Obowiązek korzystania z KSeF obejmie stopniowo wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, niezależnie od jej formy. Od 2026 roku e-fakturowanie przestaje być „tematem dla księgowości” i wchodzi w codzienność firm — także transportowych. KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny, rządowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Krajowy system e-faktur ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów oraz automatyzację i uszczelnienie systemu podatkowego. KSeF ma uporządkować obieg faktur ustrukturyzowanych, ale… nie wszystko i nie zawsze będzie musiało przechodzić przez system.
Spis treści
Co to jest krajowy system e-faktur (KSeF) i „faktura ustrukturyzowana” — w praktyce
KSeF to system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. E-Faktura to plik XML zgodny ze wzorem, który po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer i wtedy „staje się fakturą” w obiegu. Faktury ustrukturyzowane będą musiały być wystawiane w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-faktury od 1 lutego 2026 roku. Struktura logiczna określa standardy techniczne, które muszą spełniać wszystkie e-faktury, w tym faktury korygujące i rozliczeniowe.
KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, a każda faktura otrzymuje przydzielony numer identyfikujący, tzw. numer KSeF faktury. Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF odbywa się za pomocą oprogramowania zintegrowanego z API KSeF. W przypadku faktur korygujących, które zostaną wystawione po 1 lutego 2026 roku, konieczne będzie stosowanie aktualnej struktury logicznej. W praktyce, użycie KSeF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i ułatwia rozliczenia VAT.
Dla firm transportowych oznacza to jedno: fakturowanie B2B ma być w coraz większym stopniu „systemowe”, a nie „PDF mailem”.
Od kiedy obowiązek fakturowania transakcji w KSeF? Terminy, które musisz znać
Obowiązek wchodzi etapami:
- od 1 lutego 2026 r. — dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych.
Dodatkowo MF opisuje ułatwienie na 2026 r.: do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Wyłączenia z obowiązku przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w 2026
| Rodzaj dokumentu / transakcji | KSeF – (obowiązkowo) | Poza KSeF | Uwagi dla transportu |
|---|---|---|---|
| Faktury sprzedaży B2B (standard) | tak | – | Docelowo większość faktur B2B przechodzi do KSeF (wg terminów 1.02/1.04.2026). Wartość sprzedaży powyżej określonych progów (np. 10 000 zł miesięcznie) determinuje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych pośrednictwem KSeF, zgodnie z rozumieniem ustawy i potrzebami danej czynności. |
| Ułatwienie: faktury poza KSeF do 10 000 zł/mies. | – (do limitu) | tak | Do 31.12.2026 możesz działać poza KSeF, jeśli w miesiącu nie przekroczysz 10 000 zł sprzedaży z VAT na takich fakturach. Wartość sprzedaży jest tu kluczowa dla wyłączenia. |
| Paragon z NIP do 450 zł (faktura uproszczona) | – (do 31.12.2026) | tak | W trasie często „ratuje” drobne zakupy/usługi — do końca 2026 bez obowiązkowego KSeF. Dotyczy udokumentowanych fakturami o węższym zakresie danych. |
| Faktury wystawiane na kasie fiskalnej (online) | – (w 2026) | tak | Do końca 2026 można wystawiać bez KSeF; od 2027 faktura do sprzedaży na kasie dla podatnika ma być w KSeF. Osoby fizyczne wskazane przez podatnika mogą być upoważnione do korzystania z KSeF w celu prawidłowego dokumentowania czynności. |
| Faktury dla konsumentów (B2C) | – (nieobowiązkowo) | tak | Dla osób fizycznych nie ma obowiązku KSeF — można wystawiać dobrowolnie. Przykład jakich faktur nie obejmuje obowiązek KSeF: transakcje B2C, gdzie nie zachodzi konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności. |
| Przejazd płatną autostradą – faktura o „węższym zakresie danych” | – | tak | Kluczowe dla kosztów drogowych: faktury za autostrady w tym trybie nie muszą być w KSeF. Dotyczy rzecz podatnika i udokumentowanych fakturami o ograniczonym zakresie danych. |
| Przewóz osób – bilet jednorazowy jako faktura (węższe dane) | – | tak | Ważne, jeśli robisz pasażerkę/busy: bilety jednorazowe „fakturowe” poza KSeF. Przykład dokumentowania czynności środkami transportu żeglugi śródlądowej, gdzie nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. |
