Tematyka sygnalistów jest dosyć głośnym wątkiem w tym roku, gdyż w styczniu ogłoszono wstępny projekt ustawy o sygnalistach, który to ma uregulować ich ochronę w miejscach pracy. Jak to zwykle bywa przy wdrażaniu czegoś nowego i tym razem nie obchodzi się bez problemów.
10 stycznia 2023 roku projekt dostał pozytywną ocenę Komitetu do spraw Europejskich, a od 1 czerwca ustawa jest w rękach Stałego Komitetu Rady Ministrów. Oznacza to, że już bliżej, niż dalej końca drogi procesu legislacyjnego ów ustawy, w związku z czym powinniśmy do końca aktualnego roku znać wszystkie wytyczne związane z ochroną sygnalistów w przedsiębiorstwach.
W tym artykule znajdziesz m.in.:
Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa — pełna treść
Ustawa dotycząca ochrony sygnalistów jest następstwem dyrektywy unijnej z 23 października 2019 roku, a dokładniej dyrektywy samego Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia Unii, zwanej dyrektywą 2019/1937.
Kim jest sygnalista?
Według dyrektywy unijnej za sygnalistę uważa się osobę, która zgłasza wszelkie nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Lista sektorów, z których mogą pochodzić zgłoszenia, jest dosyć długa, bowiem, zgodnie z dyrektywą 2019/1937, zakresem zgłoszeń są zagadnienia dotyczące:
a) naruszeń przepisów w następujących dziedzinach (wymienionych szczegółowo w części I załącznika do dyrektywy 2019/1937):
- zamówienia publiczne,
- usługi, produkty i rynki finansowe,
- zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
- bezpieczeństwo transportu w sektorze kolejowym, drogowym, morskim i żeglugi śródlądowej,
- ochrona środowiska, począwszy od gospodarowania odpadami aż po chemikalia,
- ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
- bezpieczeństwo żywności i pasz,
- zdrowie i dobrostan zwierząt,
- zdrowie publiczne, w tym prawa pacjentów i kontrola wyrobów tytoniowych,
- ochrona konsumentów,
- ochrona prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,
b) naruszeń mających wpływ na interesy finansowe UE,
c) naruszeń dotyczących rynku wewnętrznego, w tym naruszeń unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz naruszeń krajowych przepisów regulujących opodatkowanie osób prawnych.
Kiedy musimy mieć sygnalistę w swoim przedsiębiorstwie?
Według wytycznych unijnej dyrektywy 2019/1937 mamy obowiązek posiadania sygnalisty w swoich strukturach, gdy zatrudniamy powyżej 50 pracowników (zgodnie z punktem 48 dyrektywy unijnej) lub, gdy w prowadzimy działalność związaną z usługami finansowymi. Wyróżnia się tutaj również sektory z branży usług i produktów, ale także wskazuje na przeciwdziałanie praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwu transportu, czy chociażby ochronie środowiska. Niestety w polskim prawie nie zostały póki co ujęte odpowiednie zapisy precyzujące kwestie ochrony sygnalistów, w związku z czym nie ma wytycznych dotyczących ich ochrony w celu wykluczenia działań odwetowych ze strony pracodawcy. Na plus dla sygnalisty możemy tutaj wyróżnić zapisy w naszym Kodeksie pracy, który to w artykułach 94 i 183 mówi o naruszeniach związanych z dyskryminowaniem pracownika i nie równym jego traktowaniem, które to zezwala pracownikowi na dochodzenia odszkodowania od pracodawcy.
Kto może być sygnalistą?
