Pojawiła się długo wyczekiwana aktualizacja w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej. 9 maja 2023 roku w Dzienniku Ustaw pod pozycją 879 mogliśmy znaleźć Rozporządzenie Ministra i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej.
W poniższym artykule przybliżymy sześć punktów, które zostało ujęte w tym rozporządzeniu.
Dokumentacja pracownicza — co zostało dodane?
W pierwszej części znajdziemy m.in. informacje dotyczącą nowych wniosków, a dokładnie:
W §3 w pkt. 2 w lit. w średnik zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. x–z w brzmieniu:
x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy), [1]
y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy), [2]
z) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy). [3]
Odwołania powyższych przepisów do Kodeksu Pracy i jego treści
[1] Zmiana rodzaju umowy — wyjaśnienie:
Oznacza to zgodnie z artykułem 29 (3) Kodeksu pracy, że:
§1. Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wlicza się pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23 (1), a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.
Należy pamiętać, że pracodawca udziela odpowiedzi w formie papierowej lub elektronicznej w okresie maksymalnie jednego miesiąca od dnia otrzymania wniosku. W przypadku odmowy wskazuje powody.
[2] Przyczyny rozwiązania umowy próbnej — wyjaśnienie:
Zgodnie z artykułem 29 (4) Kodeksu pracy:
§3. Jeżeli pracownik uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę było jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym innym niż stosunek pracy, lub dochodzenie udzielenia informacji, o których mowa w art. 29 § 3, 3 (2) i 3 (3) oraz art. 291 § 2 i 4, lub skorzystanie z praw, o których mowa w art. 94 (13), może, w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie działania.
W powyższym wniosku pracownik podaje informacje, kiedy była zawarta umowa o pracę na okres próbny (data) oraz wskazuje strony tej umowy (nazwę pracodawcy, imię i nazwisko pracownika składającego wniosek). Pracodawca udziela odpowiedzi w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od otrzymania takowego wniosku od pracownika.
[3] Elastyczna organizacja pracy — wyjaśnienie:
Zgodnie z artykułem 140 (1) Kodeksu pracy:
§1. Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.
§2. Rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.
§3. Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.
§4. W rozkładach czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Należy pamiętać, że o elastyczny czas pracy mogą wnioskować rodzice dzieci do 8 roku życia. Może to być np. praca zdalna, skrócony czas pracy, weekendowy lub indywidualny czas pracy, bądź ruchomy czas pracy. W składanym wniosku do pracodawcy trzeba zawrzeć takie informacje jak:
- Imię i nazwisko dziecka,
- Przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy,
- Rodzaj elastycznej organizacji pracy,
- Termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy.
Pracodawca ma 7 dni na udzielenie odpowiedzi na złożony wniosek, licząc od dnia otrzymania pisma. Pracownik może w każdym momencie wnioskować o powrót do poprzedniej organizacji pracy i tutaj również czas na udzielenie odpowiedzi dla pracodawcy wynosi 7 dni od dnia otrzymania wniosku.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej — co nowego?
W dalszej części rozporządzenia znajdziemy informacje o zwolnieniu z tytułu siły wyższej i urlopie opiekuńczym:
w §6 w pkt 1:
a) w lit. b dodaje się tiret ósme i dziewiąte w brzmieniu:
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej — art. 148 (1) Kodeksu pracy), [4]
- ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego — art. 173 (1) Kodeksu pracy. [5]
b) w lit. d tiret pierwsze otrzymuje brzmienie:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy), [6]
Zgodnie z unijną dyrektywą dotyczącą zachowania równowagi w życiu zawodowym i prywatnym tzw. work-life balance, zostały wprowadzone dodatkowe dni urlopu opiekuńczego. Dotychczas były to 2 dni, zaś po zmianach wartość ta wzrosła do 5 dni. Pracownicy zyskali także dodatkowe 2 dni zwolnienia od pracy z tytułu działania siły wyższej. Urlop opiekuńczy jest bezpłatny, natomiast za skorzystanie ze zwolnienia z tytułu siły wyższej pracownikowi należy się połowa wynagrodzenia. Oba zwolnienia są na wniosek pracownika. Zmianie także uległ wiek dziecka, który to wpływa na możliwość organizowania pracy jego rodzicowi (naszemu pracownikowi) w godzinach nadliczbowych i nocnych oraz jego delegowaniu. Do tej pory do ukończenia przez dziecko 4 roku życia nie mogliśmy organizować w powyższy sposób pracy pracownikowi, zaś „po nowemu: jest to 8 lat, zatem aż dwukrotnie została podwyższona dotychczasowa wartość.