| Wybrane usługi zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41)– faktury „węższe dane” | – | tak | Dotyczy głównie określonych usług finansowo-ubezpieczeniowych — zwykle nie core transportu. Wyłączenie na podstawie art. ustawy o VAT, w rozumieniu ustawy, z uwzględnieniem spraw finansów publicznych. |
| Samofakturowanie: nabywca wystawia fakturę, ale bez NIP „dla tej czynności” | – | tak | Jeśli masz nietypowe modele rozliczeń — to wyjątek procesowy z rozporządzenia. Dotyczy rodzajem czynności wymagających udokumentowania oraz możliwości techniczno-organizacyjnych związanych z wystawianiem faktur. |
| Samofakturowanie: sprzedawca upoważnia nabywcę, ale sprzedawca bez NIP „dla tej czynności” | – | tak | Jak wyżej — ważne przy specyficznych transakcjach. Potrzeby danej czynności i prawidłowego dokumentowania są tu kluczowe. |
| WDT przy samofakturowaniu (opcjonalnie w KSeF) | (można) | tak | Rozporządzenie dopuszcza wystawienie w KSeF mimo braku obowiązku w określonym przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Można wystawić fakturę ustrukturyzowaną, jeśli zagraniczny kontrahent ma siedzibę lub stałe miejsce działalności w Polsce. |
Na podstawie art. rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2025 roku określono przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, z uwzględnieniem spraw finansów publicznych oraz finansów publicznych. Wyłączenia dotyczą m.in. dokumentowania czynności, odbierania faktur ustrukturyzowanych, rodzajów faktur nieobjętych pośrednictwem KSeF, wartości sprzedaży, możliwości techniczno-organizacyjnych związanych z wystawianiem faktur, a także konieczności przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności.
Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF — krok po kroku
Proces wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany tak, by maksymalnie uprościć i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie. Na początku przedsiębiorca musi uzyskać dostęp do systemu KSeF – rejestracja odbywa się online, a do logowania można wykorzystać np. podpis kwalifikowany lub profil zaufany. Po zalogowaniu, wystawienie faktury ustrukturyzowanej polega na wprowadzeniu danych zgodnych ze strukturą logiczną e-faktury: numeru KSeF, daty, danych kontrahenta, szczegółów dostaw towarów lub świadczenia usług.
Po zatwierdzeniu dokumentu, faktura trafia do systemu KSeF, gdzie automatycznie zostaje jej nadany unikalny numer KSeF. To właśnie ten numer potwierdza, że faktura została prawidłowo zarejestrowana i jest gotowa do odbioru przez nabywcę. Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF, co znacząco przyspiesza i ułatwia proces księgowania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
W przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do internetu, przedsiębiorca nie zostaje bez wyjścia – przewidziano tryb offline, który pozwala na wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami, a następnie ich przesłanie do systemu, gdy tylko będzie to możliwe. Dzięki temu nawet w sytuacjach awaryjnych można zachować ciągłość dokumentowania czynności i uniknąć problemów z prawidłowym rozliczeniem podatkowym.
Urząd skarbowy i KSeF — rola, kontrola, integracja
Urząd skarbowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu krajowego systemu e-faktur, dbając o prawidłowość i bezpieczeństwo całego procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dzięki bezpośredniemu dostępowi do danych zgromadzonych w systemie KSeF, urząd skarbowy może skutecznie monitorować i kontrolować prawidłowe dokumentowanie czynności gospodarczych przez podatników. Pozwala to na szybsze wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości, a także przeciwdziałanie nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania transakcji.
Ważnym aspektem jest również integracja systemu KSeF z innymi narzędziami wykorzystywanymi przez przedsiębiorców, takimi jak programy księgowe czy systemy sprzedażowe. Dzięki temu możliwa jest automatyczna wymiana danych, co znacząco ułatwia zarządzanie fakturami i spełnianie obowiązków podatkowych. Urząd skarbowy, we współpracy z Ministerstwem Finansów, dba o to, by krajowy system e-faktur był stale rozwijany i dostosowywany do potrzeb przedsiębiorców oraz wymogów prawa.
