Od 1 lipca 2026 roku część lekkich pojazdów użytkowych została objęta przepisami dotyczącymi czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków. Wraz z nimi pojawił się obowiązek stosowania inteligentnych tachografów, rejestrowania aktywności kierowców oraz przygotowania firm do kontroli drogowych i kontroli prowadzonych w siedzibach przedsiębiorstw.
Praktycznym aspektom nowych regulacji poświęcono internetową sesję informacyjną „Light Vehicles. Big changes.”, zorganizowaną przez Europejski Urząd ds. Pracy, ELA. Było to trzecie i ostatnie spotkanie z cyklu skierowanego do przewoźników, kierowców, partnerów społecznych oraz instytucji zajmujących się kontrolą transportu drogowego.
Program wydarzenia przygotowano na podstawie pytań zgłoszonych podczas wcześniejszych spotkań. Prelegenci skoncentrowali się na sytuacjach, które mogą sprawiać największe trudności w praktyce: ustalaniu zakresu obowiązku montażu tachografów, przewozach na potrzeby własne, operacjach mieszanych, przejazdach bez ładunku, rejestrowaniu aktywności kierowcy oraz delegowaniu w transporcie drogowym.
Spis treści
Które lekkie pojazdy zostały objęte nowymi przepisami?
Obowiązki dotyczą pojazdów lub zespołów pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony i nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywanych do międzynarodowego przewozu rzeczy lub kabotażu.
Przy ustalaniu masy należy uwzględnić również przyczepę albo naczepę. Oznacza to, że pojazd o DMC wynoszącej dokładnie 2,5 tony może pozostawać poza zakresem regulacji, gdy porusza się samodzielnie, ale zostać nimi objęty po dołączeniu przyczepy, jeżeli dopuszczalna masa całego zespołu przekroczy 2,5 tony.
Obowiązek dotyczy pojazdów zarejestrowanych w państwach Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinie, Norwegii (więcej w artykule: Norwegia przesuwa termin dla tachografów w busach.), Szwajcarii lub Wielkiej Brytanii. Pojazd musi wykonywać przewóz rzeczy o charakterze handlowym, odpłatnie albo na potrzeby własne, a dana operacja powinna podlegać rozporządzeniu nr 561/2006 lub odpowiednim postanowieniom umowy między Unią Europejską a Wielką Brytanią.
Licencja wspólnotowa i tachograf to odrębne obowiązki
Podczas spotkania zwrócono uwagę na rozróżnienie pomiędzy wymaganiami dotyczącymi dostępu do rynku a przepisami o czasie jazdy i odpoczynku.
Obowiązek posiadania licencji wspólnotowej przez przedsiębiorców wykonujących lekkimi pojazdami międzynarodowy przewóz rzeczy za wynagrodzeniem obowiązuje już od 21 maja 2022 roku. W pojeździe powinien znajdować się uwierzytelniony odpis licencji, natomiast jej oryginał przechowuje przedsiębiorstwo.
Przepisy dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, przerw, odpoczynków i tachografów obejmują szerszy zakres działalności. Mają zastosowanie zarówno do transportu wykonywanego za wynagrodzeniem, jak i do przewozów na potrzeby własne, o ile nie można zastosować jednego z przewidzianych wyjątków.
Przewóz na potrzeby własne nie zawsze oznacza zwolnienie
Jednym z najczęściej poruszanych zagadnień był przewóz wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa. Sam fakt, że firma przewozi własne towary, materiały, części, urządzenia lub narzędzia, nie przesądza jeszcze o braku obowiązku stosowania tachografu.
Zwolnienie może zostać zastosowane po łącznym spełnieniu dwóch warunków. Transport musi być wykonywany na potrzeby własne, a prowadzenie pojazdu nie może stanowić głównej aktywności osoby kierującej.
