Ewidencję czasu pracy kierowców regulują przepisy. Dlatego też, trzeba ją prowadzić w sposób systematyczny i dokładny. Pracodawca dla każdego kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy powinien prowadzić osobną dokumentację. Jak zatem wygląda prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy?
Ewidencjonowanie powinno być rzetelne i prawidłowe, aby nie narazić firmy na kary finansowe, jak również zgodnie ze zmianami wprowadzonymi do Pakietu mobilności nie narazić firmy na utratę dobrej reputacji.
Ewidencja czasu pracy kierowców jest wykonywana na podstawie dokumentów potwierdzających czas pracy, takimi dokumentami kierowcy są oczywiście wydruki z tachografu. Jeśli kierowca korzysta jeszcze z tachografu analogowego, są to tarczki, które powinny być poprawnie i skrupulatnie opisane, aby nie narazić siebie i firmy na kary finansowe. Jeśli kierowca używa tachografu cyfrowego, są nimi wszystkie wydruki z tachografu i zapisy z karty kierowcy.
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowcy jest obowiązkiem prawnym przedsiębiorcy. Dotyczy czasu całej pracy kierowców wraz z wykonywaniem przewozu drogowego, czyli jazdy. Dotyczy również rozpoczęcia jak i zakończenia pracy. Ewidencję czasu pracy pracodawca udostępnia na wniosek kierowcy, który chce zobaczyć swoją ewidencję.
Spis treści
Dokumenty potwierdzające czas pracy kierowcy
Dokumenty potwierdzające czas pracy kierowcy mogą być w formie:
- tarczy z tachografu analogowego;
- plików i wydruków danych z tachografu cyfrowego;
- plików wydruków danych z karty kierowcy;
- wszelkie inne dokumenty, potwierdzające czas jak i rodzaj pracy.
Przydatnym narzędziem do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców będzie program pomagający w analizie jak również rozliczaniu tego czasu. Pozwala to na utrzymanie porządku w dokumentacji, gdyż wspomagając się programem, przedsiębiorcy będzie łatwiej prowadzić ewidencję czasu pracy. Prawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców jest to bez odpowiednich narzędzi dość czasochłonne zajęcie. W branży transportowej ostatnio zachodzi dość dużo zmian, m.in. wprowadzone ostatnio w Pakiecie mobilności, które mają wpływ na ewidencję czasu pracy kierowców poruszających się w transporcie międzynarodowym.
Aby poprawnie prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy, trzeba również kontrolować takie czynniki jak odbiory nadgodzin, wydłużenie czasu pracy i jazdy.
Aby ewidencja czasu pracy kierowcy była poprawnie naliczana zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy danego kierowcy, pomocny jest program, który znacznie ułatwi i skróci pracę, na podstawie dokładnie wykonanych rejestrów opracowanych na podstawie wyżej wymienionych dokumentów. Jest możliwość wykonania również delegacji tak krajowych jak i wszystkich zagranicznych przewozów typu tranzyt, przewóz bilateralny, cross -trade, czy kabotaż.
Wszystko zgodnie z obowiązującymi od lutego 2022 roku zmianami, jakie weszły w życie. Dzięki dokładnemu wygenerowaniu raportów jak również wszystkich składników ewidencji jak i określenia, jaki to rodzaj wykonywanej czynności.
Co wchodzi w skład ewidencji na podstawie pracy?
W skład ewidencji na podstawie pracy wchodzi:
- liczba przepracowanych godzin;
- godzina zarówno rozpoczęcia jak i zakończenia pracy;
- godziny nadliczbowe;
- godziny przepracowane przez kierowcę w porze nocnej;
- dni wolne od pracy (trzeba zaznaczyć z jakiego tytułu);
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru (z oznaczeniem, czy dyżur jest pełniony w domu);
- liczbę godzin dyżuru;
- rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
- rodzaj i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
- delegacje krajowe.
Zlikwidowanie podróży służbowych w przewozach międzynarodowych jako formy wykonywania zadań służbowych kierowców.
