Pojawienie się ustawy o delegowaniu kierowców i jej wejście w życie 19 sierpnia 2023 roku po raz kolejny w znaczny sposób przyczyniło się do zmian w codziennej pracy osób związanych z branżą transportową. Zmiany w wysokościach obowiązujących diet zagranicznych (diet wirtualnych) oraz nowy sposób wyliczania kwoty służącej do pomniejszania podstawy opodatkowania już weszły nam w krwiobieg.
W tym artykule znajdziesz m.in.:
Nasz zespół cały czas śledzi wszelkie zmiany związane z transportem i na bieżąco wprowadza do programu odpowiednie zmiany w programie, aby wszyscy klienci mogli spać spokojnie z myślą o dostosowanym do przepisów zakupionym programie Tachospeed Expert. Tak też było, gdy pojawiły się zapisy związane ze zwrotem kosztów za korzystanie z urządzeń sanitarnych przez kierowcę wykonującego przewozy drogowe poza granicami naszego kraju. W artykule 38 ustawy o delegowaniu kierowców pojawił się istotny zapis umieszczony dokładnie w punkcie c:
c) po pkt 23c dodaje się pkt 23d w brzmieniu:
23d) przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, przy czym dni pobytu za granicą ustala się zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 oraz z 2023 r. poz. …), oraz zwrot kosztów:
a) noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 wymienionego w art. 1 pkt 1a ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców,
b) podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
c) niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
d) korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.
Na powyższym zapisie widzimy kilka warunków, które musi zostać spełnione, przede wszystkim wspomniana konieczność wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych. W związku z tym nie naliczymy zwrotu z korzystania urządzeń sanitarnych kierowcom, którzy wykonują krajowe przewozy drogowe. Warto tutaj pamiętać o sytuacjach, w których kierowca korzystał z noclegu w hotelu, gdyż wtedy ma najpewniej do dyspozycji łazienkę i odpowiednie narzędzia sanitarne.
Kluczowe jednak w powyższym zapisie jest to, że zwrot ten jest określany na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów ów usług. W związku z tym nie potrzebujemy do tego żadnych faktur lub paragonów dostarczonych od kierowcy. Informacje związane z korzystaniem z urządzeń sanitarnych przez kierowcę zostały także zamieszczone w rozdziale 3b pt.: “Zasady wynagradzania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe”, gdzie to w artykule 26g czytamy:
Art. 26g. W przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych nie wchodzą:
1) kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia;
2) należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:
a) noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006,
b) podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
c) niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
d) korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.
Z powyższego zapisu zaś wynika, że poniesione przez kierowcę koszty związane z korzystaniem z urządzeń sanitarnych nie wchodzą w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, gdy przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Należy pamiętać, że przeciętne wynagrodzenie w roku 2023 roku wynosi 6935 zł.
Zastosowanie korzystania z urządzeń sanitarnych w programie Tachospeed Expert
Osoby korzystające z programu Tachospeed Expert mają możliwość ustalenia dziennego lub miesięcznego zwrotu kosztów za nieudokumentowane korzystanie z urządzeń sanitarnych. W głównym menu programu – menu Kierowcy – została dodana zakładka o nazwie: “Odliczenia PIT/ZUS”. To właśnie tam możemy określić indywidualne wartości zwracane naszym kierowcom. Poza wyborem pomiędzy dzienną a miesięcznym naliczaniem wartości za sanitariaty do zwrotu możliwe jest także wybranie waluty. Dostępne opcje to złotówki lub euro. Jeżeli zdecydujemy się na wybór waluty euro, to program rozliczy łączną wartość euro po kursie z poprzedniego dnia roboczego przed zakończeniem ostatniego odcinka delegacji, czyli zgodnie z “literą prawa”. Możliwość ta została dodana wraz z ukazaniem się wersji 1.11 i prezentuje się następująco w programie:
Dzięki stałemu zaangażowaniu naszych klientów w rozwój programu, także w temacie sanitariatów, postanowiliśmy rozbudować tę funkcjonalność programu. W kolejnej wersji programu tj. 1.12 zostanie dodana dodatkowa opcja: “Dzienny (w dobie kalendarzowej)”. Tym samym zyskają Państwo możliwość wyboru pomiędzy trzema opcjami naliczania sanitariatów swoim kierowcom. Co więcej, kwota stanowiąca wysokość zwrotu przysługujących sanitariatów będzie prezentowana w osobnej linijce, co ułatwi mocno pracę osobom zajmującym się rozliczaniem czasu pracy kierowców. Dodatkowo kwota pochodząca z sanitariatów nie będzie dodawana do pomniejszenia podstawy oskładkowania i pomniejszenia podstawy opodatkowania.
