Dodatkowe opcje w programie Tachospeed Expert – omówienie

Od pojawienia się programu Tachospeed Expert minęły już trzy miesiące. Cieszymy się z tego, że możemy nieustannie rozwijać nasz program w oparciu o coraz to nowsze funkcjonalności, które przyspieszają Państwu codzienną pracę.

To właśnie dzięki zgłoszeniom, które spływają do nas od klientów oprogramowania, wiemy o potrzebach, o dodatkowych możliwościach, które mógłby dawać program, aby Państwa praca stawała się bardziej ergonomiczna, a program coraz to lepszy. W związku z tym postanowiłem w tym artykule przybliżyć nowe opcje w programie, które się pojawiły w ciągu tych kilku miesięcy.

Zacznijmy od tego, że wchodząc w „Zarządzanie” -> „Ustawienia” -> „Ustawienia programu” mamy możliwość dostosowania opcji pod nasze przedsiębiorstwo. Jest to element bardzo ważny przed przystąpieniem do pracy z programem, gdyż szeroko rozumiana litera prawa nie zawsze daje możliwość „wstrzelenia się” w możliwe zapisy, które pojawiają się w Państwa firmach. Kilka przykładów potwierdzających te słowa:

Artykuł 151 (7) Kodeksu pracy dotyczący pory nocnej

§ 1. Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21:00 a 7:00

W związku z powyższym mamy tutaj do dyspozycji takie przedziały czasowe jak np.:

• 21:00 – 5:00,
• 22:00 – 6:00,
• 23:00 – 7:00.

I tutaj nasuwa się następujące pytanie: „Skąd program ma wiedzieć jakie zapisy tego przepisu są stosowane i praktykowane w Państwa przedsiębiorstwie?” Dlatego tak istotne jest odpowiednie wskazanie naszej pory nocnej z Kodeksu Pracy w ustawieniach programu. Gdzie szukamy wspomnianej opcji?

W miejscu wskazanym na powyższym zrzucie ekranu określamy porę nocną wynikającą z Kodeksu Pracy w programie Tachospeed Expert. Niewłaściwe wskazanie pory nocnej w programie względem zapisów w naszej dokumentacji będzie skutkowało niewłaściwym rozliczeniem dodatku wynikającego z czasu pracy w godzinach nocnych dla kierowcy, dlatego jest to bardzo ważne, aby mieć program ustawiony zgodnie z zapisami w naszym przedsiębiorstwie. Jeżeli takowych zapisów w naszej firmie nie ma, to najwyższy czas o takie zapisy zadbać i je uzupełnić.

Program ma domyślnie przyjętą wartość 22:00 – 6:00.

Artykuł 2, punkt 6a ustawy o czasie pracy kierowców

Pora nocna – okres czterech godzin pomiędzy godziną 00:00 i godziną 07:00; definicję pory nocnej zawartą w tym przepisie stosuje się wyłącznie do celów ustalania czasu pracy.

Zgodnie z powyższym firma transportowa powinna wskazać i zapisać cztery kolejny godziny z przedziału 0:00 – 7:00. Mamy tutaj sporo możliwości, między innymi takie przedziały jak:

• 0:00 – 4:00
• 1:00 – 5:00
• 2:00 – 6:00
• 3:00 – 7:00

Jako przedsiębiorstwo transportowe jesteśmy zobligowani do tego, aby wskazać i zapisać konkretny przedział czasowy obowiązujący w danej firmie. Następnie, zgodnie z naszym zapisem, wprowadzamy te informacje do programu Tachospeed Expert w tym miejscu:

Program ma domyślnie przyjętą wartość 0:00 – 4:00.

Początek doby niedzielno-świątecznej

§2. Za pracę w niedzielę i święto, w przypadkach, o których mowa w art. 151 (10), uważa się pracę wykonywaną między godziną 6:00 w tym dniu a godziną 6:00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

Zgodnie z powyższym powinniśmy przyjmować wartość od 6 do 6 zgodnie z Kodeksem pracy. Jak wskazuje litera prawa, możliwe jest ustalenie innych przedziałów czasowych. Często spotykamy u naszych klientów następujące przedziały ustalone dla godzin niedzielno-świątecznych:

• 0:00 – 0:00
• 1:00 – 1:00
• 2:00 – 2:00
• 3:00 – 3:00
• 4:00 – 4:00
• 5:00 – 5:00

Program ma domyślnie przyjętą wartość 6:00 – 6:00.

