Diety dla samozatrudnionego kierowcy to temat, który od lat budzi wiele pytań wśród właścicieli firm transportowych. Czy kierowca świadczący usługi transportowe osobiście, w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, może zaliczyć diety z tytułu podróży służbowej krajowej lub za dobę podróży zagranicznej do kosztów uzyskania przychodów? To ważne pytanie dla firm działających w transporcie drogowym, zwłaszcza w kontekście zmian podatkowych i pakietu mobilności. W artykule wyjaśniamy, kiedy rozliczenie diety jest zgodne z przepisami, jak wpływa na zabezpieczenie źródła przychodów i celu osiągnięcia przychodów, oraz jakie znaczenie ma ewidencja przebiegu pojazdu w działalności kierowcy.
Spis treści:
Diety w podróży służbowej krajowej a samozatrudniony kierowca – kiedy można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów?
Diety i możliwość ich naliczanie niezmiennie od 2022 roku budzą sporo kontrowersji. To właśnie od 2 lutego 2022 roku za sprawą pakietu mobilności kierowcy zostali z nich wykluczeni w przypadku wykonywania przewozów międzynarodowych za sprawą zmian w ustawie o czasie pracy kierowców za sprawą zapisu:
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Pierwotnie powyższy zapis znalazł swoje miejsce w artykule 21b, po czym (od 19 sierpnia 2023 roku) znajduje się w artykule 26f.
Podróże krajowe i diety u samozatrudnionego kierowcy.
Samozatrudniony kierowca ma bowiem możliwość korzystania z diet krajowych tzn. może zaliczyć diety krajowe do kosztów uzyskania przychodu, co pozwala na zmniejszenie podstawy opodatkowania. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby tak się stało?
- Podróż musi być związana z wykonywaniem usług transportowych lub inną działalnością gospodarczą (np. zlecenia transportowe).
- Diety mogą być naliczane, gdy przewóz trwa dłużej niż 8 godzin.
Zgodnie z paragrafem 7 rozdziału 2 (podróż krajowa) Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł);
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).
Link do pełnej treści Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
Link do pełnej treści ustawy o czasie pracy kierowców:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040920879/U/D20040879Lj.pdf
Samozatrudniony kierowca, który rozlicza diety, może obniżyć dochód do opodatkowania o wartość diet krajowych, pod warunkiem że nie przekraczają one przepisanych stawek i są właściwie udokumentowane.
Zapisz się na konsultację i przekonaj się, jak optymalizacja kosztów może zwiększyć rentowność Twojej firmy. Wspólnie przeanalizujemy czas pracy, wynagrodzenia i dokumentację, abyś mógł mieć pełen spokój.
Diety w podróży krajowej a koszty uzyskania przychodów u przedsiębiorcy – limity, zasady i interpretacja
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe. W wydanej interpretacji organ wskazał:
Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
Należy jednak podkreślić odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Należy zatem wskazać, że odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie zaś samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.
Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Wobec tego należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Podsumowanie
Jeśli przedsiębiorca przebywa w podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – i ponosi z tego tytułu wydatki na diety, może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że:
- wydatki te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT,
- kwoty diet nie przekraczają limitów przysługujących pracownikom, czyli maksymalnie 45 zł za dobę podróży krajowej.
Limit ten wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. dotyczącego należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.
Indywidualna interpretacja z dnia 23 czerwca 2022 roku.
Powyższa interpretacja z dnia 23 czerwca 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.414.2022.2.ID dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych potwierdza nam takową możliwość w przypadku samozatrudnionych kierowców, poniżej fragment z uzasadnienia interpretacji indywidualnej:
W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.
Wobec tego należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą, spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Link do pełnej treści indywidualnej interpretacji
Potrzebujesz programu do weryfikowania swoich naruszeń oraz rozliczania czasu pracy swoich kierowców? Poznaj Tachospeed Expert. Tachospeed Expert jest idealnym programem do szybkiego zweryfikowania naruszeń kierowców oraz przygotowania prawidłowo naliczonego wynagrodzenia (w tym ewidencji czasu pracy kierowcy) na podstawie zaimportowanych danych cyfrowych np. z pliku pobranego z karty Twojego kierowcy. Sprawdź swoich podopiecznych już dzisiaj, aby zabezpieczyć się przed kontrolą na drodze lub w firmie. Program Tachospeed Expert możesz testować bezpłatnie przez okres 14 dni.
W razie dodatkowych informacji skontaktuj się z naszym działem sprzedaży (+48 32 70 70 400) lub działem pomocy technicznej (+48 32 70 70 440).
Zachęcamy do śledzenia nas na portalach LinkedIn, Facebook, Instagram oraz obserwowanie strony internetowej Tachospeed. Znajduje się tam więcej informacji ze świata transportu, artykuły eksperckie i szeroki wybór szkoleń między innymi z czasu pracy kierowców.
