Do kiedy złożyć oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych za 2025 r.? Kogo dotyczy i gdzie je wysłać?

Oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie za 2025 r. należy złożyć najpóźniej do 31 marca 2026 r. Dokument przekazuje się organowi właściwemu dla zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (nie zawsze będzie to GITD). Jeśli adresatem jest GITD, oświadczenie składa się przez dedykowany formularz na ePUAP, który trafia bezpośrednio do systemu KREPTD. Razem z oświadczeniem przekazuje się też informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców.

Kogo dotyczy obowiązek złożenia oświadczenia?

Oświadczenie składa się, gdy firma posiada ważne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Obowiązek składania oświadczenia dotyczy wszystkich przedsiębiorstw transportowych, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa oraz formy prawnej prowadzenia działalności. Obowiązek składania oświadczenia o liczbie zatrudnionych osób wynika z art. 7a ust. 8 oraz 7a ust. 8 pkt ustawy o transporcie drogowym.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców wykonujących operacje transportowe w transporcie drogowym, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy formy prawnej. Przedsiębiorcy posiadający zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego muszą corocznie składać oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych.

Ważne z perspektywy małych flot:

• JDG również składa oświadczenie, jeśli ma ważne zezwolenie.
• Jeśli właściciel jest jednocześnie kierowcą, uwzględnia siebie zarówno w liczbie osób zatrudnionych, jak i w średniej liczbie kierowców.

Co dokładnie trzeba złożyć: oświadczenie oraz średnia liczba kierowców

Zgodnie z komunikatem GITD przedsiębiorca przekazuje corocznie:

1. oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych na dzień 31 grudnia 2025 r. bez względu na formę zatrudnienia,
2. informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców wykonujących operacje transportowe w 2025 r. również bez względu na formę zatrudnienia.

Praktyczna uwaga dla księgowości / kadr: do „zatrudnionych” wchodzą także osoby na różnych umowach. Komunikat podkreśla, by liczyć bez względu na formę/umowę.

Termin składania oświadczenia za 2025 r.

Oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie za 2025 r. należy złożyć najpóźniej do 31 marca 2026 r. Oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych, w tym o średniej arytmetycznej liczbie kierowców wykonujących operacje transportowe w poprzedzającym roku, należy złożyć do właściwego organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

W przypadku, gdy zezwolenie zostało wydane przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego i nie zostało przekazane do starostwa, oświadczenie należy złożyć wyłącznie elektronicznie za pomocą platformy ePUAP. Niedopełnienie obowiązku złożenia oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie może skutkować konsekwencjami administracyjnymi, dlatego warto dopilnować, by dokument został przekazany do właściwego organu w terminie.

E-book: Ile kosztuje założenie firmy transportowej?

Gdzie złożyć oświadczenie: GITD czy starostwo / urząd miasta?

Kluczowa zasada: adresatem oświadczenia jest organ – dysponent danych, czyli w praktyce organ, który wydał zezwolenie albo organ, do którego zezwolenie zostało przekazane. Do właściwego organu należy złożyć oświadczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Komunikat precyzuje też, że:

• jeśli przekazujesz oświadczenie do starostwa / urzędu miasta, nie wysyłaj kopii do GITD,
• przesłania oświadczenia można dokonać wyłącznie jednym wybranym kanałem, zgodnie z wytycznymi, nie wysyłaj tego samego oświadczenia „kilkoma kanałami naraz”.

Jak złożyć oświadczenie do GITD przez ePUAP (KREPTD) — krok po kroku

Jeśli adresatem jest GITD (zezwolenie wydane przez GITD i nieprzekazane do starostwa), dokument składa się przez dedykowany formularz ePUAP, który trafia bezpośrednio do KREPTD. Formularz wysyłany bezpośrednio przez ePUAP zapewnia szybką komunikację z organem nadzorczym. Wniosek znajduje się w systemie ePUAP w sekcji „oświadczenie przedsiębiorcy… (KREPTD)” lub w systemie e-doręczenia.

1. Wejdź w formularz ePUAP „oświadczenie przedsiębiorcy… (KREPTD)” wskazany w komunikacie.
2. W formularzu wybierz z listy rozwijalnej rok 2025.
3. Podpisz oświadczenie podpisem elektronicznym na ePUAP.

W przypadku składania oświadczenia przez pełnomocnika należy dołączyć potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.

Gdy ePUAP→KREPTD nie działa (a adresatem powinien być GITD): dopuszcza się wysyłkę przez e-Doręczenia na wskazany adres AE albo w formie papierowej na adres urzędu. W przypadku awarii systemu ePUAP oświadczenie można złożyć w formie papierowej, wypełniając formularz papierowy i wysyłając go do odpowiedniego urzędu.

E-book: Wymagania dla właścicieli busów od lipca 2026

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

Z perspektywy firm transportowych najczęściej „ucieka” nie sam termin, tylko szczegóły formalne:

• Wysyłka na e-mail zamiast złożenia „oryginału” właściwym kanałem.
• Dublowanie tej samej sprawy: ePUAP + e-mail + papier (to wprost odradzane).
• Kopia do GITD, gdy właściwe jest starostwo/urząd miasta.
• Pełnomocnik podpisuje, ale brak upoważnienia w oryginale i potwierdzenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Jak przygotować dane w firmie transportowej?

Jeśli w firmie macie rozdzielone role (właściciel / kierownik transportu / księgowość), najprościej działa taki podział:

• Księgowość/kadry: lista osób „w firmie” na 31.12.2025 (zgodnie z zasadą „bez względu na formę”).
• Kierownik transportu: weryfikacja, kto realnie wykonywał operacje transportowe w 2025 r. (pod średnią liczbę kierowców).
• Właściciel: potwierdzenie, który organ jest właściwy dla zezwolenia (GITD czy lokalny).

Podsumowanie

• Do kiedy? Do 31 marca 2026 r. za rok 2025.
• Co? Oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych (stan na 31.12) + informacja o średniej liczbie kierowców.
• Kogo dotyczy? Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność w transporcie drogowym, którzy po uzyskaniu zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego muszą składać oświadczenie.
• Gdzie? Do organu właściwego dla zezwolenia (nie zawsze GITD).
• Jak (GITD)? ePUAP → formularz KREPTD; awaryjnie e-Doręczenia / papier

FAQ – Kluczowe pytania i odpowiedzi w tym artykule