Kontrole inspektorów z takich instytucji jak ITD (Inspekcja Transportu Drogowego) czy PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) stały się częstsze i bardziej intensywne. Taka stacja wynika między innymi z wprowadzenia Pakietu Mobilności, nowych zasad dotyczących wynagrodzeń kierowców oraz zmian w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego nr 561/2006. Jak zatem przygotować się do kontroli drogowej? Na co zwrócić uwagę gdy odwiedzają nas służby kontrolne?
Spis treści
Ostatnie lata były wyjątkowo trudne dla sektora transportowego, ponieważ musiał on mierzyć się z wieloma wyzwaniami. Wprowadzenie Pakietu Mobilności, nowych zasad dotyczących wynagrodzeń kierowców oraz zmian w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego nr 561/2006 spowodowały również, że inspekcje w transporcie drogowym, stały się częstsze i bardziej intensywne.
Dlatego wielu właścicieli firm zastanawia się jak wygląda przebieg kontroli, jakie jest prawo przedsiębiorców w trakcie czynności kontrolnych? Pojawiają się pytania dotyczące weryfikacji przez inspektorów warunków pracy, zasad bhp czy też czasu pracy.
Warto zastanowić się jakie uprawnienia ma inspektor itd czy inspektor pip, co jest warunkowane przepisami ustawy, jakie dokumenty związane z prawem pracy trzema przygotować?
Wiele opisanych powyżej zagadnień poruszymy w tym artykule. Dlatego, że kontrola przeprowadzana przez Inspekcję Transportu Drogowego (ITD) w firmie transportowej jest wydarzeniem, do którego należy się odpowiednio przygotować. Nie ma znaczenia tutaj wielkość firmy, rodzaj działalności transportowej, czy posiadane doświadczenie.
W dalszej części tekstu szczegółowo opisujemy, czym jest kontrola ITD, jak długo może obejmować okres wsteczny. Opowiemy na pytania jak zachowywać się w trakcie kontroli, co robić po zakończeniu kontroli i na jakie aspekty należy zwrócić szczególną uwagę.
Kiedy inspektorzy inspekcji transportu drogowego mogą dokonać kontroli firmy transportowej?
Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) mogą przeprowadzać
kontrole w firmach transportowych z różnych przyczyn. Często, kontrola ITD następuje po kontroli drogowej wykonanej przez polskie lub zagraniczne służby, szczególnie jeśli podczas niej wykryte zostaną poważne naruszenia.
Przewoźnicy są zazwyczaj informowani o nadchodzącej kontroli poprzez list polecony wysłany na adres przedsiębiorstwa. Kontrola zwykle odbywa się w ciągu 7 do 30 dni od daty otrzymania pisma. W tym czasie firma transportowa powinna przygotować i zebrać wszelką wymaganą dokumentację do kontroli.
Jakie dokumenty najczęściej sprawdza kontrola PIP i ITD
Inspekcja Transportu Drogowego i Państwowa Inspekcja Pracy podczas wszczęcia kontroli w firmach koncentrują się głównie na sprawdzeniu dokumentacji – zarówno papierowej, jak i elektronicznej, przechowywanej w systemach informatycznych. Często badają przestrzeganie zasad dotyczących czasu pracy, obsługi tachografów i kart kierowców, a także sprawdzają wynagrodzenia i legalność zatrudnienia pracowników.
W szczególności, inspektorzy zwracają uwagę na dokumenty przewozowe i zmiany w przepisach dotyczących przewozów kabotażowych, w tym konieczność powrotu kierowców do bazy co 8 tygodni. Kontrolują także liczbę dopuszczalnych przewozów kabotażowych w określonym czasie oraz przestrzeganie nowych regulacji.
Kontrola czasu pracy kierowców obejmuje weryfikację dziennego, tygodniowego i miesięcznego czasu pracy, regularność i długość odpoczynków oraz przerw. Inspektorzy sprawdzają również terminowość odczytów z tachografu oraz ewentualne manipulacje z danymi. Przypominają, że dane z tachografu należy pobierać co 90 dni, a z karty kierowcy – do 28 dni, z odpowiedzialnością przewoźnika za regularność tych czynności.