Pojawiła się możliwość zwolnienia z obowiązku, jakim jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla kierowców, jeśli otrzymują ryczałt za:
- godziny nadliczbowe;
- godziny nocne;
- pracujących w systemie zadaniowym.
Kontrola ewidencji czasu pracy kierowcy
Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona starannie, aby w razie kontroli nie narażać firmy na kary finansowe. Jeśli skontrolowany w czasie jazdy zostanie kierowca, to on zostanie ukarany za naruszenie np. przekroczenie dozwolonego czasu jazdy; jeśli kontrola będzie się odbywała w firmie, za wszelkie naruszenia odpowie przedsiębiorca.
Do ewidencji czasu pracy kierowcy zalicza się również inne czynności, jakie wykonuje kierowca, są one oczywiście oznaczone innymi symbolami. Nie jest to tylko sama jazda. Są nimi nadzór nad załadunkiem, rozładunkiem, utrzymanie czystości w pojeździe, szeroko rozumiana obsługa pojazdów i przyczep, czynności spedycyjnych i administracyjnych oraz pomoc kierującego w przypadku autobusów, czyli zapewnienia bezpieczeństwa osób, np. przy wsiadaniu lub wysiadaniu.
To pracodawca jest zobowiązany, aby w przypadku kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę ustalić grafik. Firma powinna tak organizować pracę, aby kierowcy nie byli zmuszeni do naruszania przepisów.
Systemy czasu pracy kierowców
Aby ewidencjonować czas pracy kierowcy, pracodawca ma do dyspozycji kilka systemów czasu pracy:
- Podstawowy (przeciętnie 5 godzin w tygodniu po 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin w tygodniu- w czasie okresu rozliczeniowego) okres rozliczeniowy może trwać maksymalnie 4 miesiące.
- Równoważny (daje większe możliwości planowania rozkładów pracy).
- Przerywany (podobny do podstawowego, można zaplanować czas pracy w dwóch częściach w ciągu jednej doby). Stosowany tylko w szczególnych przypadkach- po uzasadnieniu jego zastosowania.
- Mieszany (łączy korzyści z równoważnego czasu pracy i możliwościom dającym z systemu przerywanego).
- Zadaniowy (można korzystać, ale trzeba uzasadnić szczególną organizacją i rodzajem wykonywanych przewozów- rozliczanie nie na podstawie czasu pracy, ale na podstawie zadań).
Ewidencja po zmianach Pakietu mobilności
Teraz, gdy weszły w życie zmiany przepisów Pakietu mobilności, ewidencja czasu pracy kierowców staje się jeszcze ważniejszym aspektem niż dotychczas, z racji wprowadzenia zmian w transporcie międzynarodowym, np. odnośnie rozliczeń wykonanych tras kierowców, czyli rodzaj wykonywanej czynności. Rodzaj wykonywanej trasy zagranicznej będzie miał wpływ na wysokość wynagrodzenia kierowcy. Do rozliczeń będą brane pod uwagę takie przejazdy jak:
- cross- trade
- kabotaż
Jednak przewóz cross- trade może być wyjątkiem i nie podlegać.
Do wynagrodzenia nie są zaliczane:
- tranzyt
- przewóz bilateralny
Ewidencję przechowuje się przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Ewidencja czasu pracy kierowców w raportach
Bardzo dobrym sposobem na ewidencję, są wykonywane raporty. Pomocą może się okazać program do analizy i ewidencji czasu pracy kierowcy Tachospeed, oczywiście dostosowany do wszelkich zmian Pakietu mobilności.
Aby szybciej i sprawniej prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców raporty kontrolne będą świetnym rozwiązaniem. Takie raporty z pewnością usprawnią kontrolę i ewidencjonowanie pracowników.
Dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
Podstawowe dane z dokumentów potwierdzających czas pracy są to dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego lub tzw. tarczki z tachografu analogowego. Dane plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego.
Jak ewidencjonować czas pracy kierowców?
