Pomimo faktu, że od wprowadzenia rewolucji w rozliczaniu płacy zagranicznej kierowców minął ponad rok, to nadal temat nie jest do końca przejrzysty dla wszystkich zainteresowanych. W związku, z czym postanowiliśmy w tym artykule przybliżyć aspekt związany z zasadami rozliczania płacy sektorowej. Obowiązującą teorię uzupełniamy praktycznymi informacjami tak, aby pokazać, że nie jest to wcale takie trudno, jak mogłoby się wydawać.
Wszystko zaczęło się, gdy do ustawy o czasie pracy kierowców został dodany następujący fragment:
Art. 21b. 1. Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Od 2 lutego 2023 roku pracodawcy nie mogli już uzupełniać większości wynagrodzenia kierowców nieoskładkowanymi i nieopodatkowanymi dietami oraz noclegami. Niestety, czasu minęło sporo od wprowadzenia tej zmiany, lecz do dzisiaj słyszymy o niepoprawnym rozliczaniu kierowców i ich wynagrodzenia. Wypłacanie kierowcom wynagrodzenia z pominięciem jego częściowego oskładkowania i opodatkowania jest bardzo często spotykane. Przedsiębiorstwa transportowe szukają „oszczędności”, ryzykując poważnymi konsekwencjami przy potencjalnej kontroli. Niejednokrotnie wynika to ze zwyczajnej niewiedzy w sprawnym i zgodnym z przepisami poruszaniu się w tematyce ustalania i wypłacania należnego im wynagrodzenia.
Płaca sektorowa kierowcy krajowego – rozliczanie jego wynagrodzenia
Na początek przeanalizujmy wynagrodzenie „klasycznego” kierowcy, który wykonuje wyłącznie przewozy krajowe. Zazwyczaj taki pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem miesięcznym odpowiadającym aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu, jakie mamy w kraju. W chwili pisania tego artykułu jest to kwota 3490 zł. Warto pamiętać, że już od 1 lipca 2023 roku będzie to kwota 3600 zł. W skrócie: w zależności od tego, w jakim systemie czasu dany kierowca jest zatrudniony oraz ile wykona godzin pracy (w dzień i w nocy), takie otrzyma należne mu wynagrodzenie. Co jeszcze może przysługiwać takiemu kierowcy, który pracuje tylko na trasach w Polsce? W zależności od zapisów pomiędzy nim a pracodawcą mogą to być również takie dodatki jak:
- Dodatek stażowy,
- Premia uznaniowa,
- Premia regulaminowa,
- Nagroda pieniężna.
Warto pamiętać, że np. premia uznaniowa jest dodatkiem w zupełności zależnym od pracodawcy i pracownik nie ma prawa o nią wnioskować. Informacje na temat premii uznaniowej nie są uregulowane w Kodeksie Pracy. Jest ona składnikiem w zupełności dobrowolnym i o zasadach jej przyznania decyduje wyłącznie pracodawca.
Co innego w przypadku premii regulaminowej. Zasady jej przyznania muszą być jasno sprecyzowane w dokumentacji wewnątrzzakładowej. Informacje na temat tego, w jaki sposób jest przyznawana premia regulaminowa, muszą być ogólnodostępne, znane wszystkim zatrudnionym i niewprowadzające nierównego traktowania. Należy pamiętać, że zatrudniony ma prawo rościć sobie prawa do swojej premii regulaminowej w Sądzie Pracy, gdy uzna, że miał do niej prawo a jej nie otrzymał lub, gdy otrzymana wysokość nie spełnia zakładowych kryterium. O zasadach przyznawania nagrody możemy przeczytać w artykule 105 Kodeksu Pracy:
Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.
W konsekwencji dochodzimy do miejsca, w którym okazuje się, że mówimy o premiach i nagrodach, czyli składnikach jasno określonych przy zasadach otrzymywania przez pracowników (premie) i tych, które są w zupełności zależne tylko od pracodawcy (nagrody). Należy pamiętać, że premia uznaniowa jest tak naprawdę nagrodą, a premia uznaniowa wypłacana periodycznie staje się premią regulaminową, w związku z czym muszą być jasno określone zasady jej przyznawania zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2016 roku sygn. Akt III PK 30/16 (link)
Ciekawym przypadkiem jest sytuacja, w której zlecono zadanie premiowe pracownikowi, a ten nie wykonał go należycie w zakładanym terminie. Omówimy to na przykładzie wdrożenia odpowiednich działań marketingowych związanych z wprowadzeniem na rynek proszku do prania i pasty BHP. Pracownikowi nie udało się w pełni zrealizować wszystkich wymogów związanych z wdrożeniem proszku do obrotu i osiągnąć odpowiednich wyników finansowych w zakładanym terminie, lecz utrudniły mu to niedogodności technologiczne (oraz zdrowotne). W konsekwencji sąd orzekł, że za wykonaną pracę należy się pracownikowi proporcjonalna część umówionej premii wdrożeniowej.