Liczenie sanitariatów w programie Tachospeed Expert – dostępne opcje
Dzienny sposób liczenia sanitariatów
Pierwsza z nich to: “Dzienny”, a więc nadal program pozwoli na dotychczasowe naliczanie sanitariatów za każdy dzień spędzony poza granicami kraju bez względu na to ile czasu tam spędził nasz kierowca. Przykładowo: gdyby kierowca wyjechał z Polski z towarem o godzinie 16:00 i udał się z nim do Niemiec na rozładunek, po czym wrócił by kolejnego dnia na bazę w Polsce o godzinie 2:00, to program policzy 2 pełne sanitariaty bez względu na to ile czasu (godzinowo) kierowca spędził poza granicami kraju. Gdyby wartość sanitariatu została określona na 10 euro dziennie, to program policzy 10 euro za pierwszy dzień wyjazdu i 10 euro za drugi dzień, łącznie 20 euro.
Poniżej przykładowy wygląd raportu pt.: “Odliczenie PIT/ZUS” z wybraną opcją Dzienny z kwotą 10 euro:
Dzienny sposób liczenia sanitariatów (w dobie kalendarzowej)
Dodanie opcji pt.: “Dzienny (w dobie kalendarzowej)” pozwala na zastosowanie zupełnie innej niż dotąd metodologii naliczania wysokości sanitariatów. Sposób naliczania sanitariatów z tą opcją jest tożsamy z naliczaniem wartości wirtualnych diet, a więc przy jej stosowaniu program sprawdza ile czasu kierowca spędził poza granicami kraju i w zależności od niego używa do wyliczeń odpowiedniego ułamku z określonej kwoty, a więc, gdy czas ten trwał do 0 do 8 godzin, program wyliczy ⅓ z wprowadzonej wartości dziennej sanitariatu. Gdy czas ten będzie wynosił od 8 do 12 godzin, to obliczona wartość wyniesie ½ z dziennego sanitariatu, a gdy czas pobytu poza granicami kraju będzie dłuższy niż 12 godzin, wtedy program zastosuje do wyliczeń całą wartość dziennej diety.
Poniżej przykładowy wygląd raportu pt.: “Odliczenie PIT/ZUS” z wybraną opcją Dzienny (w dobie kalendarzowej) z kwotą 10 euro:
Miesięczny sposób liczenia sanitariatów
Ostatnia z możliwych opcji to: “miesięczny”. Przy zastosowaniu tej opcji nie interesuje nas ile czasu kierowca spędził poza granicami kraju. Wprowadzenie kwoty X w tym miejscu zostanie przeniesione i zaprezentowane na raporcie pt.: “Odliczenie PIT/ZUS”. Wybranie waluty w złotówkach sprawi przeniesienie wartości 1:1 na raport, natomiast zastosowanie kwoty w walucie euro sprawi, że program przeliczy wprowadzoną wartość na złotówki (domyślnie po kursie z poprzedniego dnia roboczego przed zakończeniem ostatniego odcinka delegacji).
Poniżej przykładowy wygląd raportu pt.: “Odliczenie PIT/ZUS” z wybraną opcją miesięczny z kwotą 150 euro:
Jeżeli nie miałaś/miałeś okazji do zapoznania się jeszcze z pełną treścią ustawy o delegowaniu kierowców, to koniecznie kliknij w poniższe linki.
Artykuł na temat ustawy o delegowaniu kierowców:
Ustawa o delegowaniu kierowców (LINK)
Tachospeed a Tachospeed Expert w kontekście powyższych zmian prawnych i funkcjonalności programu
Jeśli nadal korzystasz z programu Tachospeed i nie udało Ci się do tej pory przejść na Tachospeed Expert, to koniecznie skontaktuj się z naszym działem sprzedaży, gdyż opisywane powyżej zmiany prawne i wynikające z nich nowe funkcjonalności programu nie będą dla Ciebie dostępne!
Nasz dział sprzedaży czeka na Ciebie pod numerem telefonu: +48 32 70 70 400 i/lub adresem mailowym: biuro@tachospeed.pl
W razie problemów z aktualizacją programu lub jego reinstalację z Tachospeed na Tachospeed Expert, zadzwoń do naszych specjalistów z działu pomocy technicznej, którzy ze wszystkim Ci pomogą: +48 32 70 70 440.
Nie czekaj i przejdź na Tachospeed Expert już dziś, aby być na bieżąco z aktualnymi przepisami prawnymi i móc z nich korzystać w swoim programie!
Autor:
Sebastian Słaby
Ekspert branży transportowej