W dokumentach przywołanych podczas wydarzenia wskazano, że za ogólną wartość orientacyjną można uznać sytuację, w której prowadzenie pojazdu zajmuje mniej niż 30 proc. miesięcznego czasu pracy liczonego w sposób kroczący. Jednocześnie praktyka i sposób weryfikowania tego kryterium mogą różnić się w poszczególnych państwach.
Nazwa stanowiska pracownika nie rozstrzyga sprawy. Mechanik, monter, technik, sprzedawca lub pracownik magazynu może prowadzić pojazd w ramach swojej pracy, ale dla zastosowania zwolnienia znaczenie ma rzeczywisty udział jazdy w jego obowiązkach.
Firmy korzystające z tego wyjątku powinny być przygotowane do wykazania charakteru pracy kierowcy. Pomocne mogą być umowa o pracę, harmonogramy, ewidencja wykonywanych zadań, grafiki, zaświadczenia o aktywności oraz dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa. Prelegenci zaznaczyli, że szczegółowa weryfikacja głównej aktywności pracownika może być łatwiejsza podczas kontroli w siedzibie firmy niż na drodze.
Przewozy krajowe, tranzyt i operacje mieszane
Pojazdy wykonujące wyłącznie przewozy krajowe w państwie swojej rejestracji nie zostały objęte nowym obowiązkiem. Co do zasady nie zmienia tego przejazd tranzytowy przez inne państwo Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein, Norwegię lub Szwajcarię, jeżeli miejsce rozpoczęcia i zakończenia operacji znajduje się w tym samym kraju.
W takiej sytuacji warto posiadać dokument przewozowy potwierdzający krajowy charakter operacji. Może to usprawnić kontrolę i wyjaśnić, dlaczego pojazd znalazł się na terytorium innego państwa.
Odrębne zasady wynikają z umowy między Unią Europejską a Wielką Brytanią. Jako przykład wskazano przewóz rozpoczynający i kończący się w Republice Irlandii, którego trasa przebiega przez Irlandię Północną. Taki pojazd powinien być wyposażony w tachograf. Analogiczne wymaganie może dotyczyć operacji rozpoczynających i kończących się w Wielkiej Brytanii, jeżeli przejazd odbywa się przez terytorium Unii.
W przypadku operacji mieszanych, gdy ten sam pojazd wykonuje zarówno przewozy krajowe, jak i międzynarodowe objęte rozporządzeniem nr 561/2006, tachograf jest wymagany. Zwolnione mogą być pojazdy używane wyłącznie do operacji pozostających poza zakresem regulacji.
Przejazd bez ładunku trzeba oceniać razem z przewozem
Istotną część spotkania poświęcono przejazdom bez ładunku. Prelegenci podkreślili, że nie należy ich oceniać w oderwaniu od operacji, z którą są związane.
Jeżeli kierowca opuszcza bazę pustym pojazdem i jedzie do miejsca załadunku towaru przeznaczonego do przewozu międzynarodowego, przejazd bez ładunku stanowi część operacji objętej przepisami. Karta kierowcy powinna zostać włożona do tachografu od momentu rozpoczęcia jazdy w kierunku punktu załadunku, a nie dopiero po przekroczeniu granicy.
Podobna zasada obowiązuje przy powrocie pustego pojazdu, jeżeli przejazd pozostaje w związku z wykonaną operacją międzynarodową.
W ciągu jednego dnia kierowca może realizować zarówno przewóz krajowy, jak i międzynarodowy. Wówczas każdy przejazd bez ładunku należy przyporządkować do operacji, której służy. O tym, czy podlega regulacji, decyduje charakter następującego po nim przewozu.
Rejestrowanie aktywności kierowcy przy operacjach mieszanych
Tachograf automatycznie rejestruje prowadzenie pojazdu. Kierowca odpowiada natomiast za prawidłowe oznaczanie pozostałych aktywności, w tym innej pracy, okresów dyspozycyjności, przerw i odpoczynków.
