Z wcześniejszych artykułów mogli się Państwo dowiedzieć czegoś więcej na temat godzin ponadwymiarowych oraz godzin nadliczbowych. Tych drugich także w ujęciu ryczałtów. W tym artykule postawiłem przedstawić konsekwencję, które mogą spaść na przedsiębiorstwo transportowe, gdy nie dopilnujemy rozliczenia kierowców. Dokładnie przedstawię i opiszę popełniane błędy przez przewoźników oraz różnice finansowe, które powstają przy niepoprawnie przygotowywanym rozliczeniu.
Zacznijmy od początku. Bez względu na to, czy to właśnie godziny ponadwymiarowe, czy nadgodziny powstaną, muszą zostać umieszczone na ewidencji czasu pracy kierowcy. Nieprowadzenie takiego dokumentu przez pracodawcę skutkuje niemałą karą, bo aż 1000 zł za każdego kierowcę, któremu ów dokumentu nie przygotowywaliśmy.
Ustawa o transporcie drogowym, załącznik 3:
Konsekwencje finansowe znacznie przybierają na sile, gdy okaże się, że prowadzona ewidencja czasu pracy jest np. fałszowana. Wtedy taryfikator mówi o karze aż 8000 zł i bardzo poważnym naruszeniu.
Zbierając dostępne informacje w całość, wiemy już, że aby godziny ponadwymiarowe powstawały, kierowca musi być zatrudniony na niepełny etat – to warunek konieczny. W związku z tym, jeśli w Twojej firmie wszyscy kierowcy są zatrudnieni na cały etat, to koniecznie wejdź to ustawień programu Tachospeed:
Zarządzenie -> Ustawienia -> Ustawienia programu
Teraz rozwiń „Moduł ewidencji”, klikając w V, rozwiń „Podstawowe” i kliknij „Równoważny system pracy”. Zobaczysz opcję: „W dni robocze granica nadgodzin dobowych równa planowi”. Zaznacz tę opcję i zapisz ustawienia.
Od teraz program Tachospeed nie będzie tworzył granicy pomiędzy pracą zgodną z planem, godzinami ponadwymiarowymi i nadgodzinami. Przykład:
Oznacza to, że kierowca, pracując w tym dniu 6 godzin, pracuje zgodnie z planem. Powyżej 6 godziny, aż do 8 godziny będzie wykonywał pracę w godzinach ponadwymiarowych. Dopiero pracując ponad 8 godzin, powstaną dla niego godziny nadliczbowe.
Przykłady:
a) kierowca pracował w tym dniu 7h 15min, wtedy 6h jego pracy zostałoby zaliczone do pracy zgodnie z planem, a 1h 15 min będą godzinami ponad wymiarowymi.
b) kierowca pracował w tym dniu 10h 30min, wtedy 6h jego pracy zostałoby zaliczone do pracy zgodnie z planem, 2h do pracy ponadwymiarowej i 2h 30minut jako nadgodziny.
Warto tutaj pamiętać, że kierowca zatrudniony na cały etat nie może mieć godzin ponadwymiarowych! W związku, z czym drugi przykład (b) powoduje niemałe problemy. Dlaczego?
Za 2h godzin ponadwymiarowych, których nie powinno być, wypłacimy kierowcy 100% jego wynagrodzenia brutto. Aby prościej się liczyło załóżmy, że kierowca posiada wynagrodzenie miesięczne w kwocie 3490 zł od 01.01.2023, a praca wykonywana była w styczniu 2023 r.
Stawka godzinowa wynosi: 3490 / 160 = 21,81 zł/h
Na potrzeby przedstawienia wyliczenia zostały wykorzystane nadgodziny 50%. Analizując powyższy przykład, powinniśmy dostrzec poważny błąd w liczeniu. Przez dopuszczenie powstawania u kierowcy godzin ponadwymiarowych rozliczyliśmy jego dzień pracy z korzyścią dla siebie (przewoźnika) na kwotę 21,82 zł, rozliczając wyłącznie jego jeden dzień pracy! Powielając ów model w całym okresie rozliczeniowym, może dojść do sytuacji, w której „okradamy” kierowcę na kilkaset złotych miesięcznie!
Niejedna kontrola w firmach naszych klientów pokazała, jak poważny jest to problem. Niepoprawne naliczanie godzin ponadwymiarowych (samo ich występowanie) w systemie równoważnym u kierowcy, który jest zatrudniony na całym etacie, jest poważnym błędem. Przez obecność godzin ponadwymiarowych nie naliczamy kierowcy godzin nadliczbowych oraz, co gorsza, może dojść do sytuacji, w której nie zapłacimy kierowcy dodatku z nadgodzin, gdyby się okazało, że mamy niewystarczająco przestoju. W konsekwencji „okradamy” kierowcę z należnego mu wynagrodzenia ryzykując niemałą odpowiedzialnością finansową w razie kontroli.
Omówiliśmy przypadek, w którym mogliśmy zobaczyć różnice w wynagrodzeniu kierowcy względem jednego dnia. Poniżej przykład kierowcy, któremu wyliczamy wynagrodzenie miesięcznie w zły i dobry sposób, tj. biorąc pod uwagę godziny ponadwymiarowe i licząc sumę składników brutto bez ich udziału. Kierowca jest zatrudniony na cały etat. Jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 4000 zł brutto.
Za powyższy okres kierowcy zostało naliczone 8 godzin 24 minut pracy w godzinach ponadnormatywnych, co dało kwotę 210 zł brutto z tytułu dodatkowych składników wynagrodzenia. Łącznie jego wynagrodzenie miesięczne wyniosło 7094,83 zł. Proszę zwrócić uwagę na ilość nadgodzin dobowych:
Nadgodziny 50 -> 6:56h podstawy i 6:56h dodatku (173,33 zł i 86,67 zł)
Nadgodziny 100 -> 3:50h podstawy i 3:50h dodatku (95,83 zł i 95,83 zł)
Przy poprawnym rozliczeniu wynagrodzenia kierowcy nie powinno być pracy w godzinach ponadnormatywnych. W związku, z czym prawidłowe jego wynagrodzenie wygląda w następujący sposób:
Wynagrodzenie miesięczne kierowcy wyniosło 7204,83 zł, a więc o 110 zł więcej dla kierowcy.
Praca ponadnormatywna została prawidłowo potraktowana jako praca w godzinach nadliczbowych:
Nadgodziny 50 -> 14:56h podstawy i 14:56 dodatku (373,33 zł i 186,67 zł)
Nadgodziny 100 -> 4:14h podstawy i 4:14h dodatku (105,83 i 105,83 zł)
Jeżeli masz wątpliwości dotyczące poprawności wyliczania wynagrodzenia swoich kierowców, to koniecznie skontaktuj się z naszym działem sprzedaży (telefon: +48 32 70 70 400) i zakup odpowiednie szkolenie, abyśmy wspólnie mogli dokładnie przeanalizować wynagrodzenia Twoich kierowców m.in. poprawność opcji w programie, dokumentację firmową oraz to jak ich rozliczasz.