Dodatkowo, urząd skarbowy udziela interpretacji i wyjaśnień dotyczących stosowania przepisów związanych z wystawianiem faktur w KSeF, co pozwala przedsiębiorcom na bieżąco dostosowywać się do zmieniających się regulacji i uniknąć błędów w dokumentowaniu sprzedaży czy świadczenia usług. Integracja i nadzór urzędu skarbowego nad systemem KSeF to gwarancja większej przejrzystości i bezpieczeństwa w obrocie gospodarczym.
Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF — krok po kroku
Proces wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany tak, by maksymalnie uprościć codzienną pracę przedsiębiorców. Na początek konieczne jest założenie konta w systemie KSeF oraz nadanie odpowiednich uprawnień osobom, które będą obsługiwać faktury. Po zalogowaniu się do systemu, wystawienie faktury ustrukturyzowanej polega na wypełnieniu wymaganych danych zgodnie ze strukturą logiczną e-faktury – m.in. numeru KSeF, daty, danych kontrahenta, szczegółów dostaw towarów lub świadczenia usług.
Po przygotowaniu dokumentu, fakturę przesyła się do systemu KSeF, gdzie zostaje jej nadany unikalny numer identyfikujący. Od tego momentu faktura jest oficjalnie uznana za wystawioną i dostępna do odbioru przez nabywcę. Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu KSeF, co eliminuje ryzyko zagubienia dokumentu czy opóźnień w przekazaniu.
W przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do internetu, przewidziano tryb offline. Pozwala on na tymczasowe wystawianie faktur poza systemem, z obowiązkiem późniejszego wprowadzenia ich do KSeF, gdy tylko będzie to możliwe. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą obawiać się przerw w działalności i mogą na bieżąco dokumentować sprzedaż zgodnie z przepisami.
Warto już teraz przygotować firmowe procedury dotyczące wystawiania i odbierania faktur w KSeF, aby od 2026 roku proces ten przebiegał sprawnie i bez zbędnych przestojów.
Co to oznacza dla firmy transportowej
- Nie wszystko wchodzi do KSeF od razu — obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla czynnych podatników VAT będzie wprowadzany stopniowo, a w 2026 r. masz kilka realnych „bezpieczników”: limit 10 000 zł/mies., kasa fiskalna, paragon 450 zł.
- Koszty drogowe: jeśli dostajesz faktury za płatne autostrady w trybie wskazanym w rozporządzeniu, to one mogą zostać poza KSeF.
- KSeF to nie tylko wystawianie, ale też odbieranie — proces odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania procesów w firmie (kto odbiera, kto księguje, gdzie trafia informacja do właściciela).
- Technicznie KSeF 2.0 rozwija m.in. tryby offline i certyfikaty, a tokeny mają działać równolegle do końca 2026 r. (to istotne przy organizacji uprawnień i dostępu). Warto uwzględnić możliwości techniczno-organizacyjne związane z wdrożeniem KSeF, które mogą wpływać na sposób dokumentowania i obsługi transakcji.
FAQ — Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule
1. Czy paragon z NIP do 450 zł musi być w KSeF w 2026?
Nie. Do końca 31 grudnia 2026 r. paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) są wyłączone z obowiązkowego KSeF.
2. Czy faktury wystawiane na kasie fiskalnej (online) wchodzą do KSeF w 2026?
Do końca 2026 r. faktury można wystawiać przy użyciu kas fiskalnych bez konieczności stosowania KSeF.
3. Czy w 2026 mogę wystawiać faktury poza KSeF, jeśli jestem małą firmą?
Tak — do 31.12.2026 działa ułatwienie: możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
4. Czy faktury za przejazd płatną autostradą muszą być w KSeF?
Rozporządzenie wskazuje, że w przypadku usług przejazdu autostradą płatną udokumentowanych określonym typem faktur (z „węższym zakresem danych”) nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
*Opracowano na podstawie: https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000174001.pdf