Jeżeli pojazd z tachografem wykonuje przewóz pozostający poza zakresem rozporządzenia, zalecanym rozwiązaniem jest pozostawienie karty w urządzeniu i wybranie funkcji „OUT”, czyli trybu poza zakresem. Kierowca powinien nadal właściwie oznaczać wykonywaną pracę, dyspozycyjność, przerwy i odpoczynek.
Takie postępowanie pozwala zachować ciągłość zapisów i ograniczyć konieczność późniejszego wykonywania wpisów manualnych.
Jeżeli podczas pracy poza zakresem kierowca nie miał dostępu do tachografu, brakujące okresy powinien uzupełnić po ponownym włożeniu karty. Może również korzystać z ręcznych zapisów na wykresówce, wydruku lub odpowiednim formularzu zaświadczenia o aktywności.
Podkreślono, że jazda wykonywana poza zakresem rozporządzenia w ramach działalności zawodowej powinna być rejestrowana jako inna praca. Nie może zostać automatycznie potraktowana jako odpoczynek.
Kontrola obejmie bieżący dzień i poprzednie 56 dni
Podczas kontroli kierowca musi przedstawić zapis aktywności z dnia kontroli oraz z poprzednich 56 dni. Dla kierowców lekkich pojazdów obowiązek ten narasta jednak stopniowo od 1 lipca 2026 roku.
Osoba skontrolowana pierwszego dnia obowiązywania nowych zasad nie powinna być zobowiązana do przedstawiania zapisów z okresu, w którym jej działalność nie podlegała jeszcze regulacji. Przy kontroli przeprowadzonej kilka dni później wymagane będą dane od 1 lipca do dnia kontroli.
Pełny obowiązek przedstawienia danych z poprzednich 56 dni zacznie w praktyce funkcjonować po upływie pierwszych 56 dni stosowania przepisów. Wyjątkiem może być kierowca, który wcześniej prowadził pojazdy ciężkie i już z tego powodu podlegał obowiązkowi rejestrowania aktywności.
Dane trzeba pobierać, analizować i przechowywać
Montaż tachografu nie kończy obowiązków przedsiębiorstwa. Podczas spotkania przedstawiono czteroetapowy model postępowania z danymi: pobrać, przeanalizować, podjąć działania i przechować.
Maksymalny okres pomiędzy odczytami karty kierowcy wynosi 28 dni, a pomiędzy odczytami pamięci tachografu 90 dni. Są to terminy graniczne, dlatego firma może zdecydować o częstszym pobieraniu danych.
Po odczycie pliki powinny zostać przeanalizowane pod kątem naruszeń, braków, błędów i nietypowych zdarzeń. Samo zapisanie danych bez reakcji na wykryte nieprawidłowości nie zostało uznane za skuteczny system nadzoru.
Oryginalne pliki należy bezpiecznie przechowywać przez co najmniej 12 miesięcy oraz udostępniać podczas kontroli. Przedsiębiorstwo odpowiada również za szkolenie kierowców, kontrolowanie sposobu korzystania z urządzeń, zapewnienie papieru do drukarki i organizację pracy umożliwiającą przestrzeganie przepisów.
Kierowca odpowiada za prawidłowe korzystanie z własnej karty, wybór właściwych aktywności oraz uzupełnianie ewentualnych przerw w zapisach.
Delegowanie kierowców i dokumenty podczas kontroli
Drugim głównym blokiem tematycznym wydarzenia było delegowanie kierowców. Wyjaśniono, że obowiązki zależą od rodzaju wykonywanej operacji transportowej.
Przewozy bilateralne, czyli rozpoczynające się lub kończące w państwie siedziby przewoźnika, są wyłączone z zasad delegowania. Wyłączenie obejmuje również tranzyt bez załadunku i rozładunku w przejeżdżanym państwie.
