Delegowanie kierowców w IMI – Robisz to dobrze?

Delegowanie kierowców w IMI to jeden z obowiązków, który może wydawać się formalnością, dopóki nie pojawi się kontrola lub błąd w dokumentacji. Jeśli wykonujesz przewozy międzynarodowe, samo założenie konta w systemie nie wystarczy. Ważne jest prawidłowe zgłoszenie kierowcy, uzupełnienie danych, pilnowanie okresu delegowania i zachowanie spójności dokumentów z rzeczywistą trasą.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest system IMI, kiedy trzeba zgłosić delegowanie kierowcy i jak przejść przez cały proces krok po kroku. Pokazujemy też, na co zwrócić uwagę, aby ograniczyć ryzyko błędów, kar i problemów podczas kontroli.

Czym jest system IMI i dlaczego dotyczy firm transportowych?

System IMI z języka angielskiego Internal Market Information System jest ogólnoeuropejskim system wymiany informacji między organami publicznymi krajów wspólnoty. Warto wspomnieć, że system nie jest wykorzystywany jedynie w dziedzinie transportu, wspiera również takie branże jak: prawa pacjenta, kwalifikacje zawodowe, handel elektroniczny czy zamówienia publiczne.

Wszelkie informację ogólnodostępne na temat platformy IMI: https://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_pl.htm

Rejestracja i tworzenia konta

W systemie należy się zarejestrować, co niestety nie jest prostą czynnością, ponieważ platforma stale przełącza się na język angielski. Poniżej prezentuje jak należy założyć konto w systemie:

– Klikamy w link: https://www.postingdeclaration.eu/landing (Zalecamy zmianę języka na polski, w prawym górnym rogu widocznego okna).

Na pierwszej planszy widzimy informację na temat do kogo skierowana jest platforma, co za jej pomocą możemy zrobić, oraz krótką instrukcję jak założyć konto, my jednak rozwiniemy temat trochę dokładniej.

– Klikamy przycisk Utwórz konto.

Pojawia się okno z informacją o przekierowaniu do systemu EU login, w którym możemy się zalogować lub utworzyć konto nowego użytkownika. Aby przejść dalej klikamy przycisk Kontynuuj.

UWAGA! Po przekierowaniu, ponownie platforma zmieni się na język angielski! Możemy to zmienić w prawym górnym rogu okna.

Zielona strzałka wskazuje na okno zmiany języka, czerwona wskazuje miejsce gdzie możemy założyć nowe konto użytkownika. We wskazanym formularzu należy podać wymagane dane :

• Imię
• Nazwisko
• Adres email
• Potwierdzić adres email
• Wskazać język w jakim platforma będzie wysyłała do nas wiadomości mailowe

Aby przejść dalej należy również zaznaczyć wymagane pole, potwierdzając, że zapoznaliśmy się i akceptujemy oświadczenie o ochronie prywatności.

Po uzupełnieniu danych, na wskazany przez nas adres email zostanie wysłana wiadomość w celu dokończenia rejestracji.

W wiadomości znajduję się link, w który należy kliknąć.

Zostaniemy przeniesieni na platformę w której nadajemy hasło do swojego konta.

Po ustaleniu hasła, ukazuje się okno potwierdzające, należy kliknąć przycisk: Dalej.

Pojawia się malutkie okienko w języku angielskim informujące nas o konieczności logowania w systemie euLogin.

UWAGA!

Podczas pisania tego artykułu dokonaliśmy wielu prób, każdorazowo pojawia się błąd na platformie widoczny na poniższym załączniku.

Informacja, którą tutaj uzyskujemy mówi nam o odmowie dostępu oraz różnych sytuacjach, w których błąd może się pojawić. Jest jednak prosty sposób aby uzyskać dostęp od razu do naszego konta, wystarczy, że raz jeszcze przejdziemy do strony https://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_pl.htm i klikniemy w link z nazwą Portalu Zgłoszeń Delegowania Kierowców 

UWAGA! Po przekierowaniu, ponownie platforma zmieni się na język angielski! Możemy to zmienić w prawym górnym rogu okna.