Wyrok z dnia 22 listopada 2001 roku sygn. Akt I PKN 691/00 (link)
Rozliczanie płacy sektorowej w programie Tachospeed
O tym, w jaki sposób rozliczać płacę sektorową kierowców pisaliśmy już wcześniej na naszym blogu (link poniżej). Nadal kluczowe pozostaje jednak określenie wykonywanego przewozu zgodnie z dyrektywą 1057 Komisji Europejskiej w celu określenia, czy kierowca jest delegowany, czy też nie. W sytuacji, gdy jest delegowany, to należne jest mu wynagrodzenie w zależności od wytycznych danego kraju, tj. obowiązujących w nim stawek i zasad rozliczania. Z artykułu w linku poniżej dowiesz się dokładnie, czym jest przewóz bilateralny (dwustronny), cross-trade, kabotaż oraz tranzyt.
Link do artykułu dot. rozliczania płacy sektorowej:
Kierowca zagraniczny – rozliczanie wynagrodzenia
Kierowca, który wykonuje przewozy międzynarodowe, jest tym, którego ciągłe zmiany wynikające z Pakietu Mobilności mogą irytować najbardziej. To przecież na nim ciąży między innymi obowiązek wprowadzania kodu kraju po przekroczeniu granicy, niejednokrotnie także to również kierowca zapisuje informacje o rozpoczętym i zakończonym rozładunku, chociaż żaden przepis prawa (np. konwencja CMR) tego nie wymaga. Praca kierowcy przestała być już dawno tylko i wyłącznie związana z prowadzeniem pojazdu. Ilość dodatkowych zadań, która została dołożona, a raczej przerzucona na ich barki jest oszałamiająca. I niestety, nic nie wskazuje na to, aby miało się to szybko zmienić.
Potrzeba zapisywania załadunków i rozładunków jest niezbędna w celu ustalenia granic odcinka płatnego, za który kierowca musi otrzymać stosowne wynagrodzenie. Wydawać by się mogło zatem, że jest to warunek konieczny w codziennych obowiązkach kierowcy, aby mieć większą kontrolę nad poprawnie wyliczonym swoim wynagrodzeniem za wykonaną pracę. Rzeczywistość jest jednak brutalniejsza, gdyż często świadomość kierowcy różni się mocno od praktyki przedsiębiorstwa, w którym pracuje.
Do dzisiaj wielu klientów rozlicza kierowcę wyłącznie na podstawie przekroczonych granic, kompletnie nie zważając na to, czy dany przewóz był objęty delegowaniem, czy też nie. Wydaje się, że tak jest wygodniej, bo przecież nikt nie musi mieć dodatkowej pracy, a z kierowcą i tak umawiamy się na inne warunki zatrudnienia i wynagradzania niż te, które są zawarte w podpisanej przez obie strony umowie o pracę. Nic bardziej mylnego. Poniżej przykład, który jest często ignorowany.
Rozliczanie wynagrodzenia kierowcy — przykład:
Kierowca wykonał przewóz towaru z Niemiec do Belgii. Załadunek miał miejsce o godzinie 6:00, zaś rozładunek o 16:00. Przekroczenie granicy DE-NL miało miejsce o godzinie 12:30. Analizując aktywności z karty kierowcy, okazało się, że ten prowadził pojazd przez 4,5 godziny od 6:00 do 10:30, po czym wykonał godzinną przerwę. Kierowca po przerwie prowadził pojazd przez kolejne 3,5 godziny, aż do godziny 15:00, gdy dojechał do firmy, w której miał rozładunek. Po godzinnym oczekiwaniu pod rampą w końcu przewożony przez niego towar został rozładowany i mógł rozpocząć odpoczynek dzienny.
Taki przewóz jest traktowany jako cross-trade. Niemcy i Holandia są krajami sąsiadującymi, dlatego czas od rozładunku do momentu przekroczenia granicy DE-NL jest rozliczany po wytycznych DE, zaś czas od przekroczenia granicy DE-NL i dojazd do rozładunku (wraz z rozładunkiem) jest traktowany do rozliczenia po wytycznych NL.
Jak to rozliczyć?
Mając powyższe dane, kartkę papieru, długopis i ściągę dotyczącą stawek, po których rozliczamy pracę w DE i NL, moglibyśmy to zrobić na przykład w taki sposób:
Zaczynamy od rozliczenia DE:
- Stawka godzinowa w DE jest stała i wynosi 12 euro.
- Kurs, po którym rozliczamy, jest wyznaczany kwartalnie. Wybierzmy ten, który został określony na II kwartał 2023 roku: 4,69742 zł
- Ile pracy było wykonane na terenie DE? Zgodnie z treścią przykładu kierowca prowadził pojazd przez 4,5h, zrobił 1h przerwy i prowadził pojazd przez kolejne 4,5h.
Od 6:00 do 10:30 prowadził pojazd w DE.
Od 10:30 do 11:30 odpoczywał w DE.
Od 11:30 do 12:30 prowadził pojazd w DE, po czym przekroczył granicę i wjechał do NL.
W związku z powyższym i zgodnie z wytycznymi panującymi w DE kierowca do czasu pracy ma zaliczany tylko czas jazdy i pracy innej, zatem tym razem będzie to 5,5 godziny wynikające tylko z czasu jazdy.
5,5 godziny * 12 euro * 4,69742 = 310,03 zł
Rozliczenie czasu pracy w NL:
Kierowca po wjechaniu do Holandii (przekroczenie granicy o 12:30) prowadził pojazd przez okres 3,5 godziny, po czym rozpoczął się rozładunek. Warto tutaj uwzględnić to, czy kierowca brał udział w rozładunku, czy też nie. Gdyby kierowca brał udział w rozładunku, to na jego tachografie powinny się znaleźć informacje na temat „młotków”. W treści przykładu informacji o tym nie ma, dlatego przyjmiemy, że nie brał udziału w załadunku. W Holandii, podobnie jak w Niemczech, do sumy czasu pracy zaliczamy tylko i wyłącznie czas jazdy i pracy innej.
Czasem w pracy w NL zostaje zatem tylko czas jazdy wynoszący 3,5 godziny.
W NL stawka godzinowa kierowcy uzależniona jest od jego wieku i kształtuje się w zależności od tego czy ten ma 18, 19, 20 lub 21 lat i więcej. Stawki dla konkretnego wieku wyglądają następująco:
- 18 lat – 5,58 euro/h,
- 19 lat – 6,70 euro/h,
- 20 lat – 8,93 euro/h,
- 21 lat i więcej – 11,16 euro/h.
Biorąc pod uwagę stawkę dla kierowcy powyżej 21 lat mamy rozliczenie:
11,16 * 3,5 * kurs PL
Jaki kurs powinniśmy obrać? Odpowiedź znajdujemy w ustawie o podatku dochodowym:
Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Dla naszego rozliczenia przyjmiemy średni kurs euro z 18 kwietnia 2023 roku ogłoszony przez NBP: 4,6286.
Wracając do rozliczenia NL:
11,16 * 3,5 * 4,6286 = 180,79 zł
Biorąc teraz pod uwagę rozliczenie DE i rozliczenie NL otrzymalibyśmy:
310,03 + 180,79 = 490,82 zł
Licząc to w ten sposób, okazałoby się, że kierowca za 1 przewóz trwający od 6:00 do 16:00 zarobiłby według wytycznych DE i NL blisko 500 zł. Rozliczenia w krajach zagranicznych musimy pomniejszać o to, co kierowca zarobi z tytułu zawartej umowy o pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami w naszym kraju.
Prawidłowe rozliczenie DE:
310,03 – czas pracy w PL * stawka godzinowa PL
Do czasu pracy w Polsce zaliczamy czas jazdy, pracy innej oraz przerw, o których mowa w artykule 134 Kodeksu Pracy, czyli przerw śniadaniowych. Kierowca w owym dniu pracował ponad 6 godzin, zatem należy mu się przerwa w wymiarze 15 minut zaliczana do sumy czasu pracy (dlatego suma czasu pracy w PL wynosić będzie 5 godzin i 45 minut). Stawkę godzinową określamy dzieląc wynagrodzenie miesięczne brutto kierowcy przez wymiar czasu pracy. Skoro obraliśmy kurs z ustawy o PIT dla kwietnia 2023, to, dzieląc minimalną kwietniową 2023 przez wymiar czasu pracy w kwietniu 2023, otrzymujemy:
3490 zł / 152 h = 22,96 zł/h
Ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (link)
Co daje w końcu:
310,03 – (5h 45min * 22,96 zł/h) = 178,01 zł
Faktyczne wynagrodzenie zagraniczne z tytułu pracy wykonanej w ramach przewozu typu cross-trade (delegowania kierowcy) w DE wyniosło 178,01 zł.
Analogicznie podchodzimy do rozliczenia w NL:
180,79 – czas pracy w PL * stawka godzinowa w PL
180,79 – (5h 45min * 22,96) = 48,77 zł
Faktyczne wynagrodzenie zagraniczne z tytułu pracy wykonanej w ramach przewozu typu cross-trade (delegowania kierowcy) w NL wyniosło 48,77 zł.
Za ten przewóz łącznie kierowcy się należy kwota 178,01 + 48,77 zł, czyli 226,78 zł.
I teraz zadajmy sobie następujące pytanie: a co jeśli kierowca wprowadził w tachografie cyfrowym informacje o wjechaniu do NL (przekroczenie granicy) o 12:30, a przekroczenie to zostało faktycznie wykonane o godzinie 12:00, co potwierdza system GPS zamontowany w pojeździe?
Okazuje się wtedy, że mamy 30 min czasu pracy na poczet jednego z krajów. Zupełnie inaczej wyglądałoby wynagrodzenie kierowcy, gdybyśmy wzięli pod uwagę przekroczenie granicy z systemu telematycznego zamiast danych z tachografu. Co okazałoby się korzystniejsze dla pracodawcy? Czy taka forma jest w ogóle dopuszczalna? Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź, zapisz się na szkolenia dla branży transportowej organizowane przez firmę Infolab. Zapraszamy do kontaktu!
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej:
Zadzwoń: 32 70 70 440
Napisz: biuro@tachospeed.pl