Przede wszystkim sygnalista może być zatrudniony pracownik, który wykonuje u nas pracę. Może to być także były pracownik. Sygnalistą w naszym przedsiębiorstwie może być także ktoś, kto nie otrzymuje wynagrodzenia za swoją pracę, czyli np. wolontariusz, bądź praktykant, czy stażysta. Za osobę zgłaszającą możemy również obrać samego właściciela lub współwłaściciela przedsiębiorstwa. A więc pole do wyboru sygnalisty jest naprawdę sporę, bo może nim być dosłownie każdy. Jednym z założeń tej ustawy jest poprawa warunków pracy w miejscu pracy przez respektowanie obowiązującego prawa, bowiem możliwość zgłoszenia różnego to rodzaju nieprawidłowości na zewnątrz może skutkować nie małymi problemami finansowymi, wizerunkowymi itd., więc zakłada się, że w ten sposób sprawimy lepszym miejsce, w którym przychodzi nam spędzać wiele godzin dziennie za sprawą wykonywanej pracy.
Jak sygnalista zgłasza dostrzeżone nieprawidłowości?
Dyrektywa o sygnalistach 2019/1937 wskazuje na określenie w naszym przedsiębiorstwie tak zwanych kanałów komunikacyjnych do dokonywania zgłoszeń. Ustawa przewiduje 3 możliwe kanały (drogi), mianowicie:
- Zgłoszenie wewnętrzne – pisemne lub ustne do pracodawcy,
- Zgłoszenie zewnętrzne – pisemne lub ustne do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu,
- Ujawnienie publiczne – przekazanie informacji do wiadomości publicznej.
Patrząc na powyższe możliwe kanały komunikacyjne możemy bez wątpienia stwierdzić, że najlepszą opcją jest zgłoszenie wewnętrzne, dlatego tak istotne jest i będzie określenie niezbędnych procedur zgłaszania, w tym samej ochrony osób zgłaszających.
Zgodnie z artykułem 5 dyrektywy unijnej 2019/1937 pt. „Definicje”:
Punkt 3: „zgłoszenie” lub „zgłaszać” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń;
Punkt 4: „zgłoszenie wewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym;
Punkt 5: „zgłoszenie zewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom;
Punkt 6: „ujawnienie publiczne” lub „ujawniać publicznie” oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń;
Procedura zgłoszeń wewnętrznych w firmie transportowej
Wszelkiego rodzaju zgłoszenia muszą być dokumentowane, w związku z czym łatwiej będzie to uczynić ze zgłoszeniami, które wpłynęły do nas w formie papierowej (pamiętamy, że możliwe są też ustne zgłoszenia). Zgodnie z punktem 75 ustawy o sygnalistach:
Osoby, które zamierzają dokonać zgłoszenia, powinny mieć możliwość podjęcia świadomej decyzji o tym, czy, jak i kiedy dokonać zgłoszenia. Właściwe organy powinny zatem zapewniać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje o dostępnych kanałach dokonywania zgłoszeń zapewnianych przez właściwe organy, o obowiązujących procedurach i członkach personelu odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń w obrębie tych organów oraz powinny ułatwiać dostęp do tych informacji. Wszystkie informacje dotyczące zgłoszeń powinny być przejrzyste, zrozumiałe i wiarygodne, aby propagować zgłaszanie naruszeń, a nie zniechęcać do takich działań.
Za właściwy organ o którym mowa powyżej zgodnie z artykułem 5 dyrektywy 2019/1937 uważa się: „właściwy organ” oznacza organ krajowy wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń zgodnie z rozdziałem III i przekazywania informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia lub wyznaczony do wykonywania obowiązków przewidzianych w niniejszej dyrektywie, w szczególności w odniesieniu do działań następczych.”
Zgłoszenia ustne mogą zostać realizowane za sprawą trzech dróg komunikacyjnych:
- Telefonicznie,
- Innymi systemami komunikacji głosowymi,
- Bezpośrednio (wskazuje się tutaj odpowiednie spotkanie na wniosek sygnalisty).
Pamiętając o tym, że wszystkie zgłoszenia muszą być rejestrowane (udokumentowane) niezbędne przy zgłaszaniu ustnym jest:
- Nagranie spotkania (możliwe jego przepisanie, aby było dodatkowo udokumentowane w formie pisemnej) – dotyczy dróg telefonicznych lub innymi systemami komunikacji głosowymi,
- Sporządzenie protokołu przebiegu rozmowy podczas bezpośredniego spotkania – gdy nie ma możliwości jego nagrania,
- Nagranie bezpośredniego spotkania – gdy jest taka możliwość.
Ze zgłoszeniami pisemnymi jest dużo prościej, gdyż pozostaje po nich swoistego rodzaju ślad. Wyróżniamy tutaj zgłoszenie w formie klasycznej papierowej lub drogą mailową, czyli elektronicznie. Konieczne jest wskazanie odpowiedniej osoby lub osób, które będą przyjmowały zgłoszenia i ich dalszej „obróbki”, czyli weryfikacji i określenia dalszych działań, gdy okaże się to niezbędne. Ustawa wskazuje jasne wyodrębnienie osób zajmujących się zgłoszeniami oraz wymaga sporządzenia odpowiedniej umowy w przypadku, gdy osobą weryfikującą zgłoszenia okaże się być ktoś z zewnątrz. Każde zgłoszenie musi zostać potwierdzone na specjalnym wzorze, który potwierdza przyjęcia zgłoszenia. Informacja o potwierdzeniu zgłoszenia trafia do sygnalisty w ciągu 7 dni od otrzymania. Ustawa przewiduje dłuższy czas związany z poinformowaniem o przyjęciu zgłoszenia samemu zgłaszającemu, gdy ten nie poda adresu do kontaktu.
Jak rejestrować zgłoszenia od sygnalisty?
W ustawie nakazano dokumentować zgłoszenia w związku z czym muszą mieć one odpowiedni wygląd, a więc zawierać następujące informacje:
- Numer zgłoszenia,
- Przedmiot naruszenia,
- Dane osobowe sygnalisty oraz osoby, które dotyczy zgłoszenie,
- Adres do kontaktu sygnalisty,
- Data dokonania zgłoszenia,
- Informacje o podjętych działaniach następczych,
- Data zakończenia sprawy.
Powyższe informacje rejestrujemy i przechowujemy przez okres 15 miesięcy liczony od końca roku kalendarzowego. Co ciekawe liczymy ten czas od zakończenia działania następczego lub zakończenia sprawy, a nie od przyjęcia zgłoszenia. Należy pamiętać także, że ów rejestr musi być prowadzony wewnątrz przedsiębiorstwa. Nie można zlecić jego prowadzenie osobom z zewnątrz.
Skoro zapisywane będą zgłoszenia, w tym dane sygnalisty, to również niezbędne jest stosowanie odpowiednich klauzuli informacyjnych (RODO). Dokumenty, które będzie musiał prowadzić pracodawca to:
- Informacja o przetwarzaniu danych osobowych od pracodawcy (w formie pisemnej),
- Klauzula informacyjna (RODO) dla sygnalisty,
- Klauzula informacyjna (RODO) osoby, której dotyczy zgłoszenie,
- Oświadczenie o zachowaniu poufności (NDA) dla uczestników postępowań wyjaśniających, przyjmującego zgłoszenie i członków ewentualnych komisji.
Obowiązkiem pracodawcy jest zadbanie o to, aby żadne informacje dotyczące zgłoszeń nie wypłynęły do osób niepożądanych, na zewnątrz. To samo dotyczy wszystkich osób, które z reki pracodawcy zostały upoważnione do przyjmowania zgłoszeń. Dlatego niezbędne tutaj jest spisanie odpowiedniego zobowiązania do pozostania w tajemnicy w tychże zakresach.
Co się dzieje ze zgłoszeniem sygnalisty?
Po przekazaniu informacji (zgłoszeniu) przez sygnalistę następuje proces weryfikacyjny, po których mają miejsce działania następcze, a więc:
- Sprawdzenie wiarygodności otrzymanych informacji od sygnalisty.