Delegowanie występuje przede wszystkim przy przewozach typu cross-trade, wykonywanych pomiędzy dwoma państwami innymi niż kraj siedziby przewoźnika, oraz przy kabotażu.
Przed rozpoczęciem operacji objętej delegowaniem przedsiębiorca powinien przesłać zgłoszenie za pośrednictwem europejskiego Portalu Zgłoszeń Delegowania Kierowców w Transporcie Drogowym. Korzystanie z portalu wymaga utworzenia konta EU Login i uzupełnienia danych przedsiębiorstwa, kierowców oraz pojazdów.
Zgłoszenie jest składane oddzielnie dla każdego państwa delegowania i może obejmować okres do sześciu miesięcy. W portalu należy również wskazać rodzaj pojazdu, w tym zaznaczyć, że dana tablica rejestracyjna należy do lekkiego pojazdu użytkowego.
Podczas kontroli drogowej kierowca powinien posiadać:
- kopię zgłoszenia delegowania,
- dokument potwierdzający wykonywaną operację transportową, najczęściej list przewozowy,
- zapisy z tachografu.
Kod QR znajdujący się na zgłoszeniu umożliwia inspektorowi sprawdzenie aktualnego statusu dokumentu, w tym ustalenie, czy deklaracja jest ważna, wygasła lub została wycofana.
Kontrola wynagrodzenia może nastąpić po zakończeniu przewozu
Wysokość wynagrodzenia kierowcy delegowanego nie jest szczegółowo sprawdzana podczas kontroli drogowej. Weryfikacja może nastąpić później, za pośrednictwem systemu IMI.
Organ kontrolny państwa przyjmującego może zażądać od przewoźnika przedstawienia dokumentów potwierdzających prawidłowe rozliczenie okresu delegowania. Podczas spotkania wskazano sześć głównych grup dokumentów:
- zapisy z tachografu,
- dokumenty przewozowe,
- dokumentację dotyczącą wynagrodzenia, na przykład listy płac,
- umowę o pracę,
- ewidencję czasu pracy,
- potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia.
Przedsiębiorca ma osiem tygodni na przekazanie wymaganych materiałów. Jeżeli nie odpowie w terminie, organ państwa przyjmującego może zwrócić się o pomoc do instytucji w kraju siedziby przewoźnika. Wówczas możliwy jest bezpośredni kontakt z przedsiębiorstwem lub kontrola w jego siedzibie.
Podsumowanie: obowiązek trzeba oceniać na podstawie rzeczywistej operacji
Spotkanie ELA pokazało, że zakwalifikowanie lekkiego pojazdu do nowych przepisów wymaga przeanalizowania kilku elementów jednocześnie. Sama masa pojazdu, charakter działalności firmy lub nazwa stanowiska kierowcy nie wystarczą.
Znaczenie mają między innymi kraj rejestracji pojazdu, masa całego zespołu, rodzaj przewożonych rzeczy, miejsce załadunku i rozładunku, przebieg trasy, związek przejazdu bez ładunku z konkretną operacją oraz rzeczywisty zakres obowiązków pracownika.
Firmy wykonujące zarówno przewozy krajowe, jak i międzynarodowe powinny szczególnie uważnie przeanalizować sposób wykorzystania każdego pojazdu. Nawet sporadyczna operacja podlegająca rozporządzeniu nr 561/2006 może oznaczać konieczność wyposażenia pojazdu w tachograf i prowadzenia pełnej dokumentacji aktywności kierowcy.
Wprowadzone zasady obejmują cały proces organizacji przewozu: od oceny obowiązku tachografowego i przygotowania kierowcy, przez rejestrowanie aktywności, po pobieranie danych, ich analizę, archiwizację oraz obsługę zgłoszeń delegowania. To właśnie kompletność tego procesu będzie miała znaczenie podczas kontroli.
Artykuł opracowano na podstawie sesji informacyjnej ELA „Light Vehicles. Big changes.”