Na pracodawcę nałożony jest obowiązek, aby kontrolować i przechowywać ewidencję czasu pracy kierowców. Od lutego 2022 roku jest to możliwe w dwóch formach, papierowej lub elektronicznej. Ewidencja czasu pracy kierowcy powinna być udostępniona zawsze na wniosek kierowcy.
Kierowca zawsze musi mieć dostęp do plików pobranych z karty kierowcy, z tachografu cyfrowego, i innych dokumentów potwierdzających czas i rodzaj wykonywanej pracy.
Pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję zgodnie z ustawą, zobowiązani są do prowadzenia dla każdego pracownika indywidualnej karty ewidencji pracy. Pracodawcy prowadzą tę ewidencję sami np. za pomocą programu takiego jak Tachospeed lub zlecają ją firmom zewnętrznym.
Czasem pracy kierowców zawodowych jest również czas, w którym kierowca pozostaje w gotowości na stanowisku pracy kierowcy.
Ewidencja nie mówi tylko o czasie prowadzenia pojazdu, ale o wszystkich aktywnościach jak i postojach kierowcy. W ewidencji wykonywania pracy zawarta jest sama jazda, są godziny nadliczbowe, zalicza się również obsługę codzienną pojazdów, zaliczany jest czas dobowego nieprzerwanego odpoczynku, niezbędne formalności administracyjne, jakie kierowca również wykonuje w trakcie swojej pracy.
Pracownika kierowcę obowiązują nie tylko przepisy Kodeksu Pracy, ale musi również zapoznać się i przestrzegać przepisów zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowcy, jak również Rozporządzeniem 561/2006. W lutym tego roku pojawiły się zmiany w Pakiecie Mobilności.
Prowadzenie ewidencji
Czasem pracy kierowcy są wszystkie czynności, jakie wykonuje w czasie doby pracowniczej. Jest to czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy. W celu wykonania zadania służbowego wykonuje on, tak jak wspominaliśmy wyżej, różne czynności, nie tylko prowadzenie pojazdu.
Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji, który został nałożony zgodnie z art. 149 Kodeksu Pracy.
Godziny pracy w porze nocnej wg Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. zostały zmienione. Nie są liczone jak dotychczas w dobie 24-godzinnej, ale pomiędzy odpoczynkami:
- dwoma dziennymi;
- dziennym i tygodniowym.
Zmiana ta ułatwia przestrzeganie tego zapisu.
Odnośnie godzin pracy w porze nocnej zaszły zmiany w przepisach Pakietu mobilności.
Ewidencja powinna być prowadzona również w przypadku pracowników otrzymujących ryczałt.
Ewidencjonowanie nieusprawiedliwionych postojów w czasie jazdy
Nieusprawiedliwionych postojów w czasie jazdy kierowcy nie zaliczamy do czasu pracy. Kierowca powinien szczegółowo uzasadnić przyczyny takiego postoju.
Gotowość kierowcy – utrzymanie pojazdu w czystości
Do czasu pracy zalicza się również czas, w którym kierowca pozostaje w gotowości do wykonywania zadań.
Ewidencja na podstawie ustawy o czasie pracy pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy
Ewidencja wbrew pozorom dotyczy również pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy. Choć wygląda to trochę inaczej niż w pozostałych systemach. Taki system można uzasadnić rodzajem wykonywanych przewozów lub tym, że potrzebna jest ich szczególna organizacja.
Ustawa o czasie pracy kierowców
Do czasu pracy kierowcy wlicza się również przerwę w pracy trwającą 15 minut, która przysługuje kierowcy jeśli jego czas pracy wynosi co najmniej 6 godzin.
Po zmianach zamieszczonych w Pakiecie mobilności, pracodawca nie może już w transporcie międzynarodowym uważać wyjazdów kierowców jako podróży służbowych. Co za tym idzie, nie może stosować wynagrodzenia za wyjazdy delegacyjne. Zmiany te wstrząsnęły dość znacząco wyliczaniem ewidencji kierowców i całym środowiskiem związanym z transportem międzynarodowym.
Z pewnością pomocnym może okazać się program do analizy i rozliczania czasu pracy kierowców, np. Tachospeed.