Dodatkowo, inspekcje mogą skupiać się na stanie technicznym pojazdów i odpowiednim zabezpieczeniu ładunku, identyfikując usterki drobne, poważne lub niebezpieczne, które mogą wpływać na bezpieczeństwo.
Ważnym aspektem dla firm zatrudniających kierowców spoza UE, zwłaszcza z Ukrainy, jest posiadanie przez pracowników świadectw pracy, potwierdzających legalność zatrudnienia w Unii Europejskiej.
Jak przygotować się do kontroli ITD i PIP?
Warto wiedzieć, że po otrzymaniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, mamy co najmniej siedem dni na przygotowanie dokumentacji.
Aby skutecznie przygotować się do kontroli inspekcji transportu drogowego (ITD) i Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), kluczowe jest codzienne działanie zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymaganiami. Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które pomogą w prawidłowym przygotowaniu:
Zbieranie i archiwizowanie danych:
Pierwszym krokiem jest systematyczne gromadzenie danych z tachografów i kart kierowców. Regularne pobieranie i archiwizowanie tych informacji jest fundamentem, który umożliwi sprawne przeprowadzenie kontroli.
Weryfikacja pracy kierowców:
Regularna kontrola pracy kierowców, w tym ewentualnych błędów w obsłudze urządzeń tachograficznych, jest niezbędna. Może to obejmować analizę czasu pracy kierowców, odpoczynków oraz prawidłowości obsługi tachografów. Regularne szkolenia dla kierowców mogą pomóc w eliminowaniu błędów i promowaniu dobrych praktyk.
Inwestycja w odpowiednie narzędzia:
Warto zainwestować w wysokiej jakości urządzenia umożliwiające łatwy odczyt danych z różnych typów kart i tachografów, takie jak Tachoterminal PRO. Te narzędzia ułatwiają zarządzanie danymi i mogą zwiększyć efektywność przygotowania do kontroli.
Korzystanie z oprogramowania do analizy danych:
Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do analizy i rozliczania czasu pracy kierowców może znacznie ułatwić proces przygotowania do kontroli. Programy te pomagają w prawidłowym interpretowaniu danych z tachografów i w utrzymywaniu zgodności z przepisami.
Współpraca z firmą zewnętrzną:
Rozważenie współpracy z firmą specjalizującą się w analizie i rozliczaniu czasu pracy kierowców może być dobrym rozwiązaniem, szczególnie dla firm, które nie dysponują odpowiednimi zasobami wewnętrznymi do zarządzania tymi zadaniami. Firma zewnętrzna może zapewnić wsparcie w utrzymaniu zgodności z przepisami oraz w przygotowaniu kompleksowej dokumentacji na potrzeby kontroli.
Co ma prawo zrobić inspekcja transportu drogowego i PIP?
Kontrola PIP posiada określone uprawnienia podczas przeprowadzania kontroli w firmach transportowych. Obowiązkiem przewoźnika jest umożliwienie inspektorom dostępu do niezbędnych warunków, informacji i dokumentów potrzebnych do wykonania ich zadań. W ramach tych uprawnień inspektorzy mogą:
- Przeprowadzać oględziny obiektów należących do firmy oraz zabezpieczać dokumenty, które mogą być potrzebne do kontroli.
- Legitymować wszystkie osoby związane z działalnością firmy, w celu weryfikacji ich tożsamości oraz roli w przedsiębiorstwie.
- Żądać wyjaśnień dotyczących wszelkich aspektów działalności firmy, które podlegają kontroli.
- Mieć dostęp do dokumentacji związanej z wykonywaną działalnością, w tym do akt osobowych pracowników.
- Współpracować z biegłymi specjalistami, jeżeli jest to niezbędne do dokładnej weryfikacji określonych aspektów działalności firmy.