- Weryfikacja, czy zostało naruszone prawo,
- Przeciwdziałanie w formie kontroli, wniesienie aktu oskarżenia itd.,
- Konsekwencje – szeroko rozumiane (gdy zgłoszenie nie było wewnętrznie przekazane, a było zasadne).
Czy sygnalista powinien dostawać dodatkowe pieniądze?
Dyrektywa unijna 2019/1937 dotycząca ochrony sygnalistów nie przewiduje konieczności dodatkowego płacenia sygnalistą za przekazywane zgłoszenia. W związku z tym decyzja zależy tylko i wyłącznie od samego pracodawcy, czy zechce skorzystać z jakiegoś systemu zachęt. Wydawać by się mogło, że płacenie za zgłoszenia może niekoniecznie potrzebnie wpłynąć na ich pewnego rodzaju jakość, zatem jeżeli firma zdecyduje się na płacenie sygnalistą, powinna dobrze określić zasady przyznawania dodatkowego wynagrodzenia lub innych benefitów.
Działania odwetowe w kierunku sygnalistów
Niestety dużym ryzykiem jest możliwość stosowania działań odwetowych w kierunku sygnalistów. Załóżmy, że dane zgłoszenie trafia kanałem zewnętrznym i cała machina rusza. W przypadku wiarygodności takiego zgłoszenia firma może ponieść różne straty, a więc w ramach odwetu istnieje duże ryzyko zastosowanie kary dla sygnalisty. Dlatego w dyrektywie unijnej został określony katalog działań odwetowych, gdzie umieszczono:
- Mobbing,
- Dyskryminacje,
- Przymus, zastraszenie, wykluczenie,
- Odmowę nawiązania stosunku pracy,
- Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
- Obniżenie wysokości wynagrodzenia,
- Przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
- Przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków,
- Niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
- Niesprawiedliwe lub niekorzystne traktowanie,
- Wyrządzenie innej szkody materialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Zastosowanie jakichkolwiek działań odwetowych będzie wiązało się z odpowiedzialnością finansową pracodawcy, bowiem sygnalistą przysługuję prawo do odszkodowania. Pracodawca może również odpowiadać karnie za swoje występki odwetowe.
Podsumowując temat sygnalistów i wytycznych europejskich zawartych w dyrektywie 2019/1937. Obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego powyżej 50 pracowników jest zapewnienie odpowiedniej ochrony sygnalistom, gdy Ci będą dokonywali zgłoszeń. Jeżeli prowadzona przez nas działalność jest odpowiednio sterowana wraz z litera prawa, to nie mamy powodów do zmartwień. Jeśli zaś jest inaczej, to biorąc pod uwagę zbliżający się do końca proces legislacyjny w sprawie ustawy o ochronie sygnalistów, dobrze by było dokonać odpowiednich działań naprawczych w firmie, zanim będzie to koniecznie po otrzymaniu zgłoszenia od naszego sygnalisty, oby wtedy tego wewnętrznego. Ustawa ma na celu zapewnić sygnalista bezpiecznie warunki zarówno do pracy (jej zachowania itd.) w sytuacji, gdyby zgłoszenia przez nich wysyłane okazały się być nieprzyjazne przedsiębiorstwu, w którym pracują, bez działań odwetowych w ich kierunku.
Ciekawostka
Na koniec artykułu mała ciekawostka na temat sygnalistów i zgłaszania nieprawidłowości, bowiem zjawisko to jest powszechnie znane już od 1864 roku, kiedy to pojawiła się pierwsza regulacja dotycząca terminu whistleblowingu, czyli informowaniu o nieprawidłowościach. W tamtejszym czasie wydany wtedy dokument pt.: „The False Claims Act” miał na celu zapewnienie ochrony donosicielom (współczesnym sygnalistą), którzy zgłaszali oszustwa dokonywane względem wojsk Unii podczas trwania wojny secesyjnej (1861-1865 w USA). Miało to ich uchronić przez niesłusznym zwolnieniem z pracy.
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl
