Jak co miesiąc rozpoczął się ulubiony okres w firmach transportowych – okres rozliczeniowy. Czas ten zawsze jest utożsamiany ze wzmożoną pracą osób przygotowujących wynagrodzenia.
Szczególną uwagę zasługują w tym temacie kwestie rozliczeniowe związane z rozliczaniem wynagrodzenia kierowców. Nie byłby to proces skomplikowany, gdyby nie problemy związane m.in. z brakiem kompletu informacji na temat pracy naszych podopiecznych, gdzie wyszczególniamy tutaj nie pobrane w porę dane z kart kierowców, informację na temat nieobecności itd.
W tym artykule znajdziesz m.in.:
Częsta zmienność w obowiązujących przepisach nie ułatwia nam przygotowania rozliczenia. Pamiętamy, że nie tak dawno, bo od 19 sierpnia mamy spore zmiany wynikające z nowej ustawy o delegowaniu kierowców. Zmiany te niewątpliwie wpłyną na rozliczanie czasu pracy kierowców za sierpień 2023 roku, dlatego, że m.in. wzrostowi uległy obowiązujące diety, nazywane roboczo dietami wirtualnymi.
Wirtualna dieta – definicja i geneza powstania
Na próżno szukać w Internecie informacji na temat definicji wirtualnej diety. Termin ten został określony roboczo, wyłącznie na potrzeby obliczeniowe i po czasie można śmiało stwierdzić, że dobrze przyjął się w środowisku transportowym. Wirtualna dieta utożsamiana jest bardzo mocno z dietami, które znamy i praktykujemy w naszych przedsiębiorstwach. Informacje na temat wspomnianych diet zostały zapisane w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Należy pamiętać o obowiązujących przepisach w sprawie podróży służbowej kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy. W lutym 2022 roku, zgodnie z wdrożeniem kolejnego etapu pakietu mobilności, pojawił się w artykule 21b zapis mówiący o tym, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej. Po pojawieniu się nowej ustawy o delegowaniu kierowców zapis ten zmienił swoje „położenie” i teraz znajduje się w Rozdziale 3b, artykule 26f i brzmi następująco.
Art. 26f. 1. Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
W zaktualizowanej ustawie o czasie pracy kierowców w artykule 21b zobaczymy informację na temat tego, że ów punkt jest uchylony.
Pomimo tego, że od wdrożenia zapisu wykluczającego możliwość naliczania kierowcom nieoskładkowanych i nieopodatkowanych diet, w dalszym ciągu część firm praktykuje niedozwolone w tej sferze rozwiązania. Należy pamiętać, że od ponad półtora roku kierowcy, którzy jeżdżą za granicę nie mogą dostawać nieoskładkowanych i nieopodatkowanych diet z tytułu wykonywanej pracy poza granicami kraju, w którym są zatrudnieni, czyli poza Polską.
Wirtualna dieta po 19 sierpnia 2023 roku – zmiany
Informowaliśmy Państwa nie tak dawno w odrębnym artykule na temat nowych zmian wynikających z pojawienia się ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym. Zaprosiliśmy także Państwa do darmowego webinaru, podczas którego opowiadaliśmy o kluczowych zmianach zapisanych w ustawie. Jeżeli ktoś nie miał okazji uczestniczyć w spotkaniu online, bądź też nie czytał poświęconemu tej tematyce artykułu, to poniżej zamieszczam linki przekierowujące do owych treści:
Zgodnie z wytycznymi zawartymi zarówno w ustawie o delegowaniu kierowców, jak także ogłoszonych przez sam ZUS, dostaliśmy jasne informacje na temat tego co możemy robić z wyliczoną dietą (dietą wirtualną) u kierowców. Do 18 sierpnia 2023 roku, dokładnie do godziny 23:59 tego dnia, obowiązywały i jeszcze obowiązują (przy obliczaniu podstawy do oskładkowania itd.) stare metody rozliczeniowe.
W zależności od tego ile czasu kierowca spędził w danym kraju, w taki sposób obliczaliśmy mu wirtualną dietę. Jeżeli kierowca spędziłby danego dnia 9 godzin w Niemczech, 3 godziny we Francji i 2 godziny w Holandii, wtedy zgodnie z załącznikiem do tzw. ustawy o podróżach służbowych oraz wytycznych ZUS, liczyliśmy mu 1/2 diety w DE, 1/3 diety w FR i 1/3 diety w NL. Dawało to połowę diety z 49 euro i 1/3 z 50 oraz 1/3 z 50 euro. Łącznie: 24,50 euro + 16,66 euro + 16,66 euro = 57,82 euro. Według nowych wytycznych zmianie uległy dotychczasowe wartości diet dla każdego kraju określone indywidualnie. Stałą wartością na potrzeby obliczenia podstawy oskładkowania jest kwota 60 euro.
Odwołując się do przykładu wcześniejszego wysokość wirtualnych diet dla kierowcy wynosić będzie 1/2 z 60 euro, 1/3 z 60 euro i 1/3 z 60 euro. Daje to łącznie: 30 euro + 20 euro + 20 euro = 70 euro. Porównując starą wirtualną dietę (57,82 euro) z nową (70 euro) może to dać 12,18 euro na korzyść pracodawcy przy określaniu podstawy do oskładkowania.
Należy pamiętać, że pomimo nowych stawek diet nadal myślimy o dietach wirtualnych, bowiem kierowca nie dostawał wcześniej 57,82 euro do ręki, ani nie będzie od 19 sierpnia 2023 roku dostawał 70 euro. Są to wartości wyłącznie służące do prawidłowego rozliczania podstawy do oskładkowania i nie mają wpływu na ostateczne wynagrodzenie netto kierowcy.