Audyt – sprawdź i uzupełnij swoją dokumentację wewnątrzzakładową

Jeżeli masz problem z określeniem najlepszych parametrów dla swoich kierowców, to nie zwlekaj i już dziś skontaktuj się z naszym Działem Sprzedaży w celu umówienia audytu w Twojej firmie. Przyjedziemy do Ciebie w dogodnym dla Ciebie, bądź Twoich pracowników, terminie. Zweryfikujemy dokumentację, uzupełnimy ją i wskażemy błędy.

Więcej informacji na temat audytu znajdziesz klikając w link poniżej:

Numer do Działu Sprzedaży, który odpowie na Twoje pytania i wyceni audyt: 32 70 70 400

Nowe opcje w programie Tachospeed Expert

Kalkulator płac w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym – rozliczenie wynagrodzenia i ryczałtów.

Na pewno pamiętasz, jak musiałaś/musiałeś przygotowując rozliczenie wynagrodzenie kierowcy i rozliczenie ryczałtów „przeklikiwać” się przez opcję programu? Do niedawna wyglądało to tak:

Teraz przygotujesz wynagrodzenie znacznie szybciej, dzięki tej opcji:

Nie musisz już zmieniać opcji związanych z polem: „Po pobraniu danych” dla 1 i 2 miesiąca okresu 3-miesięcznego. Program zrobi to automatycznie, jeśli tylko masz zaznaczoną opcje pt.: „Automatycznie ustawiaj opcje rozliczenia dla długich okresów rozliczeniowych”.

Dodatkowe przerwy dla pracowników pracujących więcej niż 9 i 16 godzin

W związku ze zmianami, które miały miejsce w Kodeksie Pracy, a dokładnie w artykule 134 odnoszącym się do sumy czasu pracy i odpowiednich przerw, została dodana opcja pt.: „Uwzględniaj dodatkowe przerwy z art. 134 KP”. Na ten moment Kodeks Pracy nie wpływa na ustawę o czasie pracy kierowcy, w związku z czym kierowcom nie przysługują dodatkowe przerwy w wymiarze 15 min za pracę powyżej 9 i 16 godzin. Jeżeli jednak uznasz inaczej, mamy dla Ciebie taką oto opcję:

Pamiętaj, że w programie znajduje się wiele opcji, których włączenie sprawi, że możesz mieć problemy w razie kontroli, dlatego tak ważne jest, abyś zawsze przed przystąpieniem do generowania ewidencji czasu pracy, raportów itd. zadbał o odpowiednie ustawienie opcji Twojego programu względem zapisów wewnątrzzakładowych.

Wyrównywanie wynagrodzenie kierowcy do wskazanej kwoty

Niejednokrotnie zgłaszali nam Państwo, że w programie przydałaby się dodatkowa opcja pozwalająca na podnoszenie wynagrodzenia brutto kierowcy do konkretnej kwoty. Dlatego takową dodaliśmy. Gdzie ją znajdziemy? W menu kierowcy, dokładnie w zakładce: „Składniki wynagrodzenia”.

Dotychczas mieli Państwo możliwość korzystania z dwóch opcji wyrównywania podstawowych składników wynagrodzenia:

Dodanie nowej funkcjonalności sprawia, że można ustawić każdemu kierowcy indywidualnie kwotę brutto do której chcemy, aby wynagrodzenie było podnoszone. Pamiętaj, aby skorzystać z tej opcji musisz zaznaczyć check-box znajdujący się obok pola pt.: „Wyrównuj wynagrodzenie kierowcy do kwoty”. Dodatkowo poniżej możesz wprowadzić nazwę ów składnika, który będzie widoczny w kalkulatorze płac brutto kierowcy.

Domyślnie wartość ta jest określona mianem: wyrównanie.

Stawka średniego polskiego wynagrodzenia

Masz możliwość zmieniania średniego polskiego wynagrodzenia, w sytuacji, gdy potrzebujesz przygotować niezbędne rozliczenia czy raporty z ubiegłego roku. Opcja ta jest dostępna w tym miejscu:

Data ważności zaświadczenia ADR

W menu kierowcy w zakładce pt.: „Terminy” dodaliśmy nową opcje:

Po jej zaznaczeniu użytkownik ma możliwość wprowadzenia daty, do której ma ważne zaświadczenia ADR. Program Tachospeed Expert po uruchomieniu będzie przypominał o zbliżającym się końcu ów terminu 8 dni przed zbliżającym się terminem. Należy pamiętać, że domyślnie ustawioną wartością do wskazywania przypomnienia w „Przypominaczu” jest okres 8 dni przed upływem danego terminy.

Oczywiście użytkownik ma możliwość zmiany tego parametru w tym miejscu, tj.:

Domyślnie opcja dotycząca terminu ważności zaświadczenia ADR jest wyłączona i to od użytkownika zależy czy będzie z niej korzystał (zaznaczy ją i uzupełni dane).