[4] Zwolnienie z powodu działania siły wyższej — wyjaśnienie:
Zgodnie z artykułem 148 (1) Kodeksu pracy:
§1. Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
W kolejnych punktach powyższego artykułu Kodeksu Pracy zostały dokładnie opisane zasady korzystania ze zwolnienia z tytułu siły wyższej. Należy pamiętać, że pracownik określa sposób skorzystania ze zwolnienia z tytułu siły wyższej na pierwszym wniosku, który złoży do pracodawcy. Wniosek musi być złożony najpóźniej w dniu skorzystania z ów zwolnienia, zaś sam pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi zwolnienia. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę, to znaczy, że np. w sytuacji, gdzie pracownik skorzysta z 1 godziny i 40 min zwolnienia, to wykorzystuje 2 pełne godziny z tytułu działania z siły wyższej. Jeżeli informacja ta padłaby na jego pierwszym wniosku i jest on zatrudniony na cały etat, to pozostanie mu do wykorzystania jeszcze 14 godzin z tego zwolnienia w innych terminach. Dla osób zatrudnionych na niepełny wymiar czasu pracy wartości odpowiadające zwolnieniu z tytułu wyższej są wyliczane proporcjonalne do etatu.
[5] Urlop opiekuńczy — wyjaśnienie:
Zgodnie z artykułem 173 (1) Kodeksu pracy:
§1. Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
Warto pamiętać, że ustawodawca precyzyjnie określił kogo uważa się za członka rodziny i są to: syn, córka, matka, ojciec lub małżonek. Pracownik zgłasza skorzystanie z urlopu opiekuńczego maksymalnie 1 dzień przed skorzystaniem z urlopu opiekuńczego w formie wniosku papierowego lub elektronicznego. Na wniosku tym należy zawrzeć takie informacje jak:
- Imię i nazwisko osoby, którą się będziemy opiekować,
- Powód tej opieki,
- Stopień pokrewieństwa z osobą, którą się zaopiekujemy (jeśli jest członkiem rodziny),
- Adres zamieszkania osoby, którą się zaopiekujemy (jeśli nie jest członkiem rodziny)
[6] Zakaz pracy w nocy i w godzinach nadliczbowych — wyjaśnienie:
Zgodnie z artykułem 178 Kodeksu pracy:
§2. Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, oraz delegować poza stałe miejsce pracy.
Zgodnie z powyższym zapisem pracodawca ma bezwzględny zakaz organizowania pracy pracownikowi, który wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia w godzinach nadliczbowych i porze nocnej oraz delegować. Dodatkowo pada tutaj informacja o zakazie zatrudniania go w systemie czasu, o którym mowa w artykule 139 Kodeksu pracy, czyli systemie przerywanego czasu pracy. Dokładna treść tego artykułu:
§1. Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system przerywanego czasu pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju.
Audyt i doradztwo dla firm transportowych
Jeżeli nie jesteś pewien czy odpowiednio wdrożyłeś w swoim przedsiębiorstwie powyższe zmiany wynikające z przepisów lub nie wiesz, jak się za to zabrać, to skorzystaj z naszej oferty audytowej. Pomożemy Ci zweryfikować i uzupełnić Twoją dokumentację wewnątrzzakładową oraz przekażemy cenne wskazówki poparte licznymi kontrolami i przeprowadzonymi już audytami w firmach transportowych.
Zadzwoń i zapytaj o ofertę audytu dedykowaną Twojej firmie i Twoim potrzebom:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Więcej informacji na temat audytu znajdziesz na naszej stronie internetowej, pod linkiem:
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl
Autor: Sebastian Słaby, ekspert branży transportowej