Dopiero wtedy uzyskujemy możliwość wprowadzenia dodatkowych danych takich jak:

• Dane użytkowania:
• Adres email, imię nazwisko oraz numer telefonu
• Dane przedsiębiorstwa :
• Nazwę, email, numer licencji wspólnotowej/ uwierzytelniony odpis, numer w krajowym rejestrze przedsiębiorców, numer VAT, kraj rejestracji.
• Zarządzający transportem:
• Adres email, imię, nazwisko, numer telefonu, certyfikat zawodowych, kraj wydania certyfikatu
• Adres służbowy zarządzającego transportem:
• Ulica i numer domu, kod pocztowy, miasto, kraj
• Po wprowadzeniu wymaganych danych, dostajemy informację o tym, że konto zostało utworzone oraz możemy rozpocząć przygotowanie zgłoszeń dla swoich kierowców. 

Jak dodać kierowcę w systemie IMI?

Będąc już zalogowanym do swojego profilu należy pamiętać aby dodać kierowców, którzy będą podlegać oddelegowaniu. 

Aby dodać kierowcę, konieczne będą takie dokumenty jak: prawo jazy, dowód osobisty oraz informację o zamieszkaniu kierowcy, niezbędne dane, które musimy wprowadzić do formularza.

Po wprowadzeniu kierowcy do panelu platformy widzimy informację na jego temat oraz informację o aktywnych zgłoszeniach:

Delegowanie kierowców w IMI

Aby oddelegować kierowcę, należy przejść do menu zgłoszenia

Wybieramy opcję utwórz zgłoszenie

Uzupełniamy wartości z szablonu:

Z listy dostępnych kierowców, wskazujemy kierowcę, którego oddelegowujemy do pracy poza granicami naszego kraju. 

Jeśli kierowcy nie ma na liście, należy uzupełnić jego dane zgodnie z wcześniejszym punktem w instrukcji. Wiele danych uzupełni się automatycznie po wskazaniu kierowcy z listy.

Po uzupełnieniu kompletu danych, klikamy przycisk zatwierdź, pojawi się okno:

Wskazujemy Tak.

Potwierdzenie utworzenia zgłoszenia oddelegowania kierowcy zobaczymy w formie rozpiski:

UWAGA! DOKUMENT NIE JEST JESZCZE AKTYWNY !!!

Aby aktywować oddelegowanie, należy kliknąć na kraj (np. Niemcy)

Kliknięcie przycisku Przedłóż powoduje aktywację dokumentu.

Dopiero jeśli przy danym wniosku dla każdego z krajów znajduję się info przedłożono, oddelegowanie jest aktywne. 

Najczęstsze błędy przy delegowaniu kierowców w IMI

Przykładowe błędy:

• traktowanie IMI jako jedynego obowiązku, bez powiązania z rozliczeniem czasu pracy i płacą zagraniczną.
• zgłoszenie przygotowane po czasie,
• literówki lub błędne dane kierowcy,
• nieaktualne dane firmy,
• niezgodny okres delegowania,
• brak aktualizacji zgłoszenia,
• brak uporządkowanej dokumentacji przy kontroli,

Dodatkowe informacje

Prawidłowe zgłoszenie w IMI to tylko jeden element obowiązków firmy transportowej. Równie ważne jest uporządkowanie danych o czasie pracy, odpoczynkach, trasach i wynagrodzeniu kierowcy. Tachospeed Expert wspiera firmy w ewidencji i rozliczaniu czasu pracy kierowców, analizie danych oraz przygotowaniu dokumentacji potrzebnej przy rozliczeniach krajowych i zagranicznych.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje rozliczenia kierowców są uporządkowane? Zobacz, jak Tachospeed Expert może pomóc w codziennej pracy firmy transportowej.

Pobierz Demo Tachospeed Expert

Podsumowanie – delegowanie kierowców w IMI bez chaosu

Delegowanie kierowców w IMI wymaga dokładności, aktualnych danych i dobrej organizacji dokumentów. Samo wysłanie zgłoszenia nie zamyka tematu, jeśli dane nie są zgodne z rzeczywistą trasą, okresem pracy kierowcy lub dokumentacją firmową.

Dla właściciela firmy transportowej najważniejsze jest to, aby traktować IMI jako część większego procesu: planowania przewozu, ewidencji czasu pracy, rozliczenia wynagrodzenia i przygotowania do kontroli. Im wcześniej uporządkujesz dane, tym mniejsze ryzyko błędów, niepotrzebnych nerwów i kosztów.

FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule