Nieodpowiednie warunki pracy.
Inspektorzy oceniają również warunki, w jakich wykonują pracę kierowcy, zwracając uwagę na ergonomię stanowiska, dostęp do zaplecza sanitarnego, a także bezpieczeństwo podczas czynności załadunkowych i rozładunkowych. Niedostosowanie warunków do wymogów BHP skutkuje zgłaszaniem poważnych uwag i zaleceń.
5. Naruszenia przepisów dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń.
Wielokrotnie podczas kontroli wykrywane są nieprawidłowości związane z brakiem umów o pracę, zatrudnianiem „na czarno” lub niezgodnym z przepisami wynagradzaniem. Inspektorzy sprawdzają także, czy firma przestrzega zasad legalności zatrudnienia i czy pracownicy mają zapewnione wszystkie przysługujące im prawa.
6. Błędy w dokumentacji przewozowej i obsłudze tachografów.
Inspektorzy kontrolują poprawność prowadzenia dokumentów przewozowych oraz zgodność odczytów z tachografów. Manipulacje danymi lub zaniedbania w tym zakresie są traktowane jako poważne naruszenia, mogące prowadzić do nałożenia wysokich kar.
Podsumowanie
Podsumowując, kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w firmach transportowych to proces, który wymaga od przedsiębiorców szczególnej uwagi i skrupulatności. Najczęstsze nieprawidłowości dotyczą ewidencjonowania czasu pracy, przestrzegania norm odpoczynku, zapewnienia odpowiednich warunków BHP oraz prawidłowości zatrudnienia i dokumentacji przewozowej. Zaniedbania w tych obszarach mogą prowadzić nie tylko do nałożenia dotkliwych kar finansowych, ale także do poważnych konsekwencji prawnych i zagrożeń dla bezpieczeństwa kierowców. Aby uniknąć problemów podczas kontroli, firmy powinny na bieżąco monitorować swoją dokumentację, inwestować w szkolenia oraz dbać o zgodność z obowiązującymi przepisami. Tylko w ten sposób możliwe jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy i minimalizacja ryzyka sankcji.
Zachęcamy do śledzenia nas na portalach LinkedIn, Facebook, Instagram oraz obserwowanie strony internetowej Tachospeed. Znajduje się tam więcej informacji ze świata transportu, artykuły eksperckie i szeroki wybór szkoleń między innymi z czasu pracy kierowców.