Zakres kontroli i rodzaj żądanych dokumentów może różnić się w zależności od celu wizyty inspektorów. Kontrola PIP najczęściej skupia się na kwestiach związanych z wynagrodzeniami, ewidencją czasu pracy i przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Z kolei kontrola ITD koncentruje się na danych z tachografów i kart kierowców, zezwoleniach i licencjach przewoźnika oraz na posiadanej flocie pojazdów.
Dokumenty, o które najczęściej proszą inspektorzy podczas kontroli
- Regulaminy wewnętrzne przedsiębiorstwa,
- Ewidencję czasu pracy kierowców,
- Akta osobowe pracowników,
- Umowy z pracownikami oraz umowy cywilnoprawne,
- Dowody wpłat na ubezpieczenia czy podatki,
- Wykazy pojazdów należących do firmy,
- Rozliczenia ryczałtów, dopłat i kosztów podróży służbowych,
- Pisemne oświadczenia zarówno od strony pracodawcy, jak i pracowników.
Przygotowanie się do kontroli ITD i PIP wymaga zatem rzetelnego zarządzania dokumentacją oraz codziennej pracy zgodnej z obowiązującymi przepisami.
Jaki czas wstecz może być objęty kontrolą?
Kontrola ITD ma możliwość sprawdzania danych z ostatnich 12 miesięcy od daty zawiadomienia o kontroli. Z kolei Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może analizować informacje dotyczące działalności firmy sięgające do 3 lat wstecz. Czas trwania kontroli zależy od rozmiaru przedsiębiorstwa i może wynosić od 12 do 48 dni.
Kontrola ITD na drodze
Inspektorzy ITD mają uprawnienia do przeprowadzenia kontroli drogowej pojazdów transportowych , w tym na autostradach, gdzie często organizowane są specjalne akcje kontrolne. W trakcie kontroli drogowej, inspektorzy skupiają się na weryfikacji dokumentów, danych dotyczących czasu pracy kierowcy, stanu technicznego pojazdu oraz zgodności z regulacjami dotyczącymi transportu określonych typów ładunków. Konsekwencje stwierdzenia nieprawidłowości mogą obejmować nałożenie mandatów, odebranie dowodów rejestracyjnych pojazdów, a nawet nałożenie zakazu dalszej jazdy, co ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa na drogach i przestrzeganie obowiązujących przepisów transportowych. Miej oczy otwarte, bowiem kontroli drogowej można doświadczyć zarówno w dzień jak i w nocy.
Kary od ITD i PIP
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braku wymaganych dokumentów przez Inspekcję Transportu Drogowego (ITD) lub Państwową Inspekcję Pracy (PIP), sankcje finansowe mogą być znaczne. Kary mogą przyjmować różne wartości, na przykład 150 zł za jednorazowy brak przerwy w pracy, 8000 zł za przewóz bez odpowiedniej licencji, czy nawet 12000 zł za utrudnianie lub uniemożliwianie przeprowadzenia kontroli. Całkowita wysokość nałożonych kar może zależeć od liczby zatrudnionych kierowców; dla firmy zatrudniającej od 11 do 50 kierowców maksymalna suma kar może osiągnąć 20000 zł.
Kary nakładane przez PIP mogą wynosić od 1000 do 30000 zł, w zależności od rodzaju i skali stwierdzonych nieprawidłowości.
Ponadto, naruszenia wykryte podczas kontroli ITD mogą prowadzić nie tylko do kar finansowych, ale również mogą być podstawą do wszczęcia postępowania administracyjnego, w tym do cofnięcia uprawnień na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i anulowania licencji. To podkreśla, jak poważne mogą być konsekwencje niewypełniania obowiązujących przepisów w branży transportowej.
Zachęcamy do śledzenia profilu Tachospeed na Facebooku oraz strony internetowej Tachospeed znajduje się tam więcej informacji ze świata transportu, artykuły eksperckie, bazę wiedzy czy szeroki wybór szkoleń.