Tachospeed Expert – pobierz demo lub zaktualizuj program do najnowszej wersji

Wykrywanie potencjalnego błędu selektora

Pojawienie się Tachospeed Experta dało możliwość korzystania z nowych funkcjonalności, w tym między innymi z nowej zakładki pt.: „Status danych”, która ulokowana jest pomiędzy znaną zakładką „Widok kalendarza” a „Widok analogowy”, dokładnie w tym miejscu:

W filmie dotyczącym tej zakładki opowiadałem o zasadach jej funkcjonowania. Jeżeli nie miałaś/miałeś możliwości jeszcze posłuchać o tej zakładce, to koniecznie kliknij w link poniżej:

Powyższa funkcjonalność działa w oparciu o opcje, które znajdują się w tym miejscu:

W tym miejscu masz możliwość zmiany godzin, po których program wskaże błąd selektora.

Domyślnie są to ustawione wartości 6 godzin dla:

• Jazdy,
• Pracy innej,
• Gotowości,
• Gotowości w załodze.

Oznacz to, że jeżeli zostanie u danego kierowcy znalezione więcej niż 6 godzin np. dla pracy innej, to program wskaże błąd selektora w tym miejscu:

Oczywiście według własnych upodobań możesz zmienić te wartości.

Rozliczanie delegacji tylko dla kierowców zatrudnionych na umowę o pracę

Kolejną nową opcją, którą możesz spotkać w ustawieniach programu Tachospeed Expert jest możliwość wyłączenia rozliczania delegacji dla kierowców, którzy nie mają nawiązanego stosunku pracy z nami. Znajdziesz ją w tym miejscu:

Domyślnie opcja ta jest wyłączona.

Urlop z powodu siły wyższej

Zgodnie ze zmianami w Kodeksie pracy została do programu Tachospeed dodana dodatkowa funkcjonalność związana ze zwolnieniem z powodu siły wyższej. Aby z niej skorzystać wchodzimy do „Widoku kalendarza”, wybieramy danego kierowcę z listy i w dniu, kiedy skorzystał z ów zwolnienia wciskamy prawy przycisk myszy. Następnie wybieramy:

Zgodnie z wytycznymi, pracownik zatrudniony na cały etat ma prawo do 2 dni urlopu z powodu siły wyższej płatnego 50% w ciągu roku kalendarzowego.

Stale udoskonalamy program w oparciu o pojawiające się przepisy. Na temat wszystkich opcji dostępnych w programie przeczytasz w naszej instrukcji.

Instrukcja obsługi programu Tachospeed Expert (link)

Pamiętaj, że w razie jakichkolwiek problemów, pytań, czy wątpliwości jesteśmy do Twojej dyspozycji pod numerem telefonu 32 70 70 440 i/lub pod adresem email: pomoc@tachospeed.pl

Pamiętaj o systematycznym aktualizowaniu swojego programu do rozliczania czasu pracy kierowców!

Pamiętaj, aby na bieżąco aktualizować swój program o dostępne aktualizacje. Ciągle śledzimy wszelkiego rodzaju zmiany, abyś mógł pracować na programie wyposażonym w aktualne przepisy prawne. Jeżeli nie jesteś pewny, czy wersja programu na której pracujesz jest najnowszą, to koniecznie wejdź na stronę: www.tachospeed.pl i wybierz zakładkę „Pomoc” -> „Aktualizacje”.

Link bezpośredni do sekcji poświęconej kolejnym aktualizacjom do programu:

Pamiętaj, że możesz także zadzwonić do działu Pomocy Technicznej i dopytać o dostęp do aktualizacji oraz skorzystać z naszej pomocy, podczas której zaktualizujemy program do najnowszej wersji za Ciebie.

Potrzebujesz pomocy?

Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:

Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl

Nowe funkcjonalności, które znajdziesz w programie Tachospeed Expert

Przygotowaliśmy dla Ciebie nagrania wideo i umieściliśmy je na platformie Youtube, abyś w dogodnym dla siebie momencie mógł, całkowicie bezpłatnie, zobaczyć co się zmienia w programie Tachospeed Expert. Aby zobaczyć przygotowane materiały skorzystaj z linku poniżej – bezpośrednio do naszych materiałów video:

Kanał Tachospeed w serwisie YouTube

Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na poniższe tematy – kliknij w bezpośredni link znajdujący się poniżej:

Import danych z GPS

Zbiorczy widok ewidencji czasu pracy – czyli jak jednym kliknięciem myszy zrobić ewidencje czasu pracy dla wszystkich kierowców

Status danych – nowa zakładka w programie Tachospeed Expert

Edycja masowa kierowców z Excela

Autor: Sebastian Słaby, ekspert branży transportowej