Wirtualne diety od 19 sierpnia 2023 roku w programie Tachospeed Expert
Jak już Państwa informowaliśmy ostatnimi czasy, klienci, którzy korzystają z oprogramowania Tachospeed nie będą posiadali odpowiedniej aktualizacji pozwalającej prawidłowe wyliczenia podstawy do oskładkowania i opodatkowania w myśl nowych zmian wynikających z ustawy o delegowaniu kierowców. Aktualizacja pozwalająca na poprawne rozliczanie pojawiła się wyłącznie dla programu Tachospeed Expert w dniu 21.08.2023 i jest dostępna do pobrania na naszej stronie internetowej pod poniższym adresem:
Jeżeli jeszcze nie przeszłaś/przeszedłeś z wersji Tachospeed na Tachospeed Expert, to koniecznie skontaktuj się z naszym działem sprzedaży (+48 32 70 70 400). Pamiętaj, że przygotowując raport pt. odliczenie pit/zus na wersji innej niż 1.09 Twoje rozliczenie będzie niezgodne z aktualnymi przepisami!
Jak wygląda raport pt.: Odliczenie PIT/ZUS w programie Tachospeed Expert, gdy kierowca wykonuje zadania służbowe na przełomie 19 sierpnia 2023 roku – poniżej przykładowy raport:
Jak możemy zauważyć program do 19 sierpnia 2023 roku wziął pod uwagę obowiązującą jeszcze wtedy stawkę 49 euro pełnej wirtualnej diety dla Niemiec. Kierowca był w DE nieco ponad 35 godzin w związku z czym zostało mu naliczone 1,5 diety dla tego kraju, a więc 49 euro + 24,50 euro. Stąd prezentowana wartość 73,50 euro za ów okres. Przemnażając wartość wirtualnej diety w DE za okres 2023-08-17 do 2023-08-19 (północ) przez kurs z poprzedniego dnia roboczego przed zakończeniem ostatniego odcinka płatnego (zgodnie z ustawą o PIT) otrzymaliśmy wartość 329,79 zł na poczet ewentualnego pomniejszenia podstawy do oskładkowania. Za pozostały okres tj. od 0:00 2023-08-19 do 02:38 2023-08-19 naliczyliśmy 1/3 wirtualnej nowej diety od kwoty 60 euro, co dało 20 euro za okres „po nowemu”. 20 euro przemnożone przez kurs 4,4869 dało kwotę wirtualnej diety w wysokości 89,74 zł. Dodając „starą” wirtualną dietę z „nową” wirtualną dietą otrzymujemy: 329,79 zł + 89,74 zł = 419,53 zł zaprezentowane na powyższym raporcie jako: „Pomniejszenie podstawy do oskładkowania”.
W jaki sposób została obliczona wartość 128,85 zł opisana jako „Pomniejszenie podstawy do opodatkowania”? Od kwoty 329,79 zł, czyli „starej” wirtualnej diety na poczet ZUS, liczymy 30%. 30% z 329,79 zł daje wartość: 98,93 zł. Nowy sposób liczenia kwoty służącej do pomniejszenia podstawy do opodatkowania został zaprezentowany w ustawie o delegowaniu kierowców i stanowi 20 euro dla pełnego dnia poza granicami kraju, a więc gdy pobyt ten jest dłuższy niż 12 godzin. Gdy pobyt ten wyniósłby od 8 do 12 godzin, wtedy naliczona zostałaby połowa z 20 euro.
Dla okresów pobytu od 0 do 8 godzin naliczamy 1/3 z 20 euro, a więc 6,67 euro i tak też stało się w tym przypadku, gdyż nasz kierowca był w Niemczech od północy 19.08.2023 do 2:38 tego samego dnia. Za okres pobytu w DE wynoszący 2h 38min zostało naliczone mu 1/3 z 20 euro, czyli wspomniane 6,67 euro. Przemnażając tą wartość z kursem 4,4869 zł otrzymujemy: 29,92 zł. I tutaj pojawiać się może największe zdziwienie, gdyż w tym miejscu, aby poprawnie wskazać kwotę do pomniejszenia podstawy do opodatkowania, musimy dodać do siebie 30% ze „starych” diet przed wejściem ustawy w życie, a więc bierzemy kwotę 98,93 zł i dodajemy „nowe” wyliczenia PIT, czyli kwotę 29,93 zł. Po zsumowaniu otrzymujemy widoczną na raporcie odliczenia PIT/ZUS kwotę 128,85 zł.
Oczywiście na wykorzystanym przykładzie wzięliśmy pod uwagę krótki, bo 3 dniowy okres, gdy nasz kierowca wykonywał zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych poza granicami Polski. Gdy będą Państwo przygotowywali odliczenie PIT/ZUS swoim kierowcom za cały miesiąc, to ilość prezentowanych danych, oraz suma tych wartości dla wirtualnych diet będzie bagatela wyższa, ale na szczęście dla pracodawców to dobre wieści dające nadzieję na uzyskanie niższych kwot od których będzie liczona podstawa oskładkowania i opodatkowania.
Dodatkowe informacje – podstawy prawne
Dla wszystkich, którzy szukają dodatkowych informacji w obowiązujących przepisach w kwestii wyliczania prawidłowej podstawy do oskładkowania i podstawy do opodatkowania, zalecam zapoznanie się z pełną treścią wytycznych ZUS:
Oraz do samej ustawy o delegowaniu kierowców w przewozie drogowym, która obowiązuje od 19 sierpnia 2023 roku:
https://orka.sejm.gov.pl/proc9.nsf/ustawy/3320_u.htm
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl
