Stosowanie ryczałtów w wynagrodzeniu kierowców jest coraz bardziej powszechne. Niestety, niejednokrotnie okazuje się, że ustanowione ryczałty oraz ich wysokości są nieprzemyślane lub źle ulokowane, powodując tym samym swoistego rodzaju konflikt z obowiązującym prawem. W tym artykule dowiesz się, kiedy warto je stosować i w jaki sposób określać ich wartość.
Stosowanie ryczałtów w wynagrodzeniu kierowców jest coraz bardziej powszechne. Niestety, niejednokrotnie okazuje się, że ustanowione ryczałty oraz ich wysokości są nieprzemyślane lub źle ulokowane, powodując tym samym swoistego rodzaju konflikt z obowiązującym prawem. W tym artykule dowiesz się, kiedy warto je stosować i w jaki sposób określać ich wartość.
Ryczałty przy określaniu wynagrodzenia dla kierowców — dlaczego je stosujemy?
O możliwości stosowania ryczałtów dowiadujemy się z artykułu 151 Kodeksu Pracy. Ich obecność w wynagrodzeniu za pracę ma dać pracownikowi poczucie, że otrzymuje on część swojego wynagrodzenia w kwocie zryczałtowanej za dany składnik, np. z tytułu pracy w nocy, pracy w godzinach nadliczbowych lub z tytułu pełnionego dyżuru. Inną ich zaletę doceniają osoby przygotowujące listę płac. Przy odpowiednim zastosowaniu ryczałtów możemy rozliczać wynagrodzenie kierowców tylko 4 razy w roku, zamiast robić to razy 12.
Przykład 1:
Kierowca ma określone wynagrodzenie miesięczne w kwocie 3490 zł od 01.01.2023 r. Dodatkowo przysługuje mu ryczałt za pracę w nocy w kwocie 100 zł, w związku z czym jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 3590 zł. Kierowca nie musi przepracować ani minuty w godzinach nocnych zgodnych z Kodeksem Pracy (art. 151⁷ § 1) aby otrzymać 100 zł wynikających z ów ryczałtu.
Wady i zalety:
- jeżeli kierowca jest zatrudniony w okresie rozliczeniowym wynoszącym 3 miesiące, wtedy pracodawca wypłaca kierowcy w pierwszym i drugim miesiącu kwartalnego wynagrodzenia po 100 zł z tytułu pracy w nocy (w formie ryczałtu) bez potrzeby jego rozliczania,
- w trzecim miesiącu kwartału, gdy pracodawca będzie po raz kolejny wypłacał kwotę 100 zł z tytułu pracy w nocy (ryczałt), dokona rozliczenia ryczałtów, tj. sprawdzi, czy kwota 300 zł (3*100 zł) wystarczyła na pokrycia wygenerowanej pracy w nocy przez kierowcę, jeśli:
Wniosek: źle oszacowana kwota ryczałtu może powodować dla pracodawcy straty finansowe.
Zasymulujmy w tym miejscu następujące zjawisko: kierowca w pierwszym miesiącu wypracował godzin nocnych na kwotę 27 zł, w drugim na kwotę 131 zł, a w trzecim 84 zł. Zaczniemy od rozpatrzenia tego przypadku w ujęciu 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego.
I wariant:
| Wypracowana kwota (w zł) | Kwota ryczałtu (w zł) | Należność dla kierowcy (w zł) | |
| Pierwszy miesiąc | 27 | 100 | 100 |
| Drugi miesiąc | 131 | 100 | 100 |
| Trzeci miesiąc | 84 | 100 | 100 |
| suma | 242 | 300 | 300 |
W powyższym przypadku, niezależnie od wypracowanej przez kierowcy kwoty z tytułu pracy w nocy, kierowca otrzymuje ostatecznie kwotę 100 zł. Jest to charakterystyczne dla systemu 3-miesięcznego. Należność dla kierowcy wypłacana w 3 miesiącu powinna być rozliczeniem ryczałtów w danym kwartale. W związku z tym kierowca otrzymał kwotę 100 zł, gdyż suma wypracowanych kwot w poszczególnych miesiącach tj. 27+131+84=242 a 242<300. W takim przypadku nie mamy potrzeby dopłacania czegokolwiek naszemu kierowcy, ponieważ wypracowana kwota 242 zł jest mniejsza od trzykrotności miesięcznego ryczałtu, czyli 300 zł.
