Początek 2023 roku jest wyjątkowo bogaty w zmiany aktualnych przepisów prawnych. 13 marca 2023 roku mogliśmy znaleźć w Dzienniku Ustaw pod pozycją 471: Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W rozdziale 2 dotychczasowego Rozporządzenia w tej sprawie znaleźć mogliśmy informację na temat konieczności prowadzenia akt osobowych przez pracodawcę dla każdego zatrudnionego pracownika. Dotychczas akta te składały się z czterech części:
A – wszelkiego rodzaju dokumenty, które zostały zebrane podczas zatrudniania pracownika (skierowania na badania okresowe lub kontrolne, orzeczenia lekarskie do wcześniejszych badań, oraz oświadczenia i dokumenty takie jak: ostatnie świadectwo ukończenia szkoły, kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o przyjęcie do pracy na dane stanowisko, ostatnie świadectwo pracy, potwierdzenia umiejętności zawodowych, kursy, szkolenia itp. pracownik nie ma obowiązku przekładać – może to zrobić z własnej, nieprzymuszonej woli),
B – wszelkiego rodzaju dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia, w tej części znajdą się m.in. takie dokumenty jak: potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami BHP – odbyte szkolenie BHP, potwierdzenie zapoznania się z warunkami zatrudnienia, panującym regulaminem w pracy itd.)
C – wszelkiego rodzaju dokumenty związane z rozwiązaniem, bądź wygaśnięciem stosunku pracy (np. kopia wydania świadectwa pracy, oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę lub jego wypowiedzeniem, umowę o zakazie konkurencji, gdy takowa była spisana, informacje o zajęciach egzekucyjnych wynagrodzenia pracownika itd.)
D – wszelkiego rodzaju dokumenty związane z pisemnym ukaraniem pracownika. Mogą się tutaj znaleźć również dokumenty takie jak: pisemny sprzeciw pracownika od nałożonej kary w jego imieniu lub w imieniu związku zawodowego do którego pracownik należy. Każde ukaranie pracownika (porządkowe lub o odpowiedzialności) musi mieć zawartą datę wygaśnięcia.
E – nowa część akt osobowych, w której umieszczamy wszelkiego rodzaju dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Cześć „E” akt osobowych — co zawiera?
- Informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
- Informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
- Informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
- Informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).
Rysunek uproszczony dot. typu dokumentacji względem poszczególnych części akt osobowych.
Pełna treść Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie ustawy o dokumentacji pracowniczej.
Sposób przechowywania dokumentów w części E nie różni się od tego, który powinien być zachowany w dotychczasowej części D akt osobowych. Oznacza to, że każdy kolejny dołączony do akt dokument powinien otrzymywać kolejny numer D1, D2, D3 itd. Numery nadawane są chronologicznie tak, jak to odbywa się do tej pory w każdej innej części akt osobowych (A, B, C, D).
W przypadku kontroli trzeźwości pracownika przez odpowiedni uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego zostaje usuwana część będąca przedmiotem kontroli. Zgodnie z interpelacją nr 181 uprawnionym organem powołanym do ochrony porządku publicznego jest policja oraz straż gminna. W zależności od wyniku badania trzeźwości pracownika koszty ponosi pracownik, gdy okaże się, że jest pod wpływem alkoholu, bądź pracodawca, gdy pracownik okaże się być trzeźwy. Zgodnie z przyjętym Rozporządzeniem od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy stają się uprawnionym organem do kontroli trzeźwości swoich pracowników.
Kontrola trzeźwości w pracy — jak to będzie wyglądało w praktyce?
Pracodawca sam określa, w jaki sposób będzie kontrolował trzeźwość swoich pracowników. Decyduje on czy poddawani kontroli będą wszyscy pracownicy, czy tylko część z nich. Dodatkowo wskazuje częstotliwość wykonywania takiego badania. Wszystkie te informacje muszą być zapisane w układzie zbiorowym, obwieszczeniu lub regulaminie pracy. Regulamin jest konieczny, gdy mamy zatrudnionych 50 pracowników. Pracodawca ma obowiązek opisania sposobu wykonywania badania poziomu trzeźwości. Urządzenie, które będzie służyło do przeprowadzenia badania, musi być odpowiednio skalibrowane, co musi być potwierdzone odpowiednim dokumentem mówiącym, że sprzęt jest sprawny.
Jeżeli pracodawca nie wprowadzi odpowiednich zapisów do dokumentacji wewnątrzzakładowej, to nie będzie mógł kontrolować trzeźwości swoich pracowników za pomocą alkomatu zakładowego. Pozostanie mu jedynie wezwanie policji w celu zbadania stanu trzeźwości pracownika, tak jak to może mieć miejsce do tej pory. Pracodawca może wyznaczyć osobę, która będzie wykonywała tego typu badania. Taka osoba powinna zostać wyznaczona pisemnie oraz poinformowana o konieczności zachowania zasad RODO. Kontrola nie może naruszać ogólnych dóbr osobistych i godności samego badanego, dlatego ważne, aby wybrana osoba do przeprowadzania badania była tą właściwą.
O wprowadzeniu badań trzeźwościowych pracownicy powinny zostać odpowiednio poinformowani wraz z datą wejścia w życie nowych kontroli. Format, w jakim informacja zostanie przekazana, pozostaje dowolny tj. elektroniczny lub pisemny w celach zapoznawczych.
Przejdźmy do samej kontroli trzeźwości. Jeżeli pracownik zostanie poddany badaniu i urządzenie wskaże zawartość alkoholu w wydychanym powietrzu na poziomie niższym niż 0,2 promila, uznaje się, że pracownik jest trzeźwy i może zostać dopuszczony do pracy.
W przypadku otrzymania wyniku od 0,2 promila do 0,5 promila nie możemy dopuścić pracownika do wykonywania pracy, gdyż uznawany jest wtedy za osobę pod wpływem alkoholu tzw. osobę nietrzeźwą. Należy pamiętać, że zjawienie się w miejscu pracy pod wpływem alkoholu może wiązać się ze zwolnieniem dyscyplinarnym.
Informacje na temat przeprowadzonych kontroli trzeźwości zostają przechowywane przez okres 1 roku zgodnie z artykułem 113 Kodeksu Pracy:
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
W notatce z badania należy zapisać dokładną godzinę i minutę wykonanego badania. Informacje te przechowywane są w części E akt osobowych pracownika.
Jeżeli pracownik nie zgodzi się z wynikiem przeprowadzonego badania w przedsiębiorstwie, to może skorzystać z dotychczasowego prawa i wezwać policję w celu sprawdzenia przez nich stanu jego trzeźwości za pomocą alkomatu lub poprzez przebadanie krwi. Warto tutaj pamiętać, że gdyby okazało się po dodatkowym badaniu, że stężenie alkoholu w organizmie pracownika jest na poziomie niższym niż 0,2 promila, to zachowuje on prawo do wynagrodzenia. Również te informacje, o dodatkowym badaniu trzeźwości pracownika, muszą zostać spisane i zebrane w aktach osobowych (część E).
W internecie pojawia się wiele informacji mówiących o tym, że pracodawca będzie musiał liczyć się z wydaniem kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych na specjalistyczny alkomat, aby móc wykonywać kontrole poziomu trzeźwości swoim pracownikom. Należy pamiętać, że obowiązujące przepisy nakazują, aby:
Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.
W związku z powyższym jesteśmy w stanie zakupić odpowiednie urządzenie, nawet takie, które jest wykorzystywane przez policję, za kwotę około 1000 zł, zatem nie jest to tak wielki koszt.
Zmiany w przepisach dotyczące możliwości kontrolowania trzeźwości pracownika przez pracodawcę są dobrym momentem do przeanalizowania dotychczasowej dokumentacji wewnątrzzakładowej. Dodatkowo jeśli do tej pory nie było odpowiednich praktyk związanych z karą porządkową, to jest odpowiedni moment, aby rozważyć ich egzekwowanie zgodnie z treścią artykułu 108 Kodeksu pracy. Przepis ten w §2 jasno precyzuje sytuacje, w których możemy zastosować odpowiedzialność finansową względem pracownika:
Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy — pracodawca może również stosować karę pieniężną.
Należy pamiętać, że zastosowana kara pieniężna nie może być dowolną kwotą zależną np. od nastroju przełożonego. Kodeks Pracy jasno określa jaką część wynagrodzenia możemy kierowcy zabrać z tytułu m.in. stawienia się w pracy pod wpływem alkoholu. Zgodnie z Artykułem 108, §3 Kodeksu Pracy:
Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3.
Co ciekawe, ustawodawca zapisał, w jaki sposób mają być zagospodarowane zebrane środki nałożone poprzez kary pieniężne. W §4 art. 108 KP przeczytamy, że:
Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pełna treść Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej opublikowane w Dzienniku Ustaw w dniu 13 marca 2023 roku.
Audyt w branży transportowej – przygotuj swoje przedsiębiorstwo na nadciągające zmiany!
Jeżeli jesteś pracodawcą i chciałbyś odpowiednio przygotować się na nadciągające zmiany, to możesz skorzystać z naszej oferty audytu, podczas którego nasi fachowcy zweryfikują dokumentację w Twojej firmy. Sprawdzimy m.in.: umowy o pracę i regulaminy. Na podstawie przekazanych informacji razem wybierzecie i wprowadzicie odpowiednie zmiany. Szczegółowe informacje na temat audyty znajdziesz w linku poniżej:
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl
Autor: Sebastian Słaby, ekspert branży transportowej
