Od 21 maja 2022 roku przedsiębiorcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony muszą spełnić wymogi dotyczące wykonywania zawodu przewoźnika drogowego, uzyskać licencję oraz posiadać zabezpieczenie finansowe na każdy pojazd (1800 euro na pierwszy, 900 euro na każdy kolejny).
Powyższe przepisy wprowadzone zostały w ustawie o transporcie drogowym, co powoduje, że firmy wykonujące międzynarodowy transport takimi pojazdami stały się celem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie czasu pracy, oraz Inspekcji Transportu Drogowego w zakresie dotyczącym posiadanych uprawnień (licencja, świadectwa kierowcy i tym podobne), jak również w kwestiach dotyczących rozliczania czasu pracy kierowców włącznie z konsekwencjami karnymi wynikającymi z ich niespełniania.
Należy mieć na uwadze, że do 1 lipca 2026 roku kierowcy prowadzący pojazdy od 2,5 do 3,5 tony DMC muszą przestrzegać przepisów dotyczących jazdy, przerw i odpoczynków wynikające ustawy o czasie pracy kierowców. Dopiero od 1 lipca 2026 roku, obowiązywać ich będą przepisy i obowiązki dotyczące czasu jazdy przerw i odpoczynków wynikające z Rozporządzenia WE 561/2006, a w zakresie wyposażenia i obsługi tachografów wynikające z Rozporządzenia WE 165/2014. Dla pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej pomiędzy 2,5 – 3,5 tony, którymi wykonywany jest międzynarodowy transport drogowy, obowiązek instalacji tachografów nastąpi dopiero od dnia 1 lipca 2026 roku.
W przypadku rozliczania kierowców pojazdów od 2,5 do 3,5 tony DMC trzeba pamiętać o różnicach pomiędzy normami czasu jazdy, przerw i odpoczynków występującymi pomiędzy Rozp. WE 561/2006, a ustawą o czasie pracy kierowców. Przede wszystkim czas jazdy bez przerwy to nie 4,5 godziny, a 6 godzin i rozliczany jako czas pracy. Różnice są również w odpoczynku dziennym, który musi wynosić co najmniej 11 godzin.
Do czasu instalacji w takich pojazdach tachografów i obowiązku rozliczania się w myśl przepisów Rozp. WE 561/2006 przedsiębiorcy zostaje kilka możliwości spełnienia obowiązku rejestracji i rozliczania czasu pracy kierowców oraz prowadzenia wymaganej ewidencji czasu pracy.
Pierwszy, najbardziej oczywisty to już teraz zainstalować tachograf, choć obecnie nie ma to większego sensu w aspekcie wprowadzenia od 21 sierpnia 2023 roku dla noworejestrowanych pojazdów powyżej 3,5 tony DMC drugiej wersji tachografów inteligentnych, a do 31.12.2024 dla pozostałych pojazdów powyżej 3,5 tony DMC, które użytkują pierwszą generację tachografów cyfrowych i tachografy analogowe, a od 21.08.2025, dla pozostałych pojazdów pow. 3,5 tony DMC posiadających tachografy inteligentne pierwszej generacji. Czyli sens miałoby instalowanie dopiero tachografu inteligentnego drugiej generacji, kiedy zostaną wprowadzone do użytkowania. Posiadanie tachografu bardzo ułatwia rozliczanie czasu pracy kierowców, ale jednocześnie niweluje wszystkie zalety pojazdów i przejazdów samochodów bez tachografu względem tych wyposażonych w tachograf. Jednakże w tym przypadku posiadając plik z tachografu możemy korzystając z odpowiedniego (dowolnego) oprogramowania do rozliczania czasu pracy kierowców przygotować bardzo dokładną ewidencję czasu pracy, w sposób analogiczny jak dla kierowców pojazdów powyżej 3,5 tony DMC.
Drugi wariant to rozliczanie w oparciu o systemy rejestracji pozycji pojazdu (GPS). Jeżeli istnieje możliwość wytworzenia pliku zawierającego dane z jazdy i postoju pojazdu z takiego sytemu, to możemy taki plik zaimportować do oprogramowania do rozliczania czasu pracy kierowców (np. Tachospeed Expert 4.0), uzupełnić o ewentualnie brakujące dane, na przykład dotyczące innej pracy niż jazda i na tej podstawie uzyskać ewidencję czasu pracy równie dokładną co opracowaną w oparciu o dane z tachografu. Tutaj jednak należy mieć na uwadze kilka rzeczy. Z uwagi na mnogość systemów GPS na rynku nie każdy system może być wspierany przez programy do rozliczania czasu pracy, a ewentualne pominięcie aktywności kierowcy może powodować, że ewidencja czasu pracy będzie niekompletna.
Trzeci wariant, najtańszy, lecz nikomu nie polecany, bo najbardziej praco i czasochłonny, to rozliczenie kierowcy ręcznie w oparciu o ręczną rejestrację aktywności przez kierowcę lub o dane z systemu GPS, których nie można wprowadzić do programu. W przypadku ręcznej rejestracji czasu pracy takie dane należy wtedy wprowadzić ręcznie do programu do rozliczania czasu pracy kierowców, lub jeżeli nie posiadamy takiego, to przeliczyć czas pracy kierowcy ręczne.
Wielu przedsiębiorców może nie mieć świadomości, że brak rozliczania czasu pracy kierowców, brak prowadzenia prawidłowo sporządzonej ewidencji czasu pracy, może mieć bolesne skutki finansowe w sytuacji kontroli czy to Inspekcji Transportu Drogowego czy Państwowej Inspekcji Pracy. Warto zwrócić uwagę na naruszenie z załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym sklasyfikowane jako lp. 5.19, a sformułowane jako nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 i art. 26d ust. 1 i 2 ustawy o czasie pracy kierowców – za każdego kierowcę, w kwocie 1000 zł. Łatwo zatem policzyć, że brak ewidencji np. 10 kierowców to kara 10 000 zł. Innym, równie groźnym przypadkiem może być wykonanie ewidencji, kolokwialnie mówiąc, „z głowy”, co w przypadku wykrycia takiego faktu przez organ kontrolny zagrożone może być karą wskazaną pod lp. 5.21, sformułowaną jako fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowa udostępnienia jej kontrolerom, taryfikowaną kwotą 8000 zł i określoną jako bardzo poważne naruszenie. Do tego oczywiście mogą dojść naruszenia w zakresie przekroczenia norm dotyczących czasu jazdy, przerw czy odpoczynków ora norm czasu pracy. Należy również pamiętać, że organy kontrolne w przypadku kontroli przedsiębiorcy i sprawdzenia ww. norm czasu pracy, opierać się mogą na dowolnych dokumentach, nie tylko danych dotyczących czasu pracy, ale również rachunkach, fakturach, dokumentach przewozowych, danych z monitoringu czy danych z systemów opłat drogowych.
Warto zatem rozważyć zainwestowanie w dobry i sprawdzony system rozliczania czasu pracy kierowców.
Autor:
Janusz Grzesica
Ekspert branży transportowej