II wariant:
Zmieniamy kwotę ryczałtu ze 100 zł na 50 zł.
| Wypracowana kwota (w zł) | Kwota ryczałtu (w zł) | Należność dla kierowcy (w zł) | |
| Pierwszy miesiąc | 27 | 50 | 50 |
| Drugi miesiąc | 131 | 50 | 50 |
| Trzeci miesiąc | 84 | 50 | 92 |
| suma | 242 | 150 | 142 |
Trzykrotność miesięcznego ryczałtu za pracę w nocy daje kwotę 150 zł (3*50), gdy zaś wypracowana przez kierowcę kwota daje wartość 242 zł (27+131+84). Bardzo ważne jest tutaj patrzenie na wypłacaną należność kwartalnie. Wypłacamy co miesiąc ustaloną kwotę ryczałtu i po zamkniętym kwartale robimy rozliczenie ryczałtów. Brakująca kwota staje się należnością dla kierowcy, w tym przypadku 92 zł (242-150).
III wariant:
Gdybyśmy te same wartości, użyte w wariancie I, wykorzystali w ujęciu jednomiesięcznym; okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc:
| Wypracowana kwota (w zł) | Kwota ryczałtu (w zł) | Należność dla kierowcy (w zł) | |
| Pierwszy miesiąc | 27 | 100 | 100 |
| Drugi miesiąc | 131 | 100 | 131 |
| Trzeci miesiąc | 84 | 100 | 100 |
| suma | 242 | 300 | 331 |
Zauważamy zmianę co do należnej kwoty dla kierowcy w drugim miesiącu jego pracy. Dlaczego? Wypracowana kwota w wysokości 131 zł przewyższa wartość określonego miesięcznie ryczałtu, w związku z czym brakującą kwotę (31 zł) należy również wypłacić kierowcy.
Ryczałty a wynagrodzenie dla kierowców – o czym pamiętać?
Należy pamiętać, iż wynagrodzenie kierowcy nie zawsze może być konstruowane z wykorzystaniem ryczałtów. Wynagrodzenie brutto kierowcy jest zbudowane z podstawowych oraz dodatkowych składników wynagrodzenia. W podstawowych składnikach wynagrodzenia, czyli tych, które najczęściej tworzą nam wartość minimalnego wynagrodzenia kierowcy, zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu (art. 6, pkt. 5), nie należy uwzględniać:
- nagrody jubileuszowej,
- odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
- wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
- dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
- dodatku za staż pracy.
Link do pełnego dokumentu:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20022001679/U/D20021679Lj.pdf
Jest to często popełniany błąd przez firmy transportowe przy tworzeniu umów o pracę z kierowcami. Niejednokrotnie zdarza mi się słyszeć od klientów informację, że kierowca posiada wynagrodzenie np. w następującej formie (przykład z roku 2022, gdzie minimalne wynagrodzenie wynosiło 3010 zł):
- stawka zasadnicza 2000 zł,
- ryczałt za nadgodziny w kwocie 300 zł,
- ryczałt za dyżur w kwocie 500 zł,
- ryczałt za pracę w nocy w kwocie 210 zł.
Na pierwszy rzut oka wszystko zdaje się wydawać poprawnie, gdyż po zsumowaniu powyższych wartości okazuje się, że kierowca ma wynagrodzenie w kwocie 3010 zł, a więc tyle ile wynosiło minimalne wynagrodzenie w roku 2022. Niestety ryczałt za nadgodziny oraz ryczałt za pracę w nocy nie może być budulcową wynagrodzenia kierowcy zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu.
Kolejną istotną sprawą przy określaniu wysokości kwoty ryczałtu jest zdrowy rozsądek i dokładnie przeanalizowana kwota jaką stwierdzimy, że nadamy za dany składnik wynagrodzenia (ryczałt). Należy pamiętać, iż kwota ryczałtu za np. pracę w godzinach nadliczbowych powinna faktycznie określać potencjalną wartość generowanych nadgodzin w oparciu o analizę dostępnych danych z przeszłości; wykonanej już pracy kierowcy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego ( z dnia 11 czerwca 1971 r., sygn. akt III PZP 15/71) należy pamiętać, że pracownik ma prawo do wynagrodzenia nieobjętego kwotą ryczałtu, gdy przepracował więcej niż określał to ustanowiony składnik wynagrodzenia.
Ustaliliśmy już, że ważne jest lokalizacja ryczałtu oraz jego wysokość. Ostatnim orzechem do zgryzienia, jaki nam pozostał, jest okres rozliczeniowy. Na szczęście dość rzadko, ostatnimi czasy, zdarza mi się słyszeć o stosowaniu przez firmy transportowe ryczałtów przy jedno-miesięcznych okresach rozliczeniowych, którymi objęci są zatrudnieni kierowcy. Wariant II z przypadku nr 1 powinien Ci uświadomić jaką krzywdę możesz sobie zrobić ustalając kwoty ryczałtu w ów systemie rozliczeniowym. Aby lepiej przybliżyć Ci ten temat, przygotowałem specjalny przykład, w którym porównam dla Ciebie wysokość wynagrodzenia brutto kierowcy, które jest określone w ten samej kwocie, z ryczałtami i bez nich.
Przykład 2:
Kierowca zatrudniony na umowę o prace, w systemie podstawowym (też Cię zdziwiło, że współczesny kierowca może być zatrudniony w systemie podstawowym?) z wynagrodzeniem miesięcznym w kwocie 3700 zł – wariant I.
Kierowca zatrudniony na umowę o pracę, w systemie podstawowym, z wynagrodzeniem w którego skład wchodzi: stawka zasadnicza 3490 zł, ryczałt za godziny nadliczbowe 100 zł, ryczałt za pracę w porze nocnej 50 zł, ryczałt za dyżur 60 zł. Razem brutto: 3700 zł – wariant II.
Dla obu wariantów przyjmujemy normę godzin w wysokości 168.
Rozliczenie wynagrodzenia kierowcy – wariant I:
Rozliczenie wynagrodzenia kierowcy – wariant II:
Wnioski:
Na pierwszy rzut oka wariant II wydaje się zdecydowanie korzystniejszy dla pracodawcy, gdyż okazuje się, że za tą samą pracę kierowcy wypłacamy 3700 zł brutto, a nie 4838,98 zł – ponad 1000 zł „oszczędności” dla pracodawcy. Musimy pamiętać o konieczności rozliczenia ryczałtów i sprawdzeniu, czy określone kwoty wystarczyły:
Po rozliczeniu ryczałtów okazało się, że kierowcy należy dopłacić 587,86 zł za przepracowane nadgodziny oraz 303,30 zł z tytułu dyżuru, łącznie dodatkowo 891,16 zł. Jeżeli dodamy tą kwotę do sumy składników wynagrodzenia, tj. 3700 zł, otrzymamy ostateczną kwotę wynagrodzenia brutto kierowcy dla wariantu II: 4591,16 zł.
Wariant II: 4591,16 zł < Wariant I: 4835,98 zł
Wariant II okazał się korzystniejszy dla pracodawcy, obniżając ostateczne wynagrodzenie brutto dla kierowcy o kwotę 244,82 zł.
Skąd ta różnica?
Obecność ryczałtów w wynagrodzeniu kierowcy nie sprawiła, że pracował on więcej lub mniej. Należy zwrócić uwagę na stawkę godzinową po której rozliczane były dane składniki wynagrodzenia. W wariancie I wysokość stawki zasadniczej wynosiła 3700 zł, w związku z czym 3700:168=22,02 zł. W wariancie II stawka zasadnicza wynosiła 3490 zł (pozostałe 210 zł stanowiły ryczałty będące dodatkowym wynagrodzeniem dla kierowcy), co daje: 3490:168=20,77 zł. Otrzymujemy zatem różnicę na stawce godzinowej równą 22,02-20,77=1,25
Pamiętajmy, że stawki godzinowe tj. 22,02 zł oraz 20,77 zł posłużyły do wyliczenia poszczególnych elementów wynagrodzenia. W pełnej wartości w przypadku m.in. podstaw nadgodzin, oraz w połowie swej wartości, gdy rozliczane były dyżury 50% lub dodatki z nadgodzin. To niepozorne 1,25zł w przypadku pełnej stawki godzinowej i 0,63 zł w przypadku połowy ów stawki było powodem dla którego otrzymaliśmy aż tak duże różnice, a nie sama obecność ryczałtów w wariancie II.
Ryczałt w wynagrodzeniach dla kierowców — ciekawostka!
Zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu nie mamy zakazu umieszczania ryczałtu za dyżur w podstawowych elementach wynagrodzenia kierowcy, chociaż niewiele brakowało, aby tak się stało. Projekt 1835, który był „podstawką” zeszłorocznych zmian wynikających z Pakietu Mobilności w naszym kraju posiadał następujący zapis: „wprowadzeniem zakazu wliczania wynagrodzenia z tytułu dyżurów kierowcy do minimalnego wynagrodzenia” (str. 21 tego ogromnego w treść dokumentu). Na szczęście skończyło się tylko na strachu, w związku z czym nadal ten element służy jako swoistego rodzaju budulcowa minimalnego wynagrodzenia kierowcy.
Kontakt i szkolenia:
Zainteresował Cię mój artykuł? Chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat ryczałtów?
Zapisz się już dziś na szkolenie z przepisów, które regularnie prowadzę:
Jeśli masz jakiekolwiek pytania, zapraszam Cię do napisania wiadomości mailowej — chętnie odpowiem na każde pytanie!
Wersja DEMO programu Tachospeed
Jeśli chciałbyś sam przetestować nasz program do rozliczania czasu pracy kierowców, zapraszamy pobrania wersji demonstracyjnej Tachospeeda:
W razie jakichkolwiek pytań zapraszam do kontaktu z działem pomocy technicznej pod numerem: +48 32 70 70 440 lub mailowo: pomoc@tachospeed.pl